آیا لازم است این همه جلسه برگزار کنید؟
دانشکده مدیریت دانشگاه تهران؛
این مقاله از نشریه Harvard Business Review ترجمه شده است.
“حتما باید یک جلسه برگزار کنیم!” به یک پاسخ برای تمام مشکلات حل نشده در کسب و کار تبدیل شده است! نمی دانید برای پروژه تان چه کنید؟ “حتما باید یک جلسه برگزار کنیم!” چند ایده دارید که می خواهید به اشتراک بگذارید؟ “حتما باید یک جلسه برگزار کنیم!” در اجرای برخی امور مشکل دارید؟ “حتما باید یک جلسه برگزار کنیم!”
گرچه برگزاری جلسات کاری در برخی موارد می تواند مفید باشد اما در اغلب مواقع نباید بلافاصله تصمیم به برگزاری جلسه گرفت. در این مطلب یک فرآیند برای برگزار کردن یا نکردن جلسات کاری ارائه می شود:
همه ما می دانیم که در اغلب جلسات کاری که شرکت کرده ایم دستاورد خاصی به دست نیامده است و تنها وقت حاضرین تلف شده است و دست آخر همگی با خستگی این ملاقات طولانی را ترک کرده اند و در آن دستاورد خاصی نداشته اند.
اگر میخواهید برای یک موضوع یک جلسه (تعداد افراد حاضر می تواند از دو تا ده نفر باشد) برگزار کنید دست نگه دارید! به درخت تصمیم زیر نگاه کنید و دوباره تصمیم بگیرید:
درخت تصمیم گیری جلسه ها
آیا در مورد این مسئله کاملا فکر کرده ام؟
وقتی هنوز درمورد کاری که انجام می دهید به طور دقیق و صحیح فکر نکرده اید خیلی وسوسه کننده است که یک جلسه برگزار کنید تا فکر کنید در حال پیشرفت هستید. اما تا زمانی که به هدف ساختاردهی به پروژه جلسه برگزار نکنید برگزاری جلسه باعث هدررفتن وقت شما و همکاران می شود. در عوض جلسه برگزار کردن زمانی را برای تفکر استراتژیک و بلندمدت اختصاص دهید. در این زمان می توانید وضعیت فعلی خود و کسب و کارتان را بررسی کنید، دستاوردهای احتمالی را بررسی کنید، یک برنامه بلندمدت برای اجرا و پیشرفت در نظر بگیرید. وقتی تفکر خودتان را انجام دادید و توانستید آن را مدون کنید و روی کاغذ پیاده کنید حتما نتیجه بهتری در جلسه خواهید گرفت. در غیر این صورت جلسه شما را از سردرگمی در نخواهد آورد و تنها به مشکلات شما اضافه خواهد کرد.
آیا به دیدگاه بیرونی برای پیشرفت نیاز دارم؟
شاید شما در موقعیتی باشید که بدانید باید چکار کنید و فقط نیاز دارید که دست به کار شوید. اگر در این موقعیت هستید و دقیقا می دانید باید چه کنید پس به جای برگزاری جلسه فقط لیست کارهای آتی خود را به روز کنید و اقدام کنید. البته بعد از انجام عملی که برای آن برنامه ریخته اید باید از دیدگاه های دیگران استفاده کنید و بازخورد آنها در مورد آنچه اتفاق افتاده را داشته باشید؛ اما تا آن زمان اقدام کنید و همین برنامه های فعلی خود را عملی کنید.
آیا پیشرفت نیاز به یک مکالمه و ارتباط همزمان دارد؟
اگر به پاسخ برخی سوالات نیاز دارید اما این سوالات لزومی ندارد که به صورت دوطرفه و تعاملی جواب داده شود پس استفاده از ایمیل می تواند مفید باشد. این مورد در زمانی که می خواهید برای کاری که انجام داده اید بازخورد بگیرید کاملا صدق میکند. می توانید برای گرفتن نظرات دیگران در مورد یک اتفاق یا یک ایده و یک طرح (احتمالا برای همین کار قصد برگزاری جلسه را داشته اید) از ایمیل استفاده کنید. در این حالت شخص مورد نظر سنگینی حضور شما و دیگران را روی خود حس نمی کند و می تواند با فراغ خاطر بررسی کند و نظر دهد. اما اگر فکر می کنید مورد شما نیاز به ارتباط زنده دارد پس بهتر است راه های دیگر را امتحان کنید.
آیا این مکالمه باید چهره به چهره باشد؟
اگر می خواهید به صورت همزمان با کسی ارتباط برقرار کنید پس بهتر است ابتدا از ابزارهای ارتباط آنلاین استفاده کنید. با این کار می توانید در زمان خود و طرف مقابل صرفه جویی کنید. استفاده از چت آنلاین می تواند شما را به پاسخ سریع برساند؛ اگر یک مکالمه دقیق تر می خواهید می توانید از تماس تلفنی استفاده کنید. استفاده از ویدئوکنفرانس و ویدئوچت نیز می تواند بسیار مفید واقع شود. با استفاده از این روش ها شما می توانید علاوه بر صرفه جویی در وقت و هزینه، با کسانی که در برنامه ریزی زمانی با شما همسان نیستند همفکری کنید و برنامه خود را با آنها پیش ببرید.
اگر در نهایت مصمم شدید که این دیدار به صورت چهره به چهره و مستقیم باشد باید ابتدا جلسه خود را برنامه ریزی کنید، قصد خود را از برگزاری جلسه کاملا مشخص کنید، اهداف و خروجی هایی که انتظار دارید را یادداشت کنید؛ هر چیزی که باید حاضرین در جلسه قبل از حضور در جلسه آن را بدانند یا به آن نسلط داشته باشند را به اطلاع همه برسانید. در صورتی که از این سیستم تصمیم گیری استفاده کنید می توانید تا حد زیادی برگزاری جلسات خود را کاهش دهید و در وقت خود صرفه جویی قابل توجهی انجام دهید.
ترجمه و تلخیص از HBR.com
