مدیریت پروژه HR

مدیریت پروژه HR: راهنمای نهایی

مهارت های مدیریت پروژه HR ابزار قدرتمندی است – آیا آنها را دارید؟

وقتی لیستی از مهارتهای مهم مدیریت منابع انسانی را مشاهده می کنید ، یک مورد که اغلب وجود ندارد ، مجموعه خوبی از مهارت های مدیریت پروژه است. اگرچه امتحان کردن و جدا کردن حرفه منابع انسانی به راحتی از نقش مدیر پروژه آسان است ، اما من آن را به عنوان بخشی اساسی از کاری که باید انجام دهیم ، می بینم. امروز ما به مرور برخی از جنبه های اصلی مدیریت پروژه HR ، آن می پردازیم ، جایی که در حرفه شما قرار می گیرد ، و نحوه استفاده از آن.

مدیریت پروژه HR چیست؟

نمودار مدیریت پروژه ساعت

آنچه به نظر می رسد بسیار زیاد است – استفاده از مهارت های مدیریت پروژه برای پروژه ها و اهداف HR. به برخی از مهارتهای کلیدی یک مدیر پروژه فکر کنید که ما از دیدگاه کارفرما برای آنها ارزش قائل هستیم:

• مدیریت بودجه
• مدیریت یک جدول زمانی
• مدیریت مردم / منابع
• اطمینان از ذینفعان در حلقه ارتباطات است
• تدوین برنامه های مدیریت تغییر

انجام برخی از افراد برای آن دشوار است و یک مدیر خوب پروژه می تواند همه این موارد و موارد دیگر را برطرف کند. بنابراین به راحتی می توان فهمید که چگونه می توانیم از این نوع مهارت ها در نقش منابع انسانی استفاده کنیم. پروژه های مختلفی که ما باید انجام دهیم (نمونه هایی از موارد زیر در زیر ذکر شده است) برای هدایت آنها و اطمینان از موفقیت آنها به اصول خوب مدیریت پروژه احتیاج دارند.

مثالهای مدیریت پروژه HR

آسان ترین راه برای درک مفهوم من از مثالهایی از دیدن آن در عمل است ، بنابراین فکر می کردم می توانیم چند مورد را طی کنیم تا جنبه های این شایستگی را کشف کنیم.

اینها فقط یک نگاه سطحی هستند و نه به عمق ، برنامه های مفصل پروژه ، اما هنوز هم نگاه خوبی به نحوه کار این رشته ها وجود دارد.

مزایای تغییر

سناریو: هزینه های مزایا با ارائه دهندگان فعلی غیرقابل اعتماد است. مدیریت درخواست کرده است از ارائه دهندگان دیگر برای کاهش هزینه ها استفاده کند ، حتی اگر این به معنای کاهش سطح کیفیت باشد.

نقش مدیریت پروژه HR:

برای تعیین اهداف خاص با مدیریت کار کنید (چقدر کاهش هزینه؟ چقدر کیفیت خراب قابل قبول است؟ زمان بندی چیست؟ و غیره)
مجموعه ای از الزامات از این اهداف را ایجاد کنید. این مجموعه الزامات پایه و اساس RFP شما (درخواست پیشنهاد) است که هنگام صحبت با فروشندگان از آنها استفاده می کنید.
با RFP با فروشندگان تماس بگیرید ، قیمت پیشنهادی را جمع آوری کرده و بر اساس فاکتورهای کلیدی انتخاب کنید (قیمت در این مثال مهم است).
انتقال کامل به ارائه دهنده جدید ، قطع رابطه با فروشنده قبلی و ادامه فعالیت های بعد از اجرای.
مدیریت پروژه HR فرآیند RFP

پیاده سازی HRIS

سناریو: شرکت شما در حال رشد بوده است و برای HRIS جدید آماده است تا به حفظ سوابق کارمندان و تسهیل برخی از فرآیندهای HR که اتفاق می افتد کمک کند. شما مراحل انتخاب را طی کرده اید و اکنون در مراحل نهایی منتهی به اجرای سیستم هستید. شما می دانید که تصحیح این آخرین مرحله برای دستیابی به زمین بسیار مهم است. این برنامه عمدتاً برای اهداف HR (شما و یک عضو تیم دیگر) استفاده می شود ، اما یک بخش خدمات سلف سرویس نیز وجود دارد که انتظار دارید از آن برای کاهش زمان صرف شده در پاسخ به سؤالات پرسنل مدیریت استفاده کنید.

نقش مدیریت پروژه HR:

به محض تهیه نسخه کار ، با ارائه دهنده کار کنید تا یادگیری ins و outs سیستم را بیاموزید. اگر به جای ارائه دهنده کار ، آموزش سایر کارمندان را انجام می دهید ، حتماً مراحل استفاده از ابزار را مانند یکی از کارمندان دیگر طی کنید. به عنوان مثال ، به عنوان مدیر وارد شوید و از بخش سلف سرویس استفاده کنید تا توانایی ها را کاملاً درک کنید.
تهیه یک برنامه آموزشی برای آموزش کلیه کارمندان مربوطه در مورد عملکرد سیستم ، از جمله نیاز به امنیت و رعایت اطلاعات.
با ارائه دهنده در یک برنامه راه اندازی کار کنید. این می تواند شامل پشتیبانی اختصاصی از ارائه دهنده باشد ، به ویژه در روزهای اولیه که بسیاری از کاربران جدید به کمک نیاز دارند.
یک سیستم بازخورد بسازید تا کاربران بتوانند سوالات ، درخواست ها و غیره را به شما باز گردانند.
انتقال به سرویس های HR مشترک

سناریو:

شرکت شما طی چندین سال گذشته کلیات منابع انسانی را در واحدهای تجاری تعبیه کرده است. با گذشت زمان ، آن را پرهزینه تر ، حفظ استانداردها دشوارتر شده است ، و ناامیدی است که واحدهای تجاری از این بودجه برخوردار شوند. “رهبری تصمیم گرفته است تا به الگوی متمرکز تر ارائه خدمات HR بپردازد و از شما خواسته است که آن گزاره را ارزیابی کنید

نقش مدیریت پروژه HR:

تحقیق در مورد سطح کارمندان مورد نیاز برای برآورده کردن نیازهای فعلی را از طریق یک مدل مشترک شروع کنید و آن را با مبلغ HR موجود موجود مقایسه کنید تا مشخص شود که تعداد زیادی از آنها مجدداً تنظیم یا خاتمه می یابد. یک پیش نویس بودجه ایجاد کنید که عملکرد مدل جدید تحویل HR را پوشش دهد.
طرحی را تهیه کنید که چه نوع خدمات به وسیله یک مدل اشتراکی به بهترین وجه ارائه می شود و اجرای آن ممکن است دشوارتر باشد (برای مثال روابط کارمندان).
تعیین کنید چه مناطق زیر سطح دیگری تحت تأثیر این قرار خواهند گرفت. در حالی که این امر به تضمین استاندارد خدمات خاص کمک می کند ، می تواند مدیران را نیز ناراضی سازد زیرا دیگر منابع اختصاصی ندارند. برای اطمینان از پرداختن به آنها در برخی از مرحله اجرای مرحله ، باید این نوع موارد در برنامه ارتباطات مدیریت تغییر وارد شود.
با یافته ها و توصیه های خود برای تیم رهبری یک ارائه تهیه کنید.
همانطور که مشاهده می کنید پروژه های متنوعی وجود دارد که می توانند از این نوع مهارت ها استفاده کنند. این نمونه ها به عنوان رئیس تیم منابع انسانی برای انجام این کار برای شما نوشته شده است ، اما در بعضی از سازمان ها واقعاً متخصصان اختصاصی مدیریت پروژه برای مدیریت این نوع کارها وجود دارند. بیایید ببینیم که چگونه این کار می کند.

توضیحات شغلی مدیریت پروژه HR

بیایید نقش را به همان روشی که ما شروع به توسعه مشاغل خود در محیط کار می کنیم- با یک توصیف ، واجد شرایط کنیم. اکنون ، همانطور که گفتم ، ما معمولاً تعداد قابل توجهی از مشاغل اختصاصی مدیریت پروژه HR را نمی بینیم ، اما در عوض این بخشی از نقش HR بزرگتر است. هرچه این سازمان بزرگتر باشد ، احتمالاً موقعیت ویژه ای برای مدیریت پروژه های منابع انسانی وجود خواهد داشت. در اینجا توضیحات نمونه آورده شده است:

مدیر پروژه HR مسئولیت مدیریت پروژه های منابع انسانی را شامل می شود که شامل مدیریت بودجه پروژه ، منابع (داخلی و یا خارجی) ، زمان بندی ، خطرات و فروشندگان شخص ثالث باشد. مسئول جهت کلی ، هماهنگی ، اجرای ، اجرای ، کنترل و اتمام پروژه های خاص اطمینان از سازگاری با استراتژی ، تعهدات و اهداف شرکت است.

مسئولیت ها

مدیریت ارتباط با مشتری مبتنی بر پروژه
• برقراری و حفظ روابط با واحدهای تجاری و گروههای اصلی شریک برای درک نیازهای تجاری آنها ، اطمینان از تراز کردن اهداف و اطمینان از خرید مداوم در کلیه فعالیتهای پروژه.

برنامه ریزی استراتژیک و شروع پروژه

• اهداف تجاری را به پروژه هایی با دامنه ، زمان بندی ، تحویل ها ، منابع و معیارهای اصلی موفقیت مشخص مشخص کنید.
• تدوین و ارزیابی مداوم رویکرد مناسب مدیریت پروژه و مجموعه مهارتهای مدیریت پروژه / ترکیب منابع در میان شرکای داخلی و خارجی تا اطمینان حاصل شود که کلیه وظایف پروژه با موفقیت انجام شده است.
• ایجاد برنامه های پروژه ، از جمله جدول زمانی و نقاط عطف.
• درمورد منابع کافی از زیرمجموعه های HR ، IT ، ارتباطات شرکت ها ، واحدهای تجاری و سایر گروه ها در صورت لزوم مذاکره کنید.
• به طور مؤثر انتظارات پروژه را به اعضای تیم و ذینفعان تنظیم و ارتباط دهید.
• معیارهای موفقیت پروژه را تعیین کرده و در طول چرخه زندگی پروژه با تیم ارتباط برقرار کنید.
• مدیریت و هماهنگی فعالیت پروژه مرتبط با HR که ناشی از کسب واحد تجاری است.

اجرای پروژه

• برنامه های جاری ، بودجه ، منابع و فروشندگان پروژه را مدیریت کنید.
• جلسات را تسهیل کرده و مسائل مربوط به پروژه را به حل و فصل تبدیل کنید.
• گزارشها ، پیشنهادها ، اسناد و مدارک مورد نیاز و ارائهها را تهیه و تهیه کنید
• تغییرات مداوم در حوزه پروژه را کنترل و ارتباط برقرار کنید ، بحران های احتمالی را شناسایی کرده و برنامه های احتمالی را تهیه کنید.
• مربی ، مربی ، انگیزه و هدایت اعضای تیم پروژه. تیم پروژه تأثیرگذاری برای انجام اقدامات مثبت و پاسخگویی در مورد کارهای تعیین شده خود.
• درخواست های پیشنهادات (RFP) را با فروشندگان مربوط به پروژه های HR مدیریت کنید.

مدیریت تغییر

• کلیه ذینفعان ، مستقیم و غیرمستقیم را مشخص کنید و میزان مشارکت لازم برای موفقیت پروژه را تعیین کنید.
• با مدیر مدیریت تغییر و ارتباطات شرکت همکاری نزدیکی کنید تا اطمینان حاصل شود که فعالیتهای مناسب مدیریت تغییر در کلیه برنامه های پروژه تعریف شده و شامل می شوند.

گذار و ارزیابی بعد از اجرای
• از توسعه مداوم بهترین روشها و ابزارها برای مدیریت و اجرای پروژه HR پشتیبانی کنید.
• انجام پروژه های ارسال شده پس از پروژه و ایجاد توصیه هایی به منظور شناسایی عناصر موفق و ناموفق پروژه.
• انتقال جامع و یکپارچه پروژه انتقال پس از اجرای.

صلاحیت ها

مدارک تحصیلی / تعیین شده:
مدرک لیسانس با تخصص در مدیریت یا رشته مرتبط ترجیح داده می شود

دانش / تجربه سیستم:
حداقل ۵ سال دانش در مورد سیستم های HR ، فرآیندها ، روند و بهترین روش ها
تجربه مدیریت پروژه قبلی HR مورد نیاز ، از جمله توانایی اثبات شده برای مدیریت چندین پروژه همزمان با مجموعه ذینفعان مختلف
تجربه پیشرفته با ابزارها و روشهای مدیریت پروژه HR شامل مدیریت ریسک ، برنامه ریزی استراتژیک و مدیریت تغییر
مهارتهای بین فردی ، سازمانی ، تحلیلی ، ارائه و تفکر انتقادی شدید
توانایی ایجاد روابط متقابل مولد و تعامل با مدیریت ارشد و گروههای اصلی شریک را نشان می دهد (به عنوان مثال ، فناوری اطلاعات ، ارتباطات شرکت ها ، منابع انسانی ، واحدهای تجاری)
برنامه ریزی پروژه HR و مفاهیم استراتژی
مهارت های مدیریت پروژه HR

برنامه مدیریت پروژه HR
عدم برنامه ریزی برای برنامه ریزی برای پروژه های ناموفق با یک برنامه شروع می شود. همه ما این حرف قدیمی را شنیده ایم:

عدم برنامه ریزی مانند برنامه ریزی برای شکست است.

پس چگونه شروع کنیم؟ در اینجا ۵ مرحله اصلی در فرایند مدیریت آورده شده است:

• تصور پروژه
• برنامه ریزی پروژه
• اجرای / اجرای پروژه
• کنترل پروژه
• پروژه نزدیک است

در حالی که به نظر می رسد یک لیست کوتاه است ، مجموعه گسترده و عمیقی از الزامات ، مسئولیت ها و موارد دیگر را در بر می گیرد. هر یک از قسمت های شرح وظیفه نمونه فوق در یک قطعه از این فرایند پنج مرحله قرار دارد.

تدوین یک برنامه مدیریت پروژه به این معنی است که شما وقت خود را برای اندیشیدن از طریق مراحل صرف کرده اید و اینکه برای انجام هر یک از چه منابع ، زمان ، مردم و غیره لازم است. علاوه بر این ، شما باید در مورد خطرات مربوط به پروژه و کارهایی که می توانید برای کاهش این خطر انجام دهید ، فکر کنید.

درمورد ریسک ، یک ایده جالب که دوست من آلیسون گرین در گذشته درباره آن بحث کرده است ، ارزش انجام “پیش از مرگ” در یک پروژه است. ما تقریباً همه در حال انجام بررسی های “پس از مرگ” پروژه ها (شما هستید ، درست است؟!؟) برای تعیین اینکه چه چیزی خوب پیش رفت ، چه چیزهایی ضعیف پیش آمد ، و غیره. با این حال ، نکته منفی این است که پروژه در حال حاضر به پایان رسیده است و هر درس آموخته ای نمی تواند به بهبود نتایج کمک کند.

وارد پیش مری شوید.

این اساساً جلسه‌ای است که در وسط پروژه برگزار می شود و در آن ذینفعان جمع می شوند تا در مورد انواع چیزهایی که می توانند مانع اجرای آن شوند یا تأثیر نتایج مورد نظر را کاهش دهند ، جمع شوند. به عبارت دیگر ، چه چیزی می تواند اشتباه پیش برود؟ این اطلاعات سپس به جای اینکه منتظر بمانند تا هر نوع تنظیم را انجام دهد ، برای بهبود پروژه در زمان واقعی استفاده می شود.

مسائل منابع انسانی در مدیریت پروژه

بیایید یک ثانیه به عقب برگردیم و به تصویر گسترده تری از سازمان و انواع چالش هایی که ممکن است خود را نشان دهد نگاه کنیم. نکته خاصی که در گذشته مشاهده کرده ام ، مسئولیت یک مدیر پروژه برای نتایج بدون مجوز همراه بر کارمندان برای اجرای مهلت ها است.

به عنوان مثال ، یک مهندس به مدیر مهندسی گزارش می دهد ، اما مدیر پروژه وی به او نیاز دارد تا روی یک کار خاص تمرکز کند. بدون داشتن قدرت موقعیت “رئیس” ، این می تواند چالش هایی را برای اجرای پروژه به وجود آورد. این می تواند به دلیل مشکلات مربوط به عملکرد از طرف مهندس باشد ، یا این امر می تواند به دلیل اولویت های رقابتی از رهبر پروژه و سرپرست باشد.

این یک دلیل بزرگ است که چرا من چنین هوادار مهارت های نفوذ و رهبری هستم (اگر در حال حاضر اطلاعات بیشتری در این زمینه ندارید ، لیست خواندن رهبری را بررسی کنید). یکی از دوستان من یک مدیر پروژه فوق ستاره است. من به او بچه می دهم که زندگی وی توسط صفحات گسترده دیکته شده است.

با این حال ، توجه به جزئیات به او امکان می دهد پروژه های چند میلیون دلاری را به ظاهر با سهولت اجرا کند. علاوه بر این ، رفتارهای او باعث می شود که او فوراً دوست داشته شود ، که به موفقیت طولانی مدت پروژه های او کمک می کند زیرا می تواند به راحتی با کارمندان ، رهبری ، مشتریان و سایر ذینفعان همراه شود.

من این را توصیف می کنم ، زیرا می دانم که اگر شما در هر لیستی از مهارتهای اصلی مدیر پروژه “خوب” نباشید ، من از تجربه می دانم – این یکی است که سود سهام قابل توجهی را پرداخت می کند.

مشاغل مدیریت پروژه HR

در حالی که من قبلاً به دسترسی به این موقعیت ها پرداختم ، فکر می کنم پیامدهای شغلی این مجموعه مهارت خاص بسیار مهم است.

برای مبتدیان ، این چیزی است که افراد جوان HR باید آن را درک کنند ، به خصوص که آنها نردبان شغلی را پیشرفت می کنند (مهم نیست که عنوان شغلی HR آنها را داشته باشد).

توانایی در برداشتن پروژه های موفق یک تقویت کننده شغلی قابل توجه است و می تواند منجر به ایجاد فرصتهای جدید برای افزایش مسئولیت شود. من می دانم که ممکن است درک شود ، اما می خواستم مطمئن باشم و اهمیت این مهارت شغلی خاص را برجسته کنم.

بسته بندی کردن

امروز ما به یک بخش نسبتاً وسیع از جهان مدیریت پروژه HR نگاه کردیم. بدون تمدید این مطالب به طول یک کتاب ، می خواهم خاطرنشان کنم که ما حتی در مورد نرم افزار یا سیستم هایی صحبت نکردیم که بتوانند به این نوع برنامه ریزی کمک کنند. چرا؟ از آنجا که گذاشتن نرم افزار برای یک فرایند برنامه ریزی شکسته مشکل را حل نمی کند و در برخی موارد می تواند آن را حتی بدتر کند.

مهم است که اصول اصلی مدیریت پروژه و چگونگی ارتباط آن با HR را تعریف و درک کنید. پس از انجام این کار ، می توانید کاوش ابزارهایی را برای کمک به شما در دستیابی به اهداف خود آغاز کنید. من دوست دارم از بعضی از شما در مورد این سؤالات بشنوم:

• در گذشته چه نوع پروژه HR انجام داده اید؟
• برنامه های HR خاص دروس آموخته شده که ممکن است برای به اشتراک گذاشتن ارزشمند باشد؟
• نظر شما در مورد برنامه های خاص مدیریت پروژه HR چیست؟

,https://upstarthr.com/hr-project-management-ultimate-guide/