۵ مرحله برای ایجاد یک طرح تعامل با ذینفعان (با الگو)
۵ مرحله برای ایجاد یک طرح تعامل با ذینفعان (با الگو) ۱
نحوه استفاده از طرح مشارکت ذینفعان.. ۲
چه چیزی در برنامه مشارکت ذینفعان باید گنجانده شود. ۲
چهار گروه اصلی ذینفع عبارتند از: ۵
نکات دیگر برای دریافت بازخورد: ۷
مزایای طرح مشارکت ذینفعان چیست؟. ۸
خلاصه
طرح تعامل با ذینفعان (SEP) مشارکت و تأثیر ذینفعان پروژه شما را مستند می کند. همچنین نحوه برنامه ریزی شما برای برقراری ارتباط با سهامداران را مشخص می کند. در ادامه بخوانید تا بیاموزید که چگونه یک طرح تعامل با ذینفعان می تواند به شما در مدیریت روابط با ذینفعان کمک کند.
ذینفعان اغلب به دلایل مالی یا استراتژیک در پروژه ها مشارکت می کنند. بسته به انگیزه آنها، میزان علاقه و تأثیر آنها در پروژه شما متفاوت است. به همین دلیل مهم است که بدانید چگونه سبک ارتباطی خود را بر اساس نیازهای ذینفعان تنظیم کنید تا افرادی که بیشترین تأثیر را دارند اولویت بندی کنید.
یک الگوی طرح تعامل با ذینفعان به شما کمک می کند تا مشخص کنید ذینفعان شما چه کسانی هستند، سطح نفوذ و علاقه آنها و استراتژی ارتباطی خود را مشخص کنید. تیم شما می تواند از این الگو برای برآورده کردن نیازهای ذینفعان و جلوگیری از ایجاد اختلال در روند کار پروژه توسط موانع ارتباطی استفاده کند . در ادامه بخوانید تا بیاموزید که چگونه یک طرح تعامل با ذینفعان می تواند به شما در مدیریت روابط خود با مشتریان، سرمایه گذاران و مدیران کمک کند.
طرح تعامل با ذینفعان چیست؟
طرح تعامل با ذینفعان (SEP) نشان می دهد که ذینفعان پروژه شما چقدر درگیر و تأثیرگذار هستند. همچنین طرح ارتباطی شما با ذینفعان را مشخص می کند، از جمله اینکه چه زمانی با هر یک از ذینفعان ارتباط برقرار می کنید، از چه پلتفرمی استفاده خواهید کرد و چه مقدار اطلاعات ارائه می دهید.
ذینفعان می توانند افرادی از درون تیم شما یا طرف های خارجی باشند که تحت تاثیر کار شما قرار می گیرند.
- ذینفعان داخلیممکن است شامل مدیران پروژه ، تیم های عملیاتی، روسای بخش و اعضای هیئت مدیره باشند.
- ذینفعان خارجیممکن است شامل مشتریان، سرمایه گذاران، تامین کنندگان، شرکای شرکت یا سهامداران باشند .
از آنجایی که ارتباط با ذینفعان درست در ابتدای پروژه آغاز می شود، شما برنامه مشارکت خود را در مرحله برنامه ریزی پروژه ایجاد خواهید کرد . هنگامی که ایده ای برای یک پروژه دارید، مشخص کنید که سهامداران شما چه کسانی هستند و چقدر باید (یا می خواهند) درگیر باشند. همانطور که پروژه پیشرفت می کند، می توانید SEP خود را برای رفع نیازهای آنها تنظیم کنید.
نحوه استفاده از طرح تعامل با ذینفعان
یک طرح تعامل با ذینفعان نباید تیم شما را وادار کند که به برخی از سهامداران گوش دهد و در عین حال دیگران را نادیده بگیرد. کاری که باید انجام دهد این است که شما را در فرآیند برنامه ریزی پروژه راهنمایی کند و به شما کمک کند با کسانی که بیشتر آن را می خواهند ارتباط برقرار کنید.
برای برخی از سهامداران، خرید و آموزش کلیدی است. برای دیگران، آنها ترجیح می دهند به طور منفعلانه در زمان خود به مطالب دسترسی داشته باشند. همانطور که SEP خود را ایجاد می کنید، سهامداران را به دسته ها تقسیم کنید تا بتوانید با آنها به روشی ارتباط برقرار کنید که بر اساس میزان نفوذ و علاقه آنها بیشترین سود را داشته باشد.
چه چیزی در طرح تعامل با ذینفعان باید گنجانده شود
برنامه های تعامل با ذینفعان بر اساس اولویت های تیم و ذینفعان متفاوت است.
- نام سهامدار: مشخص کنید که ذینفع شما چه کسی است.
- سطح علاقه: به ذینفعان بر اساس سطح علاقه یا مشارکت آنها در پروژه برچسب بدهید.
- سطح تأثیر: به ذینفعان بر اساس میزان تأثیرگذاری آنها بر پروژه، برچسبهایی از خیلی بالا تا خیلی پایین بدهید.
- فرکانس ارتباط: مشخص کنید که چند وقت یکبار با این ذینفع ارتباط برقرار می کنید.
- رویکرد کانال ارتباطی: مشخص کنید که از چهابزار ارتباطی برای برقراری ارتباط با این ذینفع استفاده خواهید کرد.
- نوع اطلاعات: نوع اطلاعاتی را که هنگام برقراری ارتباط به این ذینفع تحویل می دهید، شناسایی کنید.
هدف از ایجاد طرح تعامل با ذینفعان شناسایی اهداف یا انگیزه های ذینفع و همچنین روش های ارتباطی است که با آنها استفاده خواهید کرد.
۵ مرحله برای ایجاد SEP
برای ایجاد یک برنامه تعامل با ذینفعان که به شما کمک می کند با ذینفعان به گونه ای کار کنید که آنها بتوانند از آنها قدردانی کنند، ابتدا باید بدانید که نیازهای آنها چیست و چگونه بر پروژه شما تأثیر می گذارد. برای شروع از مراحل زیر استفاده کنید.
inline-project-management-stakeholder-engagement-plan-template-1-2x
۱٫ ذینفعان خود را شناسایی کنید
برخی از ذینفعان از همان ابتدا بیشتر درگیر پروژه شما خواهند بود. این سطح از تعامل اغلب از انگیزه های آنها ناشی می شود.
به عنوان مثال، یک مدیر داخلی که بر پروژه نظارت می کند ممکن است بیشتر درگیر باشد زیرا کار آنها به آن بستگی دارد. از طرف دیگر، یک شریک خارجی با سهام مالی کوچک ممکن است تعامل کمتری داشته باشد و ممکن است تمام جزئیات آنچه را که در حال وقوع است نخواهد.
پنج سطح مشارکت ذینفعان
- رهبری: یک ذینفع پیشرو از تأثیر پروژه آگاه است و فعالانه درگیر است.
- حمایت: یک ذینفع حامی از تاثیر پروژه آگاه است و از پروژه حمایت می کند.
- خنثی: یک ذینفع بی طرف از تاثیر پروژه آگاه است اما نه مقاومت می کند و نه از پروژه حمایت می کند.
- مقاوم: یک ذینفع مقاوم از تاثیر پروژه آگاه است اما در مقابل تغییر مقاومت می کند.
- ناآگاه: یک ذینفع ناآگاه از پروژه یا تأثیر آن اطلاعی ندارد.
هنگامی که سطح مشارکت ذینفعان خود را شناختید، سطح تأثیر آنها را بر پروژه شناسایی خواهید کرد. مؤسسه مدیریت پروژه ، نفوذ را اینگونه تعریف می کند که یک ذینفع چقدر قدرت بر یک پروژه دارد. هنگامی که یک ذینفع نفوذ بالایی دارد، می تواند تصمیمات کلیدی پروژه را کنترل کند و دیگران را وادار به اقدام کند.
مقیاس نفوذ ذینفعان
- بسیار زیاد: یک ذینفع با نفوذ بسیار زیاد کنترل قابل توجهی بر تصمیمات کلیدی پروژه دارد.
- بالا: یک ذینفع با نفوذ بالا می تواند دیگران را وادار به اقدام کند.
- رسانه: یک ذینفع با نفوذ متوسط اغلب بخشی از فرآیند تصمیم گیری است.
- کم: یک ذینفع با نفوذ کم می تواند نظرات خود را در مورد تصمیمات ارائه دهد و نگرانی های خود را بیان کند، اما شما ممکن است همیشه ایده های آنها را در نظر نگیرید.
- بسیار کم: یک ذینفع با نفوذ بسیار کم می تواند در صورت تمایل در پروژه شرکت کند، اما کنترلی بر هیچ تصمیمی نخواهد داشت.
۲٫ نقشه ذینفعان بر روی شبکه نفوذ/منافع
اکنون که نفوذ و سطح علاقه ذینفعان خود را می دانید، هر ذینفع را در شبکه نفوذ/علاقه ترسیم می کنید. این چیزی نیست که بخواهید با سهامداران خود به اشتراک بگذارید، اما می تواند به شما کمک کند تا تعیین کنید که سبک ارتباطی و آهنگ شما برای هر فرد چگونه باشد.
inline-project-management-stakeholder-engagement-plan-template-2-2x
چهار گروه اصلی ذینفع عبارتند از:
- علاقه بالا و نفوذ بالا. اینها سهامداران شما از دسته “پیشرو” یا “حمایت کننده” شما هستند. آنها بازیگران کلیدی شما و مهمترین آنها در لیست سهامداران شما هستند. اطمینان حاصل کنید که به طور منظم با این سهامداران چک می کنید و آنها را به طور کامل در مورد پروژه آموزش می دهید.
- علاقه زیاد و نفوذ کم. این سهامداران همچنین احتمالاً از دستههای «پیشرو» یا «حمایتکننده» شما میآیند. در حالی که آنها نفوذ چندانی ندارند، همچنان باید در تمام ارتباطات اصلی در جریان باشند و بسته به موقعیت به روشهای دیگر مشارکت کنند. هنگامی که از ابزار مدیریت پروژه استفاده می کنید ، می توانید ذینفعان با علاقه بالا را بدون تلاش بیشتر در جریان نگه دارید.
- نفوذ زیاد و علاقه کم. این ذینفعان میتوانند از دستههای «خنثی» یا «مقاوم» شما باشند، و آموزش برای حفظ آنها ضروری است. اگر از تغییر پروژه غافلگیر شوند، می توانند مقاوم تر شوند، بنابراین اطمینان حاصل کنید که در صورت نیاز به اطلاعات دسترسی دارند و آنها را از هر کاری که ممکن است بر جریان کاری پروژه آنها تأثیر بگذارد مطلع کنید.
- نفوذ کم و علاقه کم. اینها ذینفعانی از دسته «ناآگاه» شما هستند. نیازی نیست اغلب با این افراد تماس بگیرید، اما باید از ابزار مدیریت پروژه خود برای ارسال به روز رسانی های ماهانه استفاده کنید. به این ترتیب، می توانید جزئیات کلیدی پروژه را ارائه دهید و آنها می دانند که فرصت مشارکت بیشتر دارند.
۳٫ یک برنامه ارتباطی بسازید
نقشه برداری سهامداران به شما راهنمایی هایی را در مورد نحوه برقراری ارتباط با ذینفعان بر اساس سطح نفوذ و علاقه آنها ارائه می دهد. با استفاده از این نقاط شبکه، گام بعدی شما ایجاد یک برنامه ارتباطی سفارشی است .
یک طرح ارتباطی بسیار مهم است زیرا نحوه آموزش و به روز رسانی ذینفعان را به شما اطلاع می دهد. صرف نظر از اینکه در چه ربعی قرار می گیرند، مطمئن شوید که ذینفعان راهی برای دسترسی به اطلاعات پروژه مربوطه دارند. بهترین راه برای انجام این کار این است که تمام اطلاعات پروژه خود را مانند یک ابزار مدیریت پروژه در یک مکان نگه دارید . سهامدارانی که نیاز به بینش در زمان واقعی از وضعیت پروژه دارند یا میخواهند از جدول زمانی کلی پروژه دیدی چشمگیر داشته باشند، میتوانند از این ابزار برای مطلع نگه داشتن خود استفاده کنند.
برای ایجاد یک برنامه ارتباطی دو مرحله وجود دارد:
- کانال های ارتباطی مختلف خود را شناسایی کنید. تیم شما به طور مرتب از کدام کانال های ارتباطی استفاده می کند؟ هر کانال ارتباطی برای چیست؟
- مشخص کنید که هر ربع ذینفع به چه نوع ارتباطی نیاز دارد. ارتباطات یک اندازه نیست. نحوه برقراری ارتباط و آموزش ذینفعان را در طول چرخه حیات پروژه بیابید.
به عنوان مثال، سهامدارانی که علاقه و نفوذ زیادی در پروژه دارند ممکن است خواهان ارتباط هفتگی باشند. شما می توانید با به اشتراک گذاشتن به روز رسانی های وضعیت پروژه خود از طریق ابزار مدیریت کار خود ، این را فراهم کنید .
inline-project-planning-communication-plan-1-2x
هنگامی که برنامه ارتباطی خود را ایجاد کردید، آن را با تیم پروژه خود به اشتراک بگذارید. اگر برنامه ارتباطی خود را تغییر دادید، مطمئن شوید که آن را به روز کرده و آن تغییرات را اعلام کنید. به این ترتیب اعضای تیم همیشه به به روزترین اطلاعات دسترسی دارند.
۴٫ از بازخورد برای اصلاح طرح در صورت نیاز استفاده کنید
ذینفعان اغلب در طول یک پروژه رفتار خود را تغییر می دهند، بنابراین به یاد داشته باشید که نقاطی که در شبکه علاقه/تاثیر ترسیم کرده اید، به طور دقیق مشخص نشده اند.
نه تنها می توانید برنامه خود را بر اساس تغییرات رفتاری که مشاهده می کنید تجدید نظر کنید، بلکه می توانید برنامه خود را با ذینفعان به اشتراک بگذارید و از آنها بازخورد بخواهید. بهترین راه برای دریافت بازخورد از ذینفعان این است که در مورد آنچه که میخواهید شفاف باشید.
برای مثال، طرح ارتباطی خود را در اختیار ذینفعان قرار دهید و از آنها بپرسید: «آیا این طرح ارتباطی برای شما جواب می دهد؟ آیا مناطقی وجود دارد که بخواهید تغییر دهید؟»
نکات دیگر برای دریافت بازخورد:
- بازخورد کتبی بخواهید یا یک نظرسنجی رسمی با سوالات دقیق در مورد روند مشارکت خود ارائه دهید
- از تیم داخلی خود بپرسید که در مورد طرح چه فکر می کنند
- هر تغییری را که در برنامه مشارکت ایجاد می کنید با ذینفعان و اعضای تیم در میان بگذارید
- اگر برای ذینفعان راحت تر و راحت تر است، در تماس ویدیویی بازخورد بخواهید
مزایای طرح مشارکت ذینفعان چیست؟
یک طرح تعامل قوی با ذینفعان به تیم شما کمک می کند تا ذینفعان را مطلع و آموزش دهد. سایر مزایای SEPS عبارتند از:
- انتظارات را مدیریت می کند : اطمینان حاصل می کند که ذینفعان از مسیر پروژه و آنچه در هر مرحله از پروژه انتظار دارند می دانند.
- خطرات پروژه را کاهش می دهد : ذینفعان را از ایجاد تغییرات بزرگ که موفقیت پروژه را به خطر می اندازد باز می دارد.
- اعتماد ایجاد می کند: روابط قوی تری بین اعضای تیم و سهامداران ایجاد می کند.
- تصمیم گیری را بهبود می بخشد : پیش بینی نیازها و خواسته های ذینفعان برای تعیین مراحل بعدی را آسان تر می کند.
- هم افزایی را ترویج میکند : وقتی تیمها با هم ارتباط برقرار میکنند، میتوانند با هم همکاری کنند و به طور مؤثرتری خلق کنند.
https://asana.com/resources/stakeholder-engagement-plan-template
