الگوی برنامه‌ریزی جانشین پروری و راهنمای جامع ۲۰۲۵
الگوی برنامه‌ریزی جانشین پروری و راهنمای جامع ۲۰۲۵
آلن لاکین برنامه‌ریزی جانشین پروری را با این جمله خلاصه کرد: «برنامه‌ریزی، آوردن آینده به زمان حال است، تا بتوانید همین حالا کاری برای آن انجام دهید.» ممکن است این مفهوم ساده‌ای به نظر برسد، اما موفقیت بلندمدت کسب‌وکار به برنامه‌ریزی جانشینی مؤثر بستگی دارد. بنابراین، چگونه می‌توانید آن را به درستی انجام دهید؟
تدوین یک الگوی برنامه‌ریزی جانشینی به تعریف هدف و اجزای کلیدی طرح جانشینی شما کمک می‌کند. این الگوی دقیق می‌تواند به شما در ترسیم کارکردهای اصلی و جهت‌دهی به مسیر برنامه‌ریزی جانشینی سازمانتان کمک کند.
کارمندان ضروری ناگزیر استعفا می‌دهند. اما اگر اقدامات پیشگیرانه‌ای برای آماده شدن برای این وضعیت انجام داده باشید، غافلگیر نخواهید شد یا مجبور نخواهید بود خسارت زیادی را کنترل کنید. در عوض، می‌توانید با هدف واکنش نشان دهید و برنامه‌ای محکم برای اتکا داشته باشید.
بسته به سطح نقشی که برای آن برنامه جانشینی تدوین می‌کنید، انواع مختلفی از الگوهای برنامه‌ریزی جانشینی وجود دارد که می‌توانید از آنها استفاده کنید. این مقاله انواع مختلف را بررسی کرده و نحوه تدوین یک برنامه جانشینی برای سازمان شما را توضیح می‌دهد.
الگوی برنامه‌ریزی جانشین پروری چیست؟
الگوی برنامه‌ریزی جانشینی، سندی است که با دقت تدوین شده و فرآیند برنامه‌ریزی جانشینی یک سازمان را ترسیم و ساده می‌کند. این الگو، فرآیندها و مراحل مورد نیاز برای شناسایی، توسعه و آماده‌سازی کاندیداهای داخلی برای تصدی سمت‌های کلیدی را تشریح می‌کند.
چه مواردی را باید در الگوی برنامه‌ریزی جانشینی لحاظ کرد؟
یک برنامه‌ریزی جانشین پروری دقیق، سازمان شما را برای آینده آماده می‌کند و فرصت‌های توسعه را برای کارمندان فراهم می‌کند تا در نقش‌های آینده رشد کنند. برای اطمینان از این امر، الگوی شما باید تمام عناصر ضروری این فرآیند را پوشش دهد. یک الگوی طرح جانشینی مؤثر باید شامل اجزای زیر باشد:
- نقش‌های حیاتی: از آنجایی که برنامه‌ریزی جانشینی در مورد جایگزینی رهبران سطح بالا و سایر کارمندان حیاتی است، باید مشخص کنید که این طرح بر کدام نقش‌ها تمرکز خواهد کرد.
- شایستگی‌های کلیدی: شایستگی‌های لازم برای ایفای نقش‌های حیاتی را تعریف کنید تا بتوانید طرحی کلی از مهارت‌های مورد نیاز سازمان برای جانشینان ارائه دهید.
- جدول زمانی برنامه‌ریزی جانشینی: برای هر مرحله از فرآیند برنامه‌ریزی جانشینی، یک جدول زمانی دقیق با نقاط عطف و مهلت‌های مشخص تعیین کنید. این کار باعث ایجاد پاسخگویی و جلوگیری از رکود می‌شود.
- کاندیداهای بالقوه جانشینی: افرادی را که ظرفیت ایفای نقش‌های کلیدی را دارند شناسایی کنید. این به شما کمک می‌کند تا مشخص کنید که آیا مجموعه استعدادهای شرکت می‌تواند از برنامه‌ریزی جانشینی پشتیبانی کند یا خیر .
- رتبه‌بندی آمادگی جانشینان بالقوه: توانایی و آمادگی جانشینان بالقوه را برای پذیرش مسئولیت‌های جدید بر اساس تجربه، صلاحیت‌ها و عملکرد آنها ارزیابی کنید. بر این اساس، می‌توانید در مورد برنامه‌های توسعه‌ای لازم برای رفع هرگونه شکاف مهارتی تصمیم بگیرید .
مجموعه استعدادهای شما را می‌توان در سه دسته آمادگی قرار داد:
- همین الان آماده است (می‌تواند بلافاصله با آموزشو پشتیبانی مناسب، نقش را بپذیرد(
- آماده در عرض یک تا دو سال
- سه تا پنج سال دیگه آماده میشه.
انواع الگوهای برنامه‌ریزی جانشینی
الگوهای مختلف برنامه‌ریزی جانشینی، درجات مختلفی از جزئیات و پیچیدگی را متناسب با موقعیت و نیازهای سازمان شما دارند. در اینجا مروری بر پنج نوع رایج از الگوهای برنامه‌ریزی جانشینی ارائه شده است:
۱. الگوی ساده برنامه‌ریزی جانشینی
شما می‌توانید از یک صفحه گسترده برای ترسیم یک نمودار برنامه‌ریزی جانشینی ساده استفاده کنید. این نمودار باید شامل فیلدهایی برای اطلاعات زیر باشد:
- موقعیت برای جانشینی
- نام دارنده موقعیت فعلی
- جدول زمانی برای جانشین جهت پر کردن این نقش
- شایستگی‌های کلیدی این نقش
- اسامی نامزدهای جانشینی
- رتبه آمادگی نامزدهای جانشینی
- شرح مختصری از برنامه توسعه کاندیدای جانشینی
- معیارهای عملکرد و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای طرح جانشینی و عملکرد کاندیدا در نقش مورد نظر
- فرکانس نظارت بر عملکرد (ماهانه، سه ماهه و غیره)
- اگر این نقش به طور ناگهانی در دسترس قرار گرفت، با چه کسی (سرپرست) تماس بگیریم؟
۲. الگوی برنامه‌ریزی جانشینی ۹ خانه‌ای
جانشین پروری
الگوی برنامه‌ریزی جانشینی ۹ خانه‌ای، شبکه‌ای است که کارمندان را بر اساس عملکرد و معیارهای بالقوه به گروه‌هایی تقسیم می‌کند. این شبکه، نمایشی بصری از افرادی ایجاد می‌کند که نشان داده‌اند می‌توانند در نقش‌های فعلی خود پیشرفت کنند و به طور بالقوه مسئولیت‌های بیشتری را در آینده مدیریت کنند.
شما می‌توانید از مراحل زیر برای طراحی یک شبکه ۹ خانه‌ای برای سازمان خود استفاده کنید:
مرحله ۱: ارزیابی عملکرد
این مرحله، کارمندان را بر اساس اهداف سازمان و رتبه‌بندی‌های ارزیابی عملکرد، روی یکی از محورهای شبکه قرار می‌دهد. یک مقیاس معمول شامل دسته‌های عملکردی پایین، متوسط و بالا (یا چیزی شبیه به آن) خواهد بود.
مرحله ۲: ارزیابی پتانسیل
ارزیابی پتانسیل شامل بررسی استعدادها با داده‌های عینی برای یافتن کارمندانی با طرز فکر رشد و کسانی که تلاش بیشتری می‌کنند، می‌شود. رتبه‌بندی‌های کارمندان زیر، محور دیگر شبکه را تشکیل می‌دهند:
- پتانسیل پایین : این کارمندان در حال حاضر با تمام پتانسیل خود کار می‌کنند. آنها یا ظرفیت انجام کاری فراتر از مسئولیت‌های فعلی خود را ندارند یا انگیزه‌ای برای پیشرفت ندارند.
- پتانسیل متوسط : این کارمندان در سطح مورد انتظار عمل می‌کنند و تخصص یا پتانسیل لازم برای پیشرفت بیشتر در نقش‌های فعلی خود را دارند.
- پتانسیل بالا : این کارمندان فراتر از سطح مورد انتظار از نقش‌های فعلی خود عمل می‌کنند و آماده‌اند تا به موقعیتی با مسئولیت‌های پیچیده‌تر منتقل شوند.
مرحله ۳: ادغام عملکرد و پتانسیل
در این مرحله، عملکرد و پتانسیل روی یک شبکه ۳×۳ رسم می‌شوند. این کار کارمندان را به صورت زیر دسته‌بندی می‌کند تا یک شبکه ۹ خانه‌ای تشکیل شود :
- کم‌کار (پتانسیل و عملکرد پایین)
- عملکرد ناپایدار (پتانسیل متوسط، عملکرد پایین)
- استعدادهای بکر (پتانسیل بالا، عملکرد پایین)
- عملکرد مؤثر (پتانسیل کم، عملکرد متوسط)
- بازیکن تیمی قابل اعتماد (پتانسیل متوسط، عملکرد متوسط)
- پتانسیل بالا (پتانسیل بالا، عملکرد متوسط)
- متخصص مورد اعتماد (پتانسیل کم، عملکرد بالا)
- مشارکت‌کننده قوی (پتانسیل متوسط، عملکرد بالا)
- استعداد استثنایی (پتانسیل بالا، عملکرد بالا).
این چارچوب مرجع، کارمندان با عملکرد بالا، کارمندان سطح متوسط که ممکن است از حمایت و توسعه بهره‌مند شوند و کارمندان با عملکرد ضعیف که نیاز به یک طرح بهبود عملکرد فوری (PIP) دارند را شناسایی می‌کند.
تفسیر عکس
-
سارا ویلسون (مدیر روابط کارکنان) و مایکل تامپسون (تحلیلگر سیستم‌های HR) در بخش Develop/Stretch (نیاز به توسعه/چالش).
-
جنت اسمیت (مشارک تجاری HR) در بخش Stretch (آماده برای ارتقا).
-
سوفیا رودریگز (متخصص جذب استعدادها) در بخش Potential (پتانسیل بالا اما نیاز به مشاهده بیشتر).
-
استیو وایت (هماهنگ‌کننده مزایا) در بخش Core (عملکرد و پتانسیل متوسط، نقش کلیدی اما نه برای ارتقا).
-
راشل گرین (ادمین HR) در بخش Stretch/Develop (نیاز به توسعه یا تغییر نقش).
-
جان دو (دستیار HR) در بخش Observe/Terminate (عملکرد ضعیف، احتمال خروج از سازمان).
-
الکس کیم (تحلیلگر HR) در بخش Observe – Effective (عملکرد خوب اما پتانسیل محدود).
-
کلر کلارک (متخصص حقوق و دستمزد) در بخش Trust (قابل اعتماد اما پتانسیل توسعه کم).
-
اقدامات پیشنهادی:
-
توسعه (Develop): آموزش برای سارا و مایکل.
-
ارتقا (Stretch): جنت اسمیت آماده نقش‌های بالاتر است.
-
مشاهده (Observe): سوفیا رودریگز نیاز به ارزیابی بیشتر دارد.
-
خروج (Terminate): جان دو ممکن است نیاز به جایگزینی داشته باشد.
-
حفظ (Core/Trust): استیو وایت و کلر کلارک در نقش‌های فعلی مؤثر هستند.
-
۳. الگوی برنامه‌ریزی جانشینی مدیرعامل
الگوی برنامه‌ریزی جانشینی مدیرعامل، نقشه راهی است که هیئت مدیره می‌تواند قبل از استخدام مدیرعامل از آن پیروی کند. این یک طرح تداوم رهبری است که ملاحظات لازم را در نظر می‌گیرد و فرآیند کلی را سازماندهی می‌کند.
یک الگوی برنامه‌ریزی جانشینی مدیرعامل باید با تعریف معیارهای انتخاب کاندیدا آغاز شود. این شامل تشریح اولویت‌های سازمان، چالش‌های فعلی و آینده و استراتژی‌های دستیابی به اهداف است. این امر به تعیین دقیق مهارت‌ها و تجربیات مورد نیاز برای رهبری شرکت کمک خواهد کرد. معیارها ممکن است شامل تجربه در صنعت، پیشینه عملکردی/تحصیلی، زمینه‌های تخصص رهبری و ویژگی‌های شخصیتی باشد.
یک الگوی طرح جانشینی مدیریت، نامزدهای جانشینی بالقوه را با رتبه‌بندی آمادگی و شایستگی آنها بر اساس معیارهای از پیش تعیین‌شده، سازماندهی می‌کند. همچنین می‌تواند نحوه پرورش نامزدهای آینده را بیان کند. قالب‌های الگوی برنامه‌ریزی جانشینی مدیرعامل متفاوت هستند زیرا باید نیازها، اهداف، فرهنگ، اندازه و مزیت رقابتی هر شرکت را در نظر بگیرند. با این حال، بخش‌های الگو معمولاً شامل این عناوین هستند:
- مروری بر فعالیت‌های سه تا پنج سال آینده
- ویژگی‌های ایده‌آل مدیرعامل بعدی
- مشخصات مدیرعامل بعدی
- نامزدهای جانشینی داخلی
- نامزدهای جانشینی خارجی
- طرح جذب یا توسعه کاندیدا.
۴. الگوی طرح توسعه کارکنان
سرمایه‌گذاری مداوم در رشد حرفه‌ای کارکنان، انتخاب گسترده‌تری از جانشینان واجد شرایط برای نقش‌های کلیدی را تضمین می‌کند. این امر به ویژه زمانی صادق است که هم اهداف سازمانی و هم نیازهای کارکنان باید در برنامه توسعه لحاظ شوند.
الگوی طرح توسعه کارکنان ، سندی روشن است که بیان می‌کند یک فرد برای گسترش دانش و مهارت‌های خود و دسترسی به فرصت‌های شغلی بیشتر، چه کاری باید انجام دهد. این الگو، پیشرفت را پیگیری می‌کند و مکالمات مربیگری معنادار بین مدیران و کارکنان را تسهیل می‌کند.
این الگو حاوی اطلاعاتی در مورد اهداف توسعه و توسعه مهارت‌ها و برنامه عملیاتی مورد نیاز برای هر هدف است.
۵. الگوی طرح توسعه رهبری
یک طرح توسعه رهبری، یک استراتژی بلندمدت و فردی برای کارکنان ارائه می‌دهد تا شایستگی‌هایی را که یک سازمان برای رهبران آینده خود می‌خواهد، کسب کنند.
یک الگوی طرح توسعه رهبری، چارچوبی منسجم ارائه می‌دهد که مدیران می‌توانند برای تقویت رشد حرفه‌ای در تیم‌های خود که با اهداف سازمانی همسو است، پیاده‌سازی کنند. این الگو، توسعه و پاسخگویی کارکنان را با بخش‌های زیر تشریح می‌کند:
- مشخصات فردی کارمند
- اهداف
- توسعه مهارت‌های لازم برای رسیدن به اهداف
- برنامه عملیاتی برای دستیابی به اهداف
- نتایج مورد انتظار
- بازه زمانی
- بازخورد و ارزیابی سرپرست.
چگونه به طور موثر از یک الگوی برنامه‌ریزی جانشین پروری استفاده کنیم
چه یک نمودار برنامه‌ریزی جانشینی را از ابتدا طراحی کنید و چه از یک نسخه نمونه استفاده کنید، باید نهایت استفاده را از آن ببرید. در اینجا چند نکته در مورد نحوه ساخت و استفاده مؤثر از الگوهای برنامه‌ریزی جانشینی ارائه شده است:
مرحله ۱: هر بخش را به طور واضح تعریف کنید
شما باید بتوانید به راحتی الگو را بخوانید و تکمیل کنید. در صورت نیاز، الگو را با اضافه کردن یا حذف بخش‌هایی تنظیم کنید تا تا حد امکان مرتبط باشد. از کلمات آشنا برای دستورالعمل‌ها، سرفصل‌ها و بخش‌ها استفاده کنید و دقیقاً مشخص کنید که کدام اطلاعات باید پر شوند.
مرحله ۲: معیارهای ثابتی را اعمال کنید
با استفاده از معیارهای یکسان در سراسر الگو برای ارزیابی نقش‌ها و جانشینان بالقوه آنها، مطمئن شوید که ارزیابی‌های درون الگو عینی و قابل مقایسه هستند. این شامل تعاریف واضح و مقیاس‌های رتبه‌بندی استاندارد برای تشخیص اهمیت، کمیابی، مهارت‌ها، شایستگی‌ها و سطوح آمادگی است.
مرحله ۳: آن را عملی کنید
این الگو باید کاتالیزوری برای توسعه جانشین پروری باشد. باید شامل گام‌های صریح و عملی باشد که جانشینان بالقوه باید برای آماده شدن برای نقش‌های آینده بردارند. این گام‌ها می‌تواند شامل آموزش هدفمند، پروژه‌های توسعه‌ای، آموزش سایه‌ای شغل ، مربیگری یا کارگاه‌های رهبری باشد.
مرحله ۴: به‌روزرسانی منظم اطلاعات
برنامه‌ریزی جانشینی یک فرآیند مداوم است، بنابراین الگو باید تکامل یابد تا این موضوع را منعکس کند. بررسی‌ها و به‌روزرسانی‌های منظم الگو را برنامه‌ریزی کنید تا آن را به‌روز نگه دارید و اولویت‌های کسب‌وکار در حال تغییر را در نظر بگیرید. این ممکن است مستلزم اضافه کردن جانشینان بالقوه جدید، تعریف مجدد نقش‌های حیاتی، به‌روزرسانی پیشرفت و نیازهای توسعه و انعکاس هرگونه تغییر در موقعیت‌های کلیدی باشد.
دانلود قالب جانشین پروری در اکسل قالب جانشین پروری
بهترین شیوه‌های برنامه‌ریزی جانشین پروری
اگرچه یک الگوی جامع و خوب نوشته شده برای برنامه‌ریزی جانشین پروی، جنبه‌ای اساسی از فرآیند برنامه‌ریزی جانشینی شماست، اما باید از بهترین شیوه‌های زیر نیز برای هرچه مؤثرتر کردن فرآیند برنامه‌ریزی جانشینی شرکت خود استفاده کنید:
چشم‌انداز بلندمدت و مداوم را در نظر بگیرید
منتظر نمانید تا زمانی که نیاز مبرمی به یک طرح جانشینی وجود داشته باشد، آن را اجرا کنید. این فرآیند را در اسرع وقت آغاز کنید و تشخیص دهید که چگونه می‌تواند از تداوم کسب‌وکار پشتیبانی کند و نیازهای آینده سازمان را برآورده سازد.
به خاطر داشته باشید که برنامه‌ریزی جانشینی باید یک تلاش مداوم باشد. تسلط بر نقش‌های حیاتی، یک شایستگی حیاتی و ضروری است و فرصت‌های توسعه مداوم را برای کارمندان تضمین می‌کند.
تقویت همکاری با رهبری ارشد
برنامه‌ریزی جانشینی باید یک تلاش تیمی باشد. رهبری باید نیروی محرکه باشد و منابع انسانی نقش تسهیل‌کننده را ایفا کند. اگرچه رهبران ارشد ممکن است تمایل داشته باشند روی موقعیت‌های سطح بالایی که برایشان بیشترین ارزش را دارد تمرکز کنند، اما مشارکت آنها در طول فرآیند، فعالیت‌های برنامه‌ریزی جانشینی را معتبرتر می‌کند.
منابع انسانی باید مدیران اجرایی را تشویق کند تا با ارائه بینش‌های تخصصی خود، مشارکت فعال در تصمیم‌گیری و حتی آموزش جانشینان بالقوه، تعهد خود را نشان دهند.
اولویت دادن به توسعه حرفه‌ای
سرمایه‌گذاری در توسعه حرفه‌ای، تجربه کارکنان را غنی‌تر می‌کند و با از بین بردن شکاف مهارتی، مسیر استعدادیابی شما را تقویت می‌کند . فرهنگ یادگیری را با فرصت‌های توسعه کافی تقویت کنید که کارکنان را به ویژگی‌های رهبری مورد نیاز برای پیشرفت شغلی‌شان مجهز کند.
شما می‌توانید با ارائه تجربیات یادگیری مانند آموزش‌های تخصصی، کنفرانس‌ها، سمینارها و کارگاه‌ها، پلتفرم‌های صدور گواهینامه حرفه‌ای، برنامه‌های مربیگری و راهنمایی و آموزش متقابل، کارمندان را برای تبدیل شدن به رهبران آینده آماده کنید.
فرآیند برنامه‌ریزی جانشین پروری را آشکارا ابلاغ کنید
کارمندان را در مورد طرح جانشینی سازمان و چگونگی تأثیر آن بر آنها آگاه کنید. رویه‌های طرح برای نامگذاری، توسعه و انتخاب جانشینان بالقوه را آشکارا به اشتراک بگذارید. این کار باعث ایجاد اعتماد و تقویت تعامل بین کارمندان خواهد شد.
همچنین باید با جانشینان بالقوه شفاف باشید و انتظارات آنها را مدیریت کنید (مثلاً قرار گرفتن در فهرست نهایی برای یک موقعیت مدیریتی تضمین نمی‌کند که آنها آن را به دست آورند). به آنها یادآوری کنید که جزئیات طرح آزمایشی هستند، زیرا نیازها و شرایط تجاری می‌توانند بدون اطلاع قبلی تغییر کنند.
در نظر گرفتن شرایط اضطراری جانشینی
در صورت خروج ناگهانی کارکنان، سازمان ممکن است نتواند از قبل هر جای خالی را اعلام کند. به همین دلیل، شما به یک برنامه جانشینی جامع نیاز دارید تا جای خالی‌های غیرمنتظره در موقعیت‌های ضروری را برطرف کنید، ثبات را حفظ کنید و خطرات را به حداقل برسانید.
جدایی‌های ناگهانی اغلب باعث اختلال می‌شوند. می‌توانید با توزیع موقت مسئولیت‌ها یا تعیین رهبران موقت که می‌توانند هر نقش حیاتی را بر عهده بگیرند، برای این موارد آماده شوید. حتماً طرح جانشینی را مرتباً بررسی کنید و هر زمان که لازم بود آن را به‌روزرسانی کنید.
برای جمع بندی
برنامه‌ریزی جانشینی یک مکانیسم پیشگیرانه است که باعث ایجاد انعطاف‌پذیری و حفاظت از آینده سازمان می‌شود. با یک الگوی کامل برنامه‌ریزی جانشینی، می‌توانید استراتژی جانشینی سازمان خود را اجرا کنید و در عین حال برای مدیریت هرگونه اتفاق غیرمنتظره در طول مسیر آماده باشید.
