HRIS (سیستم اطلاعاتی منابع انسانی)
HRIS (سیستم اطلاعاتی منابع انسانی)
ارسال شده توسط: مارگارت رووس
WhatIs.com
مشارکت کننده (ها): لوک مارسون
یک سیستم اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS) نرم افزاری است که یک مخزن متمرکز از داده های اصلی کارمندان را که گروه مدیریت منابع انسانی (HRM) برای تکمیل فرآیندهای منابع انسانی اصلی (HR HR) نیاز دارد ، فراهم می کند.
HRIS داده های کارمندان مانند نام ، آدرس ، شناسه ملی یا شماره های تأمین اجتماعی ، اطلاعات ویزا یا مجوز کار و اطلاعات مربوط به افراد وابسته را ذخیره ، پردازش و مدیریت می کند.
این کار همچنین به طور معمول عملکردهای HR مانند استخدام ، پیگیری متقاضیان ، مدیریت زمان و حضور و غیاب ، ارزیابی عملکرد و مدیریت مزایا را ارائه می دهد. همچنین ممکن است عملکردهای سرویس دهی به نفس کارمندان و حتی عملکردهای حسابداری را نیز شامل شود.
از بعضی جهات ، HRIS را می توان یک پایگاه داده هوشمند از اطلاعات کارمندان در نظر گرفت.
تعامل داده ها ، فرایندی که می توان انجام داد و قابلیت گزارش دهی باعث می شود داده های ذخیره شده در سیستم قابل دسترسی و کاربردی تر باشند.
مزایای HRIS
HRIS به بخش HR کمک می کند تا وقت کمتری در کارهای روحانی بگذارد ، به صحت اطلاعات کارمندان کمک می کند و می تواند کارمندان را قادر سازد تا در مدیریت اطلاعات خود نقش بیشتری داشته باشند.
داشتن یک مخزن متمرکز برای داده های کارمندان ، نیاز به ذخیره پرونده های کاغذی را که می توان به راحتی آسیب دید ، از بین می برد و همچنین نیاز به جستجو از طریق پرونده های بزرگ کارمند مبتنی بر کاغذ برای یافتن اطلاعات را برطرف می کند.
بسته به نوع نرم افزار HRIS ، باید گزارش های مختلفی ایجاد کند ، قابلیت گزارش گیری موقت را فراهم کند و تجزیه و تحلیل منابع انسانی را در مورد معیارهای مهم مانند headcount و گردش مالی ارائه دهد.
نرم افزار مدرن HRIS همچنین قابلیت های تجسم را برای داده های کارمندان مانند نمودارهای سازمانی ارائه شده به صورت خودکار یا شبکه های نه جعبه ارائه می دهد.
هنگامی که یک HRIS دارای سلف سرویس کارمند یا مدیر است ، فرایند ساخت داده های کارشناسی ارشد کارمندان یا تغییرات سازمانی کارآمدتر می شود و از زمان کمتری نسبت به درخواست های مبتنی بر کاغذ استفاده می کند.
گردش کار تصویب باعث می شود تغییرات مورد تأیید یا رد قرار گیرد و افراد لازم به طور خودکار مطلع شوند. HRIS همچنین ممکن است قابلیت های موبایل را ارائه دهد که خدمات خود را گسترش می دهد و انعطاف پذیری بیشتری را برای کارگران از راه دور فراهم می کند.
امنیت و حریم خصوصی HRIS
HRIS همچنین به ایمن سازی اطلاعات کارمندان و حفظ اطلاعات خصوصی کمک می کند. در هنگام استفاده از فرم های کاغذی یا صفحه گسترده ، توسط افرادی که ممکن است اجازه دسترسی به آن را نداشته باشند ، به راحتی می توانید به اطلاعات دسترسی پیدا کنید. HRIS می تواند اطلاعاتی را به گونهای تضمین کند که فقط توسط افرادی که باید به آن دسترسی داشته باشند ، دسترسی پیدا کند.
امنیت داده ها و حفظ حریم خصوصی عوامل مهمی در هنگام دستیابی به اطلاعات شخصی حساس ، به ویژه در کشورهایی مانند آلمان یا فرانسه است که شوراهای کار نقش مهمی در محافظت از داده های کارمندان دارند. به استثنای قفل و کلید ، محافظت از سوابق کاغذ می تواند بسیار دشوار باشد.
انواع نرم افزار HRIS
انواع سیستم های HRIS در انواع مختلفی از مشتری ها در دسترس است و با هدف انواع مختلف مشتریان ، از مشاغل کوچک و متوسط (SMB) شروع می شود تا از شرکت های بزرگ. معمولاً تفاوت در دامنه و عمق ویژگی ها برای هر منطقه پردازش است.
در حالی که اکثر سیستم های HRIS بخش بزرگی از فرایندهای گفته شده در بالا را پوشش می دهند ، بسیاری از سیستم های HRIS با هدف شرکت های کوچک و متوسط (SME) از عملکرد کمتری در هر ویژگی نسبت به سیستم های هدف در شرکت های بزرگ برخوردار هستند.
به این ترتیب ، بازار HRIS شبیه به بازار خودرو است. تمام اتومبیل ها از A تا B راننده می گیرند ، اما تفاوت های عمده ای در کیفیت و امکانات ارائه شده وجود دارد.
توابع HRIS
به عنوان یک ابزار HR ، یک HRIS معمولاً دارای ماژول هایی برای انجام وظایف زیر است:
- مدیریت داده های کارشناسی ارشد (MDM)
- مدیریت سازمانی مانند مناصب و ادارات
- خدمات خود کارمند و مدیر
- عدم حضور و مدیریت مرخصی
- مدیریت مزایا
- گردش کار
- ارزیابی عملکرد
- استخدام و پیگیری متقاضیان
- مدیریت جبران خسارت
- ردیابی آموزش (برخلاف یک سیستم مدیریت یادگیری [LMS]) و توسعه سازمانی
- گزارشگری و تحلیلی اساسی
HRIS مجموعه ای جامع از عملکردهای مدیریت منابع انسانی را برای تأمین نیازهای منابع انسانی فراهم می کند. بدون این ، اسناد یا صفحه گسترده ای نا امن یا کاغذی برای ذخیره داده ها لازم است.
ورود داده دستی می تواند باعث بروز خطا شود و بررسی متقابل اسناد و صفحه گسترده می تواند بسیار وقت گیر و گاه گیج کننده باشد ، به خصوص با عدم استاندارد سازی در نحوه ضبط و ذخیره داده ها.
عملکردهای HRIS
حتی هنگامی که یک سیستم خاص برای پوشاندن یک فرآیند – مانند مدیریت مزایا – خریداری شده است ، ممکن است به معنای وارد کردن دستیابی به تغییرات داده های کارمندان باشد تا سیستم به روز شود. در صورت استفاده از چندین سیستم ، ممکن است ورود مجدد داده ها برای هر سیستم مورد نیاز باشد ، یا ممکن است کاربران نیاز به صادرات داده ها از یک سیستم ، تغییر آن و سپس وارد کردن آن به سیستم دیگری داشته باشند.
در برخی موارد ، حقوق و دستمزد می تواند بخشی از HRIS باشد. با این حال ، بسیاری از فروشندگان یا به عنوان بخشی از پیشنهادهای HRIS ، حقوق و دستمزد خود را ندارند ، یا – مانند Oracle، Workday و SAP SuccessFactors – آنها حقوق و دستمزد را به عنوان یک سیستم جداگانه که با HRIS خود ادغام می شوند ، می فروشند.
اهمیت HRIS
HRIS می تواند نقش مهمی در ایجاد انطباق داشته باشد – به عنوان مثال ، ذخیره داده های نظارتی برای یک کشور ، مانند اطلاعات برابر فرصت فرصت شغلی در ایالات متحده یا امتناع از زمان کار در انگلستان – و می تواند وسیله ای برای به دست آوردن بینش در نیروی کار باشد. . هر دو مهم هستند و در بعضی از صنایع بهم پیوسته اند.
علاوه بر این ، یکپارچه سازی پایین دست سیستمهایی که به داده های کارمندان نیاز دارند ، از جمله حقوق و دستمزد یا LMS و صرفه جویی در وقت زیاد از داشتن برنامه های یکپارچه ، به معنای یک HRIS می تواند نقش اساسی داشته باشد ، زیرا ورود داده ها در چندین سیستم – واقعیتی برای سازمان های بدون داشتن HRIS – می تواند منجر به خطاهای پر هزینه یا کاهش تعامل کارمندان شود.
به عنوان نمونه ، فرض کنید شرکتی که به طور دستی داده های HR را وارد می کند به اشتباه بر کارمندان اضافه می کند یا زمان تعطیلات بیش از حد می دهد. در صورت برعکس شدن خطا ، این شرکت درگیر شدن کارمندان خواهد بود ، وضعیتی که می توان با HRIS از آن جلوگیری کرد.
تفاوت بین HRIS و HRMS
تعاریف دقیق برای HRIS و سیستم مدیریت منابع انسانی (HRMS) متفاوت است ، اما بسیاری از کارشناسان تصور می کنند که HRMS با اضافه کردن گزینه های مدیریت استعداد و مدیریت سرمایه انسانی (HCM) به سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی ، عملکرد بیشتری را ارائه می دهد.
کارکردهای مدیریت استعداد اغلب شامل موارد زیر است:
- فرآیندهای سوار شدن کارمندان
- برنامه ریزی جانشینی
- برنامه ریزی توسعه شغلی
- مدیریت یادگیری
توابع HCM اغلب شامل موارد زیر است:
ردیابی نیروی کار ، به طور معمول به عنوان سیستمی که کلیه کارهای لازم را ردیابی می کند و کارهایی را که به کارگران توزیع می شود ، توزیع می کند ، اغلب در نقش های ساعتی ، مانند کارخانه های تولیدی.
ورود به زمان و ارزیابی؛ و
مدیریت نیروی کار.
تحلیلگران HRIS
تحلیلگران HRIS متخصصان بسیار ماهر و دارای مهارت در IT و HR هستند ، که مسئولیت مدیریت HRIS و ارائه اطلاعات مرتبط و سودمند در مورد بهره وری کارکنان ، حضور ، آموزش و کارمزد را دارند.
تحلیلگران HRIS همچنین اطمینان می دهند که بخش های فناوری اطلاعات از مقررات HR پیروی می کنند و همچنین منابع لازم را برای کارمندان فراهم می کنند و به روز رسانی های مناسب تجهیزات را ترتیب می دهند.
سازمانهای بزرگ ممکن است چندین تحلیلگر HRIS را برای تمرکز روی کارهای خاص HR ، از جمله مزایای کارمندان ، جبران خسارت یا آموزش استخدام کنند.
به طور کلی ، تحلیلگران HRIS از سازماندهی کارآمد و ارائه اطلاعات در مورد کلیه ویژگی های عملکردهای HR در یک شرکت اطمینان می دهند.
برخی از مزایای خاص تحلیلگران HRIS عبارتند از:
- خدمات مشتری چه برای کاربران کارمند HRIS و چه برای کاربران مدیریت.
- مشاوره مبتنی بر تجزیه و تحلیل فرآیندهای HRIS و نتایج حاصل از شخصی که در برنامه و عملکرد آن تخصص دارد.
- ورود داده ها برای مقادیر زیادی از اطلاعات مربوط به کارمندان که جمع آوری شده است.
- اطمینان از اینکه اطلاعات و داده های کارمندان محرمانه و ایمن نگه داشته می شوند.
- افزایش دقت به دلیل ویرایش تحلیلگر و تأیید اطلاعات قبل از گزارش.
در حال حاضر ، تحلیلگران HRIS ملزم به داشتن هر نوع مجوز نیستند. اما برای اینکه در بازار کار رقابتی شود و پتانسیل حقوق و دستمزد را افزایش دهد ، پیشنهاد می شود که متقاضیان با اخذ گواهینامه هایی از قبیل متخصص در منابع انسانی (PHR) یا ارشد حرفه ای اثبات برتری خود را در این زمینه و تعهد به HR ارائه دهند.
گواهینامه های HR (SPHR) – اعم از مؤسسه صدور مجوز منابع انسانی (HRCI) – و گواهینامه های متخصصان اطلاعات منابع انسانی (اتحادیه بین المللی) برای مدیریت انجمن بین المللی مدیریت اطلاعات منابع انسانی (IHRIM) تشکیل می دهند.
در حال حاضر ، متوسط حقوق برای یک تحلیلگر HRIS در حدود ۶۴K دلار در سال است ، که تحلیلگران ارشد HRIS حدود ۸۰K دلار در سال می گیرند.
https://searchhrsoftware.techtarget.com/definition/HRIS
