۱) نیازسنجی آموزشی
- شناسایی نیازهای آموزشی از طریق مطالعه اهداف و وظایف سازمان، الزامات شغل و شایستگی‌های کارمند.
- اگر دانش و مهارت به اندازه نیاز در داخل سازمان وجود نداشته باشد، یکی از راه‌های ایجاد آنها آموزش است.
- وظایف و عناصر تشکیل دهنده شغل، استانداردهای عملکرد شغل، روشهای انجام وظایف و مسئولیتها، و چگونگی آموزش این روش‌ها به متصدی شغل برای شناسایی نیازهای آموزش ضروری است.
- مطالعه فرد، دانش، مهارت و توانایی، مشاهده مستقیم کار و عملکرد فرد، مطالعه نتایج مدیریت عملکرد، مقایسه عملکرد فرد با سایر همکاران، و مصاحبه با فرد درباره عملکرد و عوامل اثر گذار بر انجام کار می‌تواند اطلاعات لازم برای نیازسنجی را فراهم آورد.
- البته پس از مطالعه این موارد باید مشخص کرد که کدام یک از مسائل و مشکلات را می‌توان با آموزش برطرف کرد.
- این برنامه‌ها هنگامی باید طراحی و اجرا شوند که به حل مشکلات سازمانی کمک کنند.
- بنابراین، تصمیم گیری درباره آموزش کارکنان باید بر اساس مطالعه سازمان باشد.
پس، اولین گام در ارائه آموزش، تشخیص نوع و ماهیت مسائل موجود در سازمان است.
برای نیازسنجی آموزشی می‌توان از روشهای زیر استفاده کرد که ناشی از تحلیل سازمان، شغل و فرد است:
2. تعيين اهداف آموزشی
- بعد از تعیین نیازهای آموزشی، اهداف آموزشی(instructional objectives) مشخص می‌شوند.
- هدف، افزایش کارایی سازمان از طریق بهبود شایستگی‌های منابع انسانی است.
- اهداف باید کاملاً صریح و روشن باشد:
- باید معلوم باشد که بعد از دوره، کارمند توانایی انجام چه کارها و وظایفی را پیدا می‌کند، و در چه شرایطی می‌تواند آموخته‌های خود را عملی سازد.
- باید روشن شود آنچه را که فرد آموخته است در چه سطحی باید انجام دهد تا قابل قبول باشد.
٣. انتخاب روش آموزش
روشهای متعددی برای آموزش وجود دارد ولی اثربخشی روش آموزش به اهداف آن بستگی دارد.
سخنرانی
- متداول‌ترین روش آموزش
- در اکثر موارد سخنرانی به شکل زنده و با حضور شخص سخنران، در محل سخنرانی انجام می‌شود ولی استفاده از فیلم، صوت، تلویزیون مدار بسته، آموزش الکترونیک و مجازی نیز رایج است.
- مزیت اصلی این روش اقتصادی بودن آن است؛ زیرا می‌توان اطلاعات زیادی را در زمان کم به افراد زیادی منتقل کرد.
- عيب سخنرانی این است که برای تمام شرکت کنندگان ارائه می‌گردد و تفاوت‌های افراد از لحاظ توانایی با سرعت یادگیری در نظر گرفته نمی‌شود.
- برخی از سازمانها از مراکز توسعه داخلی برای آموزش استفاده می‌کنند که در و آن در کنار سخنرانی و سمینارهای آموزشی، فنونی همچون مراکز ارزیابی و یادگیری آنلاین به مدیران و کارکنان کمک می‌کند در راستای اهداف سازمان توسعه یابند) برای مثال شرکت جنرال الکتریک مؤسسه رهبری دایر کرده است که در راستای توسعه مدیران، اقدامات لازم را تدارک می‌بیند).
2. کارگاه آموزشی:
- در کارگاه آموزشی افراد در مباحث مشارکت می‌کنند.
- مدرس با مربی نقش راهنما و هدایت گر را دارد.
- در این روش اظهار نظرهای هر یک از اعضای گروه مورد بحث قرار می‌گیرد، فرد بازخور می‌گیرد و میزان یادگیری خود را ارزیابی می‌کند.
- تفاوت‌های میان افراد از نظر توان و سرعت یادگیری در نظر گرفته می‌شود و آموزش متناسب با شرایط هر یک از افراد خواهد بود.
- این روش زمانی کارایی دارد که تعداد شرکت کنندگان کم باشد.
- هنگامی که تعداد شرکت کنندگان زیاد است، افراد به تیمهای کوچک تقسیم می‌شوند و مربی نتیجه کار تیم را می‌بیند.
- در این حالت، ارزیابی عملکرد تک تک افراد امکان پذیر نیست و فقط می‌توان عملکرد کلی تیم را ارزیابی کرد. مدرس باید در شرکت کنندگان اعتماد به نفس ایجاد کند تا توانایی اظهار نظرات خود را داشته باشند و از مشارکت در بحث اجتناب نکنند.
3. بازی‌های تجاری و مطالعه موردی(business games and case studies)
- در این روش، شرحی از یک واقعه سازمانی با یک بازی تجاری به کار آموز داده می‌شود تا با تجزیه و تحلیل آن، مشکلات را شناسایی و راهکارهای مناسب برای حل آنها را پیشنهاد کند.
- کارآموز باید بنویسد که مسئله اصلی را چه چیز تشخیص داده، آن را چگونه تجزیه و تحلیل می‌کند و چه راهکارها و پیشنهادهایی برای حل آن دارد.
- با این روش آموزشی می‌توان مطالب بیشتری آموخت و حجم کمتری از موارد آموخته شده فراموش می‌شود چون فرد با مسئله واقعی در گیر می‌شود.
4. ایفای نقش(role-playing).
- در این روش به هر یک از اعضای گروه، نقش خاصی واگذار می‌شود که آن را ایفا کنند.
- با این روش به کارکنان آموخته می‌شود که چگونه با یکدیگر رابطه برقرار و مسائل ارتباطاتی فیمابین افراد را حل کنند.
- در روش ایفای نقش، مسائل در تعامل افراد با یکدیگر و در حین ایفای نقش به وجود می‌آید و او باید همان موقع تصمیم بگیرد و واکنش نشان دهد.
- بنابراین در روش ایفای نقش هر دو جنبه عقلایی و احساسی رفتار انسان دخالت دارند.
- بزرگ‌ترین خصوصیت این روش فرو رفتن در نقشی خاص و از آن منظر سخن گفتن و به مسائل نگریستن است، از این رو به کار آموز امکان می‌دهد که انگیزه رفتار خود و دیگران را بهتر بشناسد.
- روش ایفای نقش زمانی مؤثر است که فرد به نقش واگذار شده علاقه مند و نقش‌ها با واقعیات منطبق باشد.
5. بازی‌های مدیریتی و شبیه سازی(management games and simulations)
- در این روش مدلی بر اساس فعالیت‌های سازمان طراحی و از افراد خواسته می‌شود تا در نقش مدیران قرار بگیرند و در مورد مسائل مختلف تصمیم بگیرند(مثل تعیین حجم تولید).
- تصمیماتی که آنها درباره این مسائل اتخاذ می‌کنند به رایانه داده می‌شود تا تجزیه و تحلیل گردد و با تصمیمات مشابهی که کار آموزان در سازمانهای دیگر گرفته‌اند مقایسه و نتایج اعلام شود.
- در واقع، هر کار آموز در بازی، نقش مدیر سازمانی را بازی می‌کند که با سایر سازمانها در بازار رقابت می‌کند.
- بازی تا جایی ادامه می‌یابد که یکی از کارآموزان بر اساس شاخصهای ارزیابی تصمیماتی همچون تولید بیشتر با جذب سرمایه زیاد برنده شود.
- در طراحی این روش آموزشی باید محدوده تصمیمات مشخص شود.
- باید تعیین شود که آیا تصمیمات در سطح بخش است یا سازمان یا صنعت.
- آیا تیمی از افراد باید تصمیمات را بگیرد یا فرد به تنهایی تصمیمات را اتخاذ می‌کند.
- این موارد به جایگاه فرد بستگی دارد(وقتی هدف، تقویت توان و مهارت تصمیم گیری افراد در سطح مدیران ارشد است کل سازمان و صنعتی که سازمان در آن فعالیت می‌کند، موضوع بازی است).
6. روشهای آموزش ضمن خدمت(on-the-job training)
- آموزش ضمن خدمت متداول‌ترین روش آموزشی برای کارکنان غیر مدیریتی است.
- این روش برای آموزش دانش و مهارتهایی که می‌توان آنها را در زمانی نسبتاً کوتاه (حداکثر یک ماه) یاد گرفت مناسب است
- آموزش ضمن خدمت برای یاد دادن مشاغل ساده، مناسب است.
- برگزاری دوره‌های آموزشی ضمن خدمت برای کارکنان متخصص و حرفه‌ای به منظور عملی کردن تخصص خود و برای سازمان اثربخشی دارد.
- آموزش ضمن خدمت باعث می‌شود که کار آموز بر شغل خود مسلط و با ابزار و وسایل لازم برای انجام شغل آشنا شود و مهم‌تر اینکه آموزش در محیط واقعی کار انجام می‌گیرد.
- یادگیری به وسیله این روش به سهولت انجام می‌پذیرد، زیرا کارآموز خیلی سریع آموخته‌های خود را به کار می‌بندد و به درستی و نادرستی عملکرد خود پی می‌برد.
- در این روش باید در مرحله اول هدف از آموزش و معیارهای ارزیابی مشخص شود و نگرانی کار آموز از بین برود و وی احساس کند که آموزش یک فرصت رشد است.
- لازم است ماهیت و اهمیت کار و ارتباط آن با سایر مشاغل برای فرد روشن شود
- در مرحله بعد نحوه انجام کار به تدریج و آهستگی به فرد گفته می‌شود
- سپس باید از کارآموز خواست تا کار را به طور آهسته انجام دهد و اشتباهاتش برطرف شود. این مرحله چندین بار تکرار می‌گردد تا کار آموز، مهارت و سرعت لازم را کسب کند.
- بهتر است مربی کار آموز در دسترس باشد تا در صورت نیاز از او کمک بگیرد
- اگر پس از دوره آموزشی، فرد کار خود را خوب انجام دهد بهتر است پاداش دریافت کند تا کارش به سطح استانداردهای قابل قبول برسد.
متداول‌ترین روشهای آموزش ضمن خدمت عبارت‌اند از:
چرخش شغلی:
یکی از روشهای بسیار مؤثر برای ایجاد بینش در مدیران و کارکنان چرخش شغلی است.
در این روش، مدیران و کارکنانی که جزئی نگرند و تنها به حوزه تخصصی خودشان فکر می‌کنند تبدیل به افراد کل نگری می‌شوند که مسائل را در ابعاد سازمانی و وسیع‌تر از حوزه خود درک می‌کنند.
چرخش در مشاغل موجب افزایش دانش و تجربیات فرد شاده، خستگی حاصل از یکنواختی را کاهش می‌دهد.
چرخش شغلی موجب آماده سازی فرد برای مشاغل بالاتر می‌شود.
موقتی بودن شغل در روش چرخش شغلی ممکن است در کیفیت تصمیم گیریهای فرد اثر منفی داشته باشد و به دلیل موقتی بودن، دستورات جدی گرفته نشود.
این روش نباید به صورت گسترده در سازمان استفاده شود چرا که موجب شکل گیری اعضایی در سازمان می‌شود که درباره همه چیز کم و بیش اطلاعاتی دارند، ولی متخصص نیستند.
بسیاری از کارکنان حرفه‌ای علاقه مند به انجام وظایف و مسئولیتها در زمینه و رشته تخصصی خود هستند و گماردن این قبیل افراد به مشاغلی خارج از حوزه تخصصی موجب بی علاقگی آنها می‌شود.
روش سمعی و بصری
- در بسیاری از مشاغل تولیدی همچون فرایندهای شرکت‌های پتروشیمی و پالایشگاه‌ها یا سازمانهای ورزشی از این روش استفاده می‌شود.
- در این روش فرایند کار به صورت فیلم آموزشی در می‌آید و افراد متناسب با شغل خود از آن استفاده می‌کنند.
- همچون کنفرانس از راه دور یا ویدیو کنفرانس
آموزش تیمی
- در برخی از کارها مثل طرح‌های بزرگ، پروژه‌ها، جراحی و خدمات هواپیمایی، بهتر است آموزش نیز به صورت تیمی انجام شود.
- آموزش تیمی به دو صورت آموزش چرخشی و آموزش هماهنگی انجام می‌گیرد.
- در آموزش چرخشی(cross-training) اعضای تیم مهارت‌های همدیگر را تمرین می‌کنند تا بتوانند نقش هم تیمی خود را به صورت کامل اجرا کنند و خودشان را جای آنها بگذارند و درک صحیحی از نقشهای تیمی به دست آورند.
- در آموزش هماهنگی(coordination training) نیز به اعضای تیم آموخته می‌شود که چگونه اطلاعات را تسهیم کنند و تصمیماتی را اتخاذ کنند.
مربی گری و مشاوره(coaching and counseling)
- روشی است که در آن مربی مجرب، رفتار و عملکرد کارآموز را تحت نظر گرفته، با راهنمایی‌های خود، وی را در جهت مطلوب هدایت می‌کند.
- در این روش فرد با تمرین یاد می‌گیرد و امکانی فراهم می‌شود که کار آموزی هر کاری را که مربی می‌خواهد آنقدر تمرین نماید تا نتیجه مطلوب حاصل شود.
- به دلیل ارتباط نزدیک میان مربی و کارآموز سرعت یاد گیری بالا می‌رود.
- مربی گری نباید تنها شیوه آموزش در سازمان باشد، چون شیوه مدیریت قبلی با جنبه‌های مثبت و منفی آن ادامه یافته و نهادینه می‌شود.
استاد – شاگردی(apprenticeship training).
- روش استاد – شاگردی برای یاد دادن مهارت‌های دشوار و پیچیده بسیار مناسب است.
- در این روش از یک طرف، شاگرد در حالی که کار یاد می‌گیرد دستمزد نیز دریافت می‌کند و این امر در افزایش انگیزه او مؤثر است
- باید دقت کرد که نرخ پرداخت دستمزد به شاگردان، تفاوت‌های انفرادی آنها را در نظر بگیرد و پرداخت یکسان موجب انگیزه سوزی نشود.
- زمان دوره کارآموزی نباید طولانی تر از نیاز باشد
برنامه‌های کارآموزی(internship programs)
- در این روش دانشجویان سال آخر برای یاد گرفتن ظرافت‌های دنیای واقعی کار وارد سازمانها می‌شوند و تجربیه به دست می‌آورند
- سازمان نیز از انرژی، خلاقیت و انگیزه این افراد تازه کار بهره می‌برد.
- در این حالت نیز باید یک مربی با استاد برای کار آموز گمارده شود تا راهبری وی را به عهده گیرد.
- این روش برای افراد تازه کار و غیر مجرب مناسب است.
آموزش از طریق تلفن همراه
- در این روش مفاد آموزش از طریق تلفن همراه ارائه می‌شود و فرد می‌تواند در حین مسافرت یا دوچرخه سواری و یا پیاده روی به آنها گوش دهد
- وقتی که یادگیری نیازمند تعامل رو در روست نباید از این روش استفاده شود. همچنین وقتی که باید در آموزش از نمودارهای زیاد استفاده کرد، روش مناسبی نیست.
- در برخی موارد از پیام کوتاه نیز برای آموزش سریع استفاده می‌شود
4) اجرای برنامه آموزشی
- به منظور اجرای مؤثر برنامه آموزشی باید زمینه مناسب برای یادگیرنده فراهم گردد.
- یک مسئله بسیار مهم توجه به سبک یادگیری فرد است.
- آموزش زمانی مؤثر واقع می‌شود که به وظایف شغلی مرتبط شود.
- باید مفاهیم، اصطلاحات و مثالها از و دنیای واقعی شغل باشد و از مفاهیم انتزاعی پرهیز شود.
- باید محیط مناسب یاد گیری از لحاظ فیزیکی و احساسی فراهم گردد و فرد در شرایط نگرانی و و اضطراب قرار نداشته باشد.
- مفاد آموزشی از لحاظ دشواری درک مطلب هم باید با و سطح افراد متناسب باشد .
- از سازو کار باز خور به طور مناسب استفاده شود.
۵)ارزیابی برنامه آموزشی
معمولاً اثربخشی دوره‌های آموزشی بر اساس چهار معیار اصلی، ارزیابی و سنجیده می‌شود:
معمولاً اثربخشی دوره‌های آموزشی بر اساس چهار معیار اصلی، ارزیابی و سنجیده می‌شود:
۱. رضایت کارآموز از دوره
ساده‌ترین و متداول‌ترین روش ارزیابی برنامه آموزش، بررسی واکنش و بازخور مشارکت کنندگان است. از این طریق می‌توان نقاط ضعف برنامه آموزش را شناسایی و برطرف کرد.
۲. یادگیری حاصل از دوره
- .سنجش میزان یادگیری حائز اهمیت است.
- بررسی اینکه تا چه اندازه در دانش و مهارت‌های آنان تغيير رخ داده است با استفاده از روشهایی همچون گروه کنترل و گروه گواه
- اگر مهارت و دانش جدید گروه گواه از گروه کنترل بیشتر باشد آموزش موفقیت آمیز بوده است.
معمولاً اثربخشی دوره‌های آموزشی بر اساس چهار معیار اصلی، ارزیابی و سنجیده می‌شود:
۳. بررسی تغییر رفتار کار آموز:
- مهم است بدانیم چه اندازه تغییر رفتاری که در کارآموز بر اثر آموزشی بوده که به او داده شده است.
- طبیعتاً هر اندازه که تغییر رفتار، بیشتر در جهت مطلوب باشد دوره آموزشی موفق‌تر ارزیابی می‌گردد.
- انتقال مطالب آموزشی، مسئله بسیار مهمی است و بر این مطلب تأكيد دارد که تا چه اندازه مطالب آموخته شده در شغل فرد مؤثر واقع شده است.
۴. بررسی نتایج:
- تا چه اندازه آموزش کارکنان به نتایج مطلوبی چون کاهش ضایعات و شکایات، افزایش تولید و کیفیت بهتر کار منجر گردیده است.
- اصلی‌ترین دغدغه مدیران منابع انسانی در زمینه آموزش این است که باید نشان دهند آموزش در صحنه عمل موجب ارتقای کارایی و اثربخشی می‌شود و مفید است.
- امروزه برخی از سازمانها اثربخشی آموزش خود را بر اساس نرخ بازگشت سرمایه می‌سنجند تا مشخص شود که مبالغ صرف شده در آموزش چه سودی داشته (هزینه‌های آموزش ÷ منافع و نتایج آموزش = ROI)
- هزینه‌های آموزش شامل دو نوع هزینه است:
- هزینه‌های مستقیم همچون هزینه‌های شرکت کننده، هزینه‌های مکان و تجهیزات آموزشی، هزینه آموزش دهنده
- هزینه‌های غیر مستقیم همچون حقوقی که فرد حین روزهای آموزشی گرفته و کاهش بهره وری که سازمان بابت حضور فرد در برنامه آموزشی متحمل شده است
