الگو و راهنمای بررسی عملکرد
الگو و راهنمای بررسی عملکرد [دانلود رایگان]
تنها ۳۰ درصد از کارکنان معتقدند که بررسی عملکرد در سازمان آنها منصفانه و منصفانه است. علاوه بر این، ۷۰ درصد از سازمان ها در حال بررسی نحوه مدیریت عملکرد خود هستند. استفاده از الگوی بررسی عملکرد می تواند به شما کمک کند فرآیند بررسی عملکرد خود را ساده کنید، به کارکنان خود درک بهتری از پیشرفت و پیشرفت شغلی خود بدهید و به آنها کمک کنید تا ببینند نقش آنها چگونه به موفقیت سازمان کمک می کند.
در این مقاله، بررسی خواهیم کرد که
راهنمای بررسی عملکرد کارکنان چیست، چگونه عملکرد را اندازه گیری کنیم، و چگونه یک الگوی بررسی عملکرد ایجاد کنیم که بتوانید هنگام انجام ارزیابی ها در سازمان خود، آن را دنبال کرده و سفارشی کنید.
Performance-Review-Template دانلود نمونه
بررسی عملکرد چیست؟
بررسی عملکرد یک فرآیند رسمی و ساختار یافته است که در آن عملکرد گذشته یک کارمند ارزیابی می شود. همچنین شامل تعیین انتظارات و اهدافی برای آینده است که با جایی که کارمند می‌خواهد رشد کند و اهداف بلندمدت کسب‌وکار همسو باشد. این بخش کلیدی مدیریت عملکرد است و معمولاً سالیانه، دوسالانه یا فصلی اتفاق می‌افتد.
سرپرست یا مدیر مستقیم یک کارمند معمولاً بررسی عملکرد را انجام می دهد، زیرا آنها بیشتر با کار و عملکرد روزانه کارمند آشنا هستند. منابع انسانی نقش مهمی در نظارت و حمایت از کل فرآیند مدیریت عملکرد، از ارائه دستورالعمل‌ها و الگوها و آموزش مدیران در ارائه بازخورد سازنده تا تجزیه و تحلیل نتایج بررسی عملکرد، ایفا می‌کند.
هدف از بررسی عملکرد ارائه بازخورد سازنده، نشان دادن جایی که می‌توانند پیشرفت کنند، مسئولیت‌های خود را روشن کنند، به آنها انگیزه بدهند، آنها را مسئول نگه دارند و به آنها کمک کنند تا در حرفه خود پیشرفت کنند. در نهایت، این منجر به بهبود عملکرد کارکنان و سازمان می شود.
مطالعات متعدد نشان داده اند که بازخورد منظم که منصفانه و متنوع است منجر به افزایش قابل توجهی در عملکرد می شود. علاوه بر این، تحقیقات محل کار نشان داده است که بازخورد معنادار باعث افزایش مشارکت کارکنان می شود و به کاهش جابجایی کمک می کند.
انواع دیگر فرآیندهای مدیریت عملکرد
- ارزیابی عملکرد : ارزیابی رسمی و سیستماتیک از عملکرد و بهره وری شغلی یک کارمند، که اغلب بر وظایف و دستاوردهای فردی متمرکز است.
- ارزیابی کارکنان : اصطلاحی گسترده‌تر که شامل ارزیابی کلی عملکرد کاری، مهارت‌ها و پیشرفت حرفه‌ای یک کارمند است که اغلب بر رشد و پتانسیل بلندمدت تمرکز دارد.
در حالی که بسیاری از سازمان‌ها به سمت بازخورد مستمر حرکت می‌کنند، بررسی‌های رسمی عملکرد یک ابزار ضروری برای ارزیابی ساختاریافته باقی می‌ماند که یک نمای کلی از پیشرفت کارمند و زمینه‌های توسعه در یک دوره خاص ارائه می‌دهد. الگوی بررسی عملکرد ابزاری است که سازمان‌ها از آن برای ساده‌سازی فرآیند بررسی استفاده می‌کنند و اطمینان حاصل می‌کنند که هم مدیر و هم کارمند در مورد اهداف و مراحل بعدی شفاف هستند.
انواع مختلف الگوهای بررسی عملکرد کارکنان چیست؟
چرا به راهنمای مدیریت عملکرد احتیاج داریم
چهار نوع مختلف از الگوهای بررسی عملکرد وجود دارد که می توانید از آنها برای بررسی عملکرد خود استفاده کنید. بیایید هر یک را با جزئیات بیشتر در زیر بررسی کنیم.
مقیاس عملکرد شغلی
مقیاس عملکرد شغلی به مدیران این امکان را می دهد که عملکرد یک کارمند را بر اساس معیارهای از پیش تعریف شده به صورت کمی ارزیابی کنند. معیارهای زیر از مقیاس عملکرد شغلی Goodman & Svyantek در سال ۱۹۹۹ سرچشمه می گیرد و برای سرپرست در نظر گرفته شده است که به کارمند در هر یک از امتیازها امتیاز دهد.
کارمند:
- به اهداف شغلی دست می یابد
- معیارهای عملکرد را برآورده می کند
- تمام الزامات کار را برآورده می کند
- در تمام وظایف مرتبط با شغل تخصص خود را نشان می دهد
- می تواند مسئولیت بیشتری نسبت به آنچه که به طور معمول اختصاص داده می شود مدیریت کند
- برای یک نقش سطح بالاتر مناسب به نظر می رسد
- در تمام زمینه های شغلی توانمند است، وظایف را با مهارت انجام می دهد
- با انجام وظایف طبق انتظار، در کل کار به خوبی عمل می کند
- برنامه ریزی و سازماندهی برای دستیابی به اهداف کار و رعایت ضرب الاجل ها.
از این نمونه سوالات می توان برای اندازه گیری دقیق عملکرد شغلی کارکنان استفاده کرد. می توانید سؤالات را به بخش های مختلف یک نقش خاص تقسیم کنید و عملکرد کارمند را در هر یک ارزیابی کنید.
برای این روش، الگوی بررسی عملکرد باید شامل سوالاتی مشابه موارد فوق با مقیاس رتبه بندی، مانند مقیاس لیکرت ۴ درجه ای (کاملاً مخالف، مخالف، موافق، کاملاً موافق) باشد.
مقیاس رفتارهای شغلی
مقیاس رفتارهای شغلی به ارزیابی رفتارهای کارمند در محل کار مانند کار گروهی، ارتباط و حل مسئله کمک می کند. شما می توانید این رفتارها را که رفتارهای فرا نقشی نیز نامیده می شود، با استفاده از سوالات زیر اندازه گیری کنید.
کارمند:
- به سایر کارمندان در هنگام غیبت به حجم کاری خود کمک می کند
- هنگامی که حجم کاری آنها افزایش می یابد به دیگران کمک می کند
- داوطلب می شوند تا کارهایی را انجام دهند که به طور رسمی مورد نیاز شغل نیستند
- به مدیر در انجام وظایف خود کمک می کند
- پیشنهادات نوآورانه ای را برای بهبود کیفیت کلی بخش ارائه می دهد.
باز هم سرپرست از این موارد برای رتبه بندی کارمند استفاده می کند. برای این روش، توصیه می کنیم از یک مقیاس لیکرت ۴ درجه ای در قالب بررسی عملکرد خود استفاده کنید، با فضای اضافی برای نظرات اضافی.
یک الگوی راهنمای بررسی عملکرد خوب عملکرد شغلی را با سوالات رفتار شغلی ترکیب می کند تا تصویری کامل از عملکرد کارکنان به دست آورد:
نمونه راهنمای مدیریت عملکرد
سنجش عملکرد با استفاده از شایستگی ها
نوع بعدی الگوی راهنمای بررسی عملکرد بر اساس رتبه بندی عملکرد یک کارمند از طریق شایستگی ها است. هر شغلی به شایستگی های متعددی نیاز دارد تا وظایف خود را با موفقیت انجام دهد. اینها به اصطلاح شایستگی های خاص شغلی هستند.
علاوه بر شایستگی های شغلی، شایستگی های اصلی نیز وجود دارد. اینها شایستگی هایی هستند که همه افراد سازمان به آن نیاز دارند. آنها اغلب توسط هیئت مدیره تعیین می شوند و انتظار می رود همه افراد در سازمان حداقل مهارت اولیه در این شایستگی ها داشته باشند. نمونه هایی از شایستگی های اصلی عبارتند از تمرکز بر مشتری، زیرکی مالی و سازگاری.
در بررسی عملکرد کارکنان، سه یا چهار شایستگی مهم شغلی را انتخاب کنید. با شایستگی های اصلی شرکت ادامه دهید. بر اساس این شایستگی ها، می توانید به رفتار کارمند در دوره گذشته امتیاز دهید. معمولاً این کار با تعیین معیارهای رفتاری برای هر امتیاز در شایستگی انجام می شود. شما می توانید این کار را با توصیف رفتارهای خاص برای هر شایستگی انجام دهید. در اینجا یک مثال، با صلاحیت ارتباط است.
ارتباط
| کمتر از انتظارات | مطابق انتظارات | الگو |
| حتی با راهنمایی، نمی‌تواند ارتباطات مستقیم، از جمله فرم‌ها، اوراق اداری و سوابق را به‌موقع و دقیق آماده کند. محصولات به حداقل اصلاحات نیاز دارند.
حتی با راهنمایی، در تطبیق سبک و مواد برای برقراری ارتباط مستقیم با اطلاعات ناتوان است. |
با راهنمایی، ارتباطات مستقیم از جمله فرم ها، اسناد و مدارک را به موقع و دقیق آماده می کند. محصولات به حداقل اصلاحات نیاز دارند.
با راهنمایی، سبک و مواد را برای برقراری ارتباط مستقیم با اطلاعات تطبیق می دهد. |
به طور مستقل ارتباطاتی مانند فرم ها، اوراق اداری و سوابق را به موقع، واضح و دقیق آماده می کند. محصولات نیاز به اصلاحات کمی دارند.
به طور مستقل سبک و مواد را برای انتقال اطلاعات تطبیق می دهد. |
همه سازمان‌ها این تجمل را ندارند که با چارچوب‌های شایستگی به وضوح تعریف شده کار کنند. راه اندازی چنین چارچوبی هزینه و زمان قابل توجهی دارد. با این حال، شایستگی‌ها سرپرستان را قادر می‌سازند تا شاخص‌های واضح‌تر و مشخص‌تری از عملکرد را به کارکنان ارائه دهند. از آنجایی که شایستگی ها به تفصیل شرح داده شده اند، هماهنگی بیشتری بین ارزیاب ها وجود دارد. آنها می توانند رفتار قابل مشاهده را با یک مقیاس رتبه بندی رفتاری از پیش تعریف شده محک بزنند.
همچنین می‌توانید با یک الگوی بررسی عملکرد ساده‌تر کار کنید که در آن بازبین‌ها به کارمندان بر اساس شایستگی‌های از پیش تعریف‌شده در مقیاسی از کاملاً مخالفم تا کاملاً موافقم امتیاز می‌دهند. در اینجا چیزی است که می تواند شبیه باشد:
قالب مبتنی بر شایستگی
اندازه گیری عملکرد با استفاده از بازخورد ۳۶۰ درجه
بازخورد ۳۶۰ درجه یک سیستم بازخورد همتا است که در آن مدیر، گزارش‌های مستقیم، مشتریان و همتایان یک کارمند در مورد عملکرد خود اطلاعاتی ارائه می‌دهند. این یک رویکرد متعادل است زیرا کارمند از منظرهای متعدد ارزیابی می شود.
یک الگوی بررسی عملکرد از این نوع شبیه به موارد بالا است، اما دارای چندین رتبه‌بندی و بنابراین بازخورد بیشتر است. با این حال، اشکالاتی در این رویکرد وجود دارد.
به بیان ساده، بازخورد ۳۶۰ درجه همیشه تأثیر مثبتی ندارد، به خصوص اگر ضعیف اجرا شود. یکی دیگر از اشکالات، زمان قابل توجهی است که برای ارزیابی همه صرف می شود. اگر یک نفر چهار ارزیاب داشته باشد، ارزیابی یک نفر چهار برابر زمان می برد. اگر همه افراد در سازمان با استفاده از یک سیستم بازخورد ۳۶۰ درجه ارزیابی شوند، کارمندان (و مشتریان) باید روزها را صرف ارزیابی یکدیگر کنند. این بسیار پرهزینه است و همچنین خطر طرفداری را به دنبال دارد.
بنابراین، بازخورد ۳۶۰ درجه بیشتر به عنوان ابزاری برای نقش های ارشدتر، به عنوان مثال، مدیران استفاده می شود.
نحوه ایجاد یک الگوی راهنمای بررسی عملکرد
در اینجا نکات برتر ما برای ایجاد یک الگوی بررسی عملکرد موثر برای بررسی عملکرد در شرکت شما وجود دارد.
- فرمت مناسب را انتخاب کنید: همانطور که در بالا بررسی کردیم، الگوهای مختلف بررسی عملکرد شغلی وجود دارد که بسته به نقش و موقعیت مورد نظر می توان از آنها استفاده کرد. از بین بررسی‌های خودارزیابی، بازبینی توسط مدیر، بررسی ۳۶۰ یا ترکیبی از این موارد انتخاب کنید. برخی از مدیران ترجیح می دهند رویکردی مبتنی بر کاغذ برای بررسی عملکرد داشته باشند. با این حال، شرکت‌های بیشتری به سمت یک قالب دیجیتالی حرکت می‌کنند که در آن الگو قبل از جلسه از قبل پر می‌شود، سپس در طول جلسه به کارمند بازخورد داده می‌شود و هر نظر و هدفی اضافه می‌شود. نگه داشتن یک رکورد دیجیتال تضمین می کند که هیچ چیز مهمی از دست نمی رود.
- شایستگی های مناسب را انتخاب کنید: هدف از بررسی عملکرد بهبود عملکرد کارکنان است که منجر به نتایج بهتر کسب و کار می شود. بنابراین، بررسی عملکرد شما تنها در صورتی مفید خواهد بود که شایستگی‌های مناسب را ارزیابی کنید. مطمئن شوید که مواردی را انتخاب می کنید که مستقیماً با اهداف و چشم انداز بلندمدت سازمان همسو هستند.
- شامل بخش اطلاعات کارکنان: الگوی شما باید شامل بخشی در بالا باشد تا اطلاعات کلیدی کارمندان مانند نام کامل، موقعیت، بخش، تاریخ و دوره بررسی را برای کمک به پیگیری آنها یادداشت کند.
- از یک مقیاس رتبه‌بندی ثابت استفاده کنید: مقیاس‌های رتبه‌بندی مختلفی وجود دارد که می‌توانید برای امتیاز دادن به کارمند در هر امتیاز از آنها استفاده کنید. به عنوان مثال، مقیاس لیکرت ، مقیاس رتبه بندی مبتنی بر رفتار ، یا سیستم رتبه بندی پنج امتیازی. هر مقیاس رتبه‌بندی را که انتخاب می‌کنید، مطمئن شوید که برای بازبین و کارمند واضح است.
- فضایی برای نظرات نوشتاری فراهم کنید: مقیاس رتبه بندی مفید است زیرا داده های کمی را ارائه می دهد که به راحتی می توانید تجزیه و تحلیل کنید. با این حال، گنجاندن فضایی در کنار هر مورد برای نظرات اضافی مهم است تا بتوانید صلاحیت یا رفتاری را که در حال بررسی است گسترش دهید. این یک مکان عالی برای شامل انتقاد سازنده و بازخورد مثبت است.
- الگو را به طور منظم مرور و به روز کنید: منابع انسانی باید به طور مرتب از الگو(های) بررسی عملکرد مورد استفاده در سازمان بازدید کرده و آن را به روز کند تا هرگونه تغییر در نقش ها، اهداف یا استراتژی شرکت را منعکس کند.
برای شما
ایجاد یک الگوی بررسی عملکرد موثر نقش کلیدی در مدیریت عملکرد در سازمان شما دارد. این سند به شما کمک می کند تا بازخورد حیاتی را به کارمندان خود ارائه دهید و در عین حال به آنها کمک می کند تا در جهت بهبود عملکرد و اهدافی که با شرکت هماهنگ هستند، تلاش کنند. از الگوها و نکات ما برای ایجاد الگوی بررسی عملکرد خود و افزایش تعامل، انگیزه و تعهد در سراسر سازمان خود استفاده کنید.
سوالات متداول
چرا به یک الگوی راهنمای بررسی عملکرد نیاز دارید؟
یک الگوی بررسی عملکرد کمک می کند تا کارایی، شفافیت و انصاف را در فرآیند بررسی عملکرد به ارمغان بیاورد. این یک چارچوب استاندارد است که تضمین می کند معیارها و معیارهای ارزیابی سازگار برای همه کارکنان اعمال می شود و ارزیابی های عینی و بازخورد معنادار را تسهیل می کند. ثابت شده است که بازخورد منظم باعث بهبود عملکرد کارکنان و کاهش گردش مالی می شود.
چه چیزی باید در قالب راهنمای بررسی عملکرد گنجانده شود؟
یک الگوی بررسی عملکرد باید شامل اطلاعات کارکنان (مانند نام و نقش آنها)، نام بازبین، یک سری از شایستگی ها به همراه یک مقیاس رتبه بندی باشد تا کارمند بتواند بر اساس هر یک رتبه بندی شود، فضایی برای نظرات، نقاط بهبود، زمینه ها. جایی که کارمند عالی است، و امضای داور و کارمند.
چگونه یک سند راهنمای بررسی عملکرد می نویسید؟
نوشتن یک سند راهنمای بررسی عملکرد شامل ایجاد یک الگوی استاندارد است که ثبات و انصاف را در فرآیند ارزیابی در سراسر سازمان تضمین می کند. این الگو باید مدیران را در ارزیابی عملکرد کارکنان خود در برابر اهداف از پیش تعریف شده، ارائه نمونه های خاص از دستاوردها و زمینه های بهبود، و ارائه بازخورد سازنده راهنمایی کند. این باید بررسی عملکرد هدفمند، جامع و توسعه محور را تسهیل کند.
https://www.aihr.com/blog/employee-performance-review-template/
