چگونه یک دپارتمان منابع انسانی بسازیم: ۱۱ گام برای درست انجام دادنش
چگونه یک واحد منابع انسانی بسازیم: ۱۱ گام برای درست انجام دادنش
چگونه یک دپارتمان منابع انسانی بسازیم: ۱۱ گام برای درست انجام دادنش… ۱
بخش منابع انسانی چه کاری انجام می‌دهد؟. ۱
چگونه یک دپارتمان منابع انسانی بسازیم. ۳
۱. وضعیت فعلی منابع انسانی در سازمان خود را ارزیابی کنید. ۳
۲. سوابق کارمندان را سازماندهی کنید و یک فرآیند ثبت سوابق ایجاد کنید. ۵
۳. شروع به نوشتن سیاست‌های منابع انسانی کنید. ۵
۴. پایه‌های استخدام و پذیرش سازمانی را بسازید. ۶
۵. مدارک مربوط به غرامت و مزایا ۸
۶. ابزارهای موجود را بررسی کنید و آنچه را که هنوز نیاز دارید شناسایی کنید. ۹
۷. دستورالعمل‌های انطباق را بررسی کنید. ۱۰
۸. یک دفترچه راهنمای کارمند ایجاد کنید. ۱۱
۹. شروع به تدوین یک برنامه یادگیری و توسعه کنید. ۱۱
۱۰. یک برنامه بلندمدت منابع انسانی ایجاد کنید. ۱۲
۱۱. تصمیم بگیرید چه زمانی تیم منابع انسانی خود را گسترش دهید. ۱۲
تنظیم چک لیست واحد منابع انسانی.. ۱۳
گوردون بی. هینکلی، نویسنده، می‌گوید: «شما نمی‌توانید یک ساختمان عالی را روی یک پایه ضعیف بسازید. اگر می‌خواهید یک روبنای قوی داشته باشید، باید یک پایه محکم داشته باشید.» همین ایده در تجارت نیز صادق است: بدون یک پایه قوی منابع انسانی، نمی‌توانید یک شرکت موفق بسازید.
ما اغلب در مورد اینکه بخش‌های منابع انسانی چه کاری انجام می‌دهند و باید روی چه حوزه‌هایی تمرکز کنند صحبت می‌کنیم، اما در مورد زیربنایی که بر آن بنا شده‌اند چطور؟ درست انجام دادن امور منابع انسانی از ابتدا تأثیر زیادی بر توانایی یک سازمان در رشد و حمایت از افرادش دارد.
شاید شرکت شما هنوز بخش منابع انسانی ندارد و فقط به اندازه‌ای کار می‌کند که بتواند اموراتش را بگذراند. یا شاید از صفر شروع کرده‌اید و به راهنمایی در مورد آنچه باید ابتدا راه‌اندازی کنید نیاز دارید. اگر این شرایط برای شما صدق می‌کند، یا اگر صرفاً در مورد نحوه ساختاردهی یک واحد منابع انسانی کنجکاو هستید، به خواندن ادامه دهید.
بخش منابع انسانی چه کاری انجام می‌دهد؟
انسان
قبل از اینکه نحوه ایجاد یک واحد منابع انسانی را از ابتدا بررسی کنیم، بیایید به موارد مختلفی که یک واحد منابع انسانی در سازمان انجام می‌دهد نگاهی بیندازیم. مدیریت منابع انسانی ۱۲ وظیفه کلیدی دارد ، از جمله:
- برنامه‌ریزی منابع انسانی: برنامه‌ریزی منابع انسانی در مورد اطمینان از این است که شرکت افراد مناسب را در جای مناسب و در زمان مناسب داشته باشد. این یک رویکرد سیستماتیک و مبتنی بر داده برای بهینه‌سازی مداوم نیروی کار است تا شرکت بتواند به اهداف خود دست یابد.
- استخدام و گزینش: تیم منابع انسانی معمولاً کل فرآیند استخدام را مدیریت می‌کند، از انتشار آگهی‌های شغلی و غربالگری کاندیداها گرفته تا سازماندهی مصاحبه‌ها و ارائه پیشنهادهای شغلی.
- مدیریت عملکرد: مدیریت عملکرد مؤثر ، کارکنان را قادر می‌سازد تا بهترین عملکرد خود را در راستای اهداف استراتژیک شرکت انجام دهند. این یک فرآیند مداوم است که مدیران و کارکنان را تشویق می‌کند تا آشکارا در مورد انتظارات، عملکرد، استراتژی‌های توسعه و موارد دیگر بحث کنند.
- یادگیری و توسعه: یادگیری و توسعه (L&D) نقش اساسی در استراتژی توسعه منابع انسانی یک سازمان ایفا می‌کند. این یک فرآیند سیستماتیک برای ارتقای دانش، مهارت‌ها و شایستگی‌های افراد است و برای جذب و حفظ استعدادها، مشارکت کارکنان و بهبود عملکرد کاری حیاتی است.
- برنامه‌ریزی شغلی: به عبارت ساده، برنامه‌ریزی شغلی (یا مسیر شغلی ) به عملکرد منابع انسانی اشاره دارد که پشتیبانی و راهنمایی مداوم را برای کارمندان فراهم می‌کند تا به آنها در پیشرفت شغلی‌شان کمک کند. مسیر شغلی کارمندان را قادر می‌سازد تا بر اساس دانش، مهارت‌ها، تجربه و علایق خود، حرکات عمودی یا افقی بالقوه را در شرکت شناسایی کنند.
- ارزیابی عملکرد: ارزیابی عملکرد فرآیند مقایسه تیم‌های مختلف کل عملیات منابع انسانی از نظر ساعات کاری، کیفیت و در دسترس بودن کارمندان، وضعیت اقتصادی، موقعیت شغلی و موارد دیگر است. ارزیابی عملکرد با هدف اطمینان از اینکه نقش‌های مشابه به طور مشابه پاداش داده می‌شوند، انجام می‌شود.
- پاداش‌ها: پاداش‌ها همچنان انگیزه اصلی برای اکثر کارمندان (و کاندیداها) و یک عملکرد اصلی منابع انسانی هستند. علاوه بر حقوق، آنها اغلب شامل مزایا، قدردانی، فرصت‌های رشد و توسعه، کار معنادار، حقوق متغیر و غیره می‌شوند.
- روابط کارکنان (ER): روابط کارکنان هر چیزی را که مربوط به رابطه کارمند و کارفرما است، پوشش می‌دهد . این شامل قراردادها، شرایط کاری، حل اختلاف و حفظ فرهنگ کاری سالم و پربار می‌شود. شرکت‌های بزرگتر حتی ممکن است تیم‌های ER اختصاصی خود را داشته باشند.
- مشارکت و ارتباط کارکنان: بخش بزرگی از نقش منابع انسانی، تضمین ارتباطات شفاف، به موقع و مرتبط در سراسر سازمان است. با این حال، ارتباطات همچنین شامل تضمین گفتگوی مداوم و آزاد با کارکنان است تا آنها احساس کنند که شنیده می‌شوند.
- بهداشت و ایمنی: هنگام ایجاد یک واحد منابع انسانی، ایجاد یک محیط کاری ایمن را در اولویت قرار دهید. این شامل تدوین و اجرای سیاست‌های بهداشت و ایمنی برای اطمینان از رعایت مقررات محلی توسط سازمان است.
- رفاه: حمایت از رفاه کارکنان به بخش مهمی از وظایف منابع انسانی تبدیل شده است. بسته به اولویت‌ها و بودجه شرکت، این می‌تواند از رفاه کامل تا ابتکارات هدفمند متمرکز بر حوزه‌هایی مانند سلامت روان، سلامت مالی یا تعادل بین کار و زندگی متغیر باشد.
- مسئولیت‌های اداری: با وجود پیشرفت‌های هوش مصنوعی و اتوماسیون ، منابع انسانی هنوز وظایف اداری مختلفی را انجام می‌دهد. این وظایف می‌تواند شامل نگهداری HRIS ، پردازش حقوق و دستمزد، مدیریت ارتقاء یا جابجایی، رسیدگی به درخواست‌های مرخصی، پیگیری اقدامات انضباطی و نظارت بر اسناد برای برنامه‌های بهبود عملکرد یا مصاحبه‌های خروج باشد .
لازم نیست همه این حوزه‌ها از روز اول کاملاً توسعه داده شوند. اما باید به عنوان طرح اولیه شما برای آنچه که واحد منابع انسانی باید با رشد کسب و کار ارائه دهد، عمل کنند. حال بیایید گام به گام به نحوه ایجاد بخش منابع انسانی خود نگاهی بیندازیم.
چگونه یک واحد منابع انسانی بسازیم
حالا که وظایف اصلی منابع انسانی را بررسی کردیم، بیایید نگاه دقیق‌تری به نحوه‌ی ایجاد یک واحد منابع انسانی بیندازیم. اگرچه مراحل دقیق ممکن است در هر سازمانی متفاوت باشد، اما صرف نظر از ساختار یا وظایف واحد منابع انسانی که قصد ایجاد آن را دارید، چندین عنصر کلیدی وجود دارد که باید در نظر گرفته شوند.
۱. وضعیت فعلی منابع انسانی در سازمان خود را ارزیابی کنید
قبل از تصمیم‌گیری در مورد نحوه ساختاردهی یک واحد منابع انسانی، نگاهی به آنچه که از قبل وجود دارد، بیندازید. چه سیستم‌ها، سیاست‌ها و رویه‌هایی توسط بنیانگذاران، مدیران یا هر یک از کارکنان منابع انسانی موجود تدوین شده است؟ این شامل فرآیندهای استخدام، ابزارها، چارچوب‌های مدیریت عملکرد و موارد دیگر می‌شود.
از چرخه منابع انسانی زیر برای ارزیابی وضعیت فعلی خود استفاده کنید. به هر عملکرد منابع انسانی از ۰ (هیچ چیز در جای خود نیست) تا ۱۰ (کاملاً اجرا شده و مؤثر) امتیاز دهید. این به شما کمک می‌کند تا تعیین کنید که آیا یک فرآیند نیاز به ساخت از پایه، بهبود یا صرفاً نگهداری دارد.
همچنین، این سؤالات را از خود بپرسید:
- چه ابزارهای منابع انسانی در حال استفاده هستند؟ آیا آنها کار می‌کنند یا نیاز به تعویض یا ارتقاء دارند؟
- آیا مدیران خط، مسئولیت‌های منابع انسانی دارند؟ اگر چنین است، در حال حاضر چه مسئولیت‌هایی را بر عهده دارند؟
- چه سیاست‌هایی در حال اجرا هستند؟ آیا آنها به‌روز و مطابق با قانون هستند؟
- آیا هیچ سیاست فوری‌ای از قلم افتاده است؟ اگر چنین است، آنها چه هستند؟
ارزیابی وضعیت فعلی و شناسایی شکاف‌ها یا نیازهای فوری، پایه و اساس محکمی برای شروع ساخت بخش منابع انسانی شما فراهم می‌کند.
۲. سوابق کارمندان را سازماندهی کنید و یک فرآیند ثبت سوابق ایجاد کنید
سوابق دقیق کارمندان ضروری است. شما به تصویر واضحی از نیروی کار خود و اسناد مورد نیاز برای پشتیبانی از عملیات منابع انسانی و برنامه‌ریزی توسعه نیاز دارید.
هر کارمند باید یک پرونده پرسنلی داشته باشد. در گذشته، این پرونده کاغذی بود، اما امروزه اکثر سازمان‌ها سیستم‌های دیجیتالی را برای مدیریت سوابق کارمندان توسعه داده‌اند. در اینجا چند نمونه از اسنادی که باید نگه دارید، آورده شده است:
- مدارک استخدام: این مدارک شامل متن مصاحبه، ارزیابی‌ها، درخواست‌های شغلی و رزومه‌ها می‌شود. مقررات محلی خود را مطالعه کنید تا بدانید که چه مدت باید این مدارک را در پرونده خود نگه دارید.
- فرم واجد شرایط بودن برای استخدام: هر کارمند برای تأیید اینکه آیا از نظر قانونی مجاز به کار در کشوری که شرکت شما در آن مستقر است، هست یا خیر، به این فرم نیاز دارد.
- اسناد حقوق و دستمزد: صورت‌های حقوق، دستمزدها، نامه‌های ارتقاء (افزایش حقوق، نامه‌های تأیید)، سوابق مالیاتی و سوابق ثبت ساعات کار.
- سوابق عملکرد: تمام اطلاعات کتبی، ایمیل‌ها و متن مکالمات را جمع‌آوری کنید.
سایر اسناد مهم شامل – در صورت لزوم – مدارک پایان خدمت، گواهی‌های پایان دوره آموزشی و سوابق انضباطی است. حتی اگر برخی اسناد به صورت غیررسمی وجود داشته باشند، اشکالی ندارد. هر آنچه را که می‌توانید جمع‌آوری کنید و شروع به سازماندهی آنها در پوشه‌های جداگانه کنید. برای پر کردن اطلاعات ناقص با مدیران خط ارتباط برقرار کنید و برای راه‌اندازی یک سیستم ذخیره‌سازی الکترونیکی امن با بخش فناوری اطلاعات هماهنگی کنید.
۳. شروع به نوشتن سیاست‌های منابع انسانی کنید
اگر هنوز سیاست‌های منابع انسانی مکتوبی ندارید ، با موارد ضروری شروع کنید. این موارد ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- حضور و غیاب
- ساعات کاری
- استخدام
- مدیریت عملکرد
- فسخ قرارداد
- ترک
- عدم تبعیض
- رفتار کارکنان
- استفاده از رسانه‌های اجتماعی
- کاربرد هوش مصنوعی مولد
- محرمانگی
- آزادی مشروط
- افشای منافع تجاری
- بهداشت و ایمنی
- مواد مخدر و الکل.
همینطور که پیش می‌روید، متوجه خواهید شد که برخی از سیاست‌ها مکمل یکدیگر هستند و می‌توانند با هم ترکیب شوند. آنها را ساده، خوانا و در دسترس نگه دارید، و در حالت ایده‌آل، آنها را برای مراجعه آسان در اینترانت شرکت خود ذخیره کنید.
۴. پایه‌های استخدام و پذیرش سازمانی را بسازید
می‌توانید از تصویر زیر به عنوان راهنما برای ایجاد فرآیند استخدام خود استفاده کنید:
برای هر یک از این مراحل:
- مشخص کنید که در هر مرحله چه کسی درگیر است
- الگوهای فهرست (مثلاً شرح شغل، راهنمای مصاحبه)
- سوالات مصاحبه را آماده کنید
- مشخص کنید کدام اسناد را باید جمع‌آوری کنید.
برای جذب نیرو، فرآیند را به پنج مرحله تقسیم کنید:
- قبل از روز اول ( آماده‌سازی برای ورود)
- در روز اول ( جلسه توجیهی)
- هفته اول
- ۹۰ روز اول
- پایان سال اول.
۵. مدارک مربوط به غرامت و مزایا
بررسی کنید که در حال حاضر چه حقوقی و مزایایی دارید ، حتی اگر خیلی ابتدایی باشد. سیاست‌های خود را بنویسید و مطمئن شوید که با قوانین کار همسو هستند.
با آنچه لازم است شروع کنید:
- حقوق پایه یا دستمزد ساعتی
- کمک‌های بازنشستگی یا مستمری
- مرخصی با حقوق
- بیمه درمانی (در صورت نیاز در منطقه شما).
در مرحله بعد، موارد اضافی را بررسی کنید (بسته به بودجه و نیازهای کارمندان):
- پاداش‌های عملکردی
- اختیار معامله سهام یا مشارکت در سود
- بیمه تکمیلی (بینایی، دندانپزشکی و غیره)
- بازپرداخت هزینه سفر
- پاداش‌های جابجایی .
همچنین می‌توانید یک چارچوب پاداش کلی ایجاد کنید که شامل مشوق‌های غیرپولی مانند برنامه‌های انعطاف‌پذیر، توسعه حرفه‌ای، برنامه‌های تقدیر و پشتیبانی رفاهی باشد.
در مورد آنچه ارائه می‌شود شفاف باشید و این اطلاعات را در نامه‌های پیشنهاد شغلی ، دفترچه راهنمای کارمندان شرکت یا یک پورتال مزایای اختصاصی ذکر کنید.
۶. ابزارهای موجود را بررسی کنید و آنچه را که هنوز نیاز دارید شناسایی کنید
ایجاد یک واحد منابع انسانی به شما این امکان را می‌دهد که ابزارهایی را انتخاب کنید که واقعاً با نیازهای شما مطابقت داشته باشند، بدون اینکه مجبور باشید با سیستم‌های قدیمی یا حجیم سر و کله بزنید.
با شناسایی نیازهای فعلی سازمان خود شروع کنید:
- ابزارهای انطباق : نرم‌افزار حقوق و دستمزد برای برآورده کردن الزامات قانونی.
- ابزارهای استخدام : یک سیستم ردیابی متقاضی (ATS) برای ساده‌سازی فرآیند استخدام.
- ابزارهای مدیریت کارکنان : یک HRIS برای متمرکز کردن داده‌های کارکنان، قراردادها و ردیابی مرخصی‌ها.
- پلتفرم‌های یادگیری : برای ارائه آموزش و پیگیری تکمیل آن.
- سیستم‌های عملکرد : برای تعیین اهداف و انجام بررسی‌ها.
باز هم، سیستم‌هایی را که سازمان شما باید از نظر قانونی با آنها مطابقت داشته باشد، در اولویت قرار دهید، سپس سیستم‌هایی را که باعث پیشرفت کسب و کار می‌شوند، اضافه کنید.
برای مثال، اگر سازمان شما فقط ۲۰ کارمند داشته باشد، سرمایه‌گذاری در یک سیستم پیشرفته منابع انسانی مبتنی بر داده‌ها و تحلیل داده‌ها ممکن است بی‌فایده باشد. با این حال، شما باید بلندمدت فکر کنید و فناوری‌هایی را به دست آورید که با رشد سازمان شما قابل توسعه باشند.
۷. دستورالعمل‌های انطباق را بررسی کنید
رعایت قوانین فقط یک گزینه برای تیک زدن نیست – بلکه از کسب و کار و کارمندان شما به طور یکسان محافظت می‌کند. با بررسی قوانین استخدامی مربوط به کشور، ایالت یا صنعت خود شروع کنید.
مطمئن شوید که سیاست‌های شما اصول اولیه زیر را پوشش می‌دهند:
- حداقل دستمزد
- ساعات کاری
- حق استراحت و مرخصی
- عدم تبعیض
- پیشگیری از آزار و اذیت
- بهداشت و ایمنی شغلی.
همچنین، اگر تیم شما شامل کارمندان دورکار در مکان‌های دیگر است، بررسی کنید که آیا قوانین اضافی بر اساس محل استقرار آنها اعمال می‌شود یا خیر. این تفاوت‌ها را مستند کنید و در صورت نیاز، سیاست‌های خود را به‌روزرسانی کنید.
لازم نیست متخصص حقوقی باشید، اما مشورت با یک وکیل کار یا مشاور منابع انسانی محلی می‌تواند برای جلوگیری از اشتباهات پرهزینه ارزشمند باشد.
۸. یک دفترچه راهنمای کارمند ایجاد کنید
کتابچه راهنمای کارکنان به عنوان یک راهنمای جامع برای ماموریت، چشم‌انداز و ارزش‌های شرکت شما، و همچنین سیاست‌های مربوط به کارکنان و محل کار، مزایای کارکنان ، رویه‌های مرتبط با منابع انسانی و اصول اخلاقی در محل کار عمل می‌کند. این کتابچه حقوق کارکنان را تعریف می‌کند، انتظارات را روشن می‌سازد و تعهدات قانونی سازمان شما را ابلاغ می‌کند.
قالب‌ها و ابزارهای آنلاین زیادی مانند Handbooks.io و پلتفرم‌های هوش مصنوعی مولد مانند Mistral یا ChatGPT وجود دارند که می‌توانند به شما در تولید یک کتابچه راهنما کمک کنند.
۹. شروع به تدوین یک برنامه یادگیری و توسعه کنید
کمک به کارمندان برای کسب مهارت‌های جدید و پیشرفت در حرفه‌شان، از وظایف حیاتی تیم منابع انسانی است. از این رو، هنگام ایجاد ساختار دپارتمان منابع انسانی خود، باید از همان ابتدا با برنامه‌ریزی یادگیری و توسعه شروع کنید.
- مرحله ۱: اهداف خود را تعریف کنید. اهداف و مقاصد چارچوب یادگیری و توسعه شما چیست؟
- مرحله ۲: شایستگی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز را شناسایی کنید. بفهمید سازمان شما در کجا قرار دارد، به کجا می‌رود و مهارت‌هایی که نیروی کار شما در حال حاضر دارد چیست. در مرحله بعد، شایستگی‌های مورد نیاز برای دستیابی به اهداف شرکت خود را شناسایی کنید. تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی در این زمینه مفید است.
- مرحله ۳: با کارمندان خود صحبت کنید. با همه کارمندان گفتگوهای تک به تک داشته باشید یا از مدیران مستقیم بخواهید این کار را انجام دهند. این گفتگوها به شما بینش ارزشمندی در مورد اهداف و آرزوهای شغلی هر فرد می‌دهد و همچنین یک نقطه شروع طبیعی برای ایجاد برنامه‌های توسعه فردی است .
- مرحله ۴: ایجاد یک چارچوب آموزشی. بر اساس تحلیل شکاف مهارتی و نیازهای سازمان و کارکنان آن، می‌توانید مجموعه‌ای از مطالب و دوره‌های آموزشی مفید ایجاد کنید. این مجموعه باید شامل مطالبی باشد که مدیران خط می‌توانند به تیم‌های خود توصیه کنند، و همچنین دوره‌هایی که کارکنان می‌توانند در آنها شرکت کنند. حتماً هرگونه آموزش اجباری مربوط به انطباق با قوانین را که همه کارکنان ملزم به گذراندن آن هستند، در آن بگنجانید.
- مرحله ۵: به توسعه برنامه‌های توسعه شخصی کمک کنید. با هر کارمند همکاری کنید تا یک برنامه توسعه شخصی را به عنوان بخشی از فرآیند رشد مداوم خود ایجاد کند. از طریق منابعی مانند مربیان، کوچ‌ها، الگوها و ابزارهای هوش مصنوعی مولد با دستورالعمل‌های عملی، پشتیبانی ارائه دهید. این برنامه‌ها را مستندسازی و پیگیری کنید تا پیشرفت را در طول زمان رصد کنید.
۱۰. یک برنامه بلندمدت منابع انسانی ایجاد کنید
در یک فرآیند برنامه‌ریزی منابع انسانی شرکت کنید تا نیازهای سازمان خود را از نظر مهارت‌ها و قابلیت‌ها و همچنین جدول زمانی از منظر بلندمدت شناسایی کنید. ایجاد چنین برنامه‌ای به شما در اولویت‌بندی و مدیریت بودجه منابع انسانی کمک می‌کند .
این به شما نشان می‌دهد که ابتدا باید روی کدام یک از مؤلفه‌های ذکر شده در بالا تمرکز کنید. به عنوان مثال، اگر سازمان شما به سرعت در حال رشد است، باید یک فرآیند استخدام و پذیرش قوی را در اولویت قرار دهید. تنها زمانی می‌توانید به درستی اولویت‌بندی کنید که نیازهای شرکت خود را درک کرده و آنها را در یک جدول زمانی ترسیم کنید.
۱۱. تصمیم بگیرید چه زمانی تیم منابع انسانی خود را گسترش دهید
در نهایت، شما نیاز به گسترش بخش منابع انسانی خود خواهید داشت. اینکه ابتدا چه کسی را استخدام می‌کنید، به نیازهای فوری شما بستگی دارد. اگر به سرعت در حال رشد هستید، یک استخدام‌کننده ممکن است اولویت اصلی شما باشد. اگر سیستم‌های شما آماده هستند اما برای عملیات روزانه به کمک نیاز دارید، یک دستیار یا مدیر منابع انسانی می‌تواند منطقی‌تر باشد.
قبل از استخدام از خارج از شرکت، به امکانات داخلی نیز توجه کنید. ممکن است شرکت از قبل کارمندانی داشته باشد که بتوانند برخی از مسئولیت‌های منابع انسانی را بر عهده بگیرند، یا بخواهند در حوزه منابع انسانی مشغول به کار شوند .
از طرف دیگر، می‌توانید با استخدام یک متخصص منابع انسانی که می‌تواند نقش‌های ترکیبی (مثلاً استخدام و فعالیت‌های روزانه منابع انسانی) را انجام دهد، شروع کنید. باز هم، همه اینها به نیازهای سازمان شما بستگی دارد.
تنظیم چک لیست واحد منابع انسانی
برای کمک به شما در شروع ساخت یک واحد منابع انسانی، یک الگوی چک لیست قابل دانلود ایجاد کرده‌ایم. این الگو تمام مراحل ذکر شده در بخش «چگونه یک واحد منابع انسانی بسازیم» را پوشش می‌دهد
چک‌لیست ایجاد واحد منابع انسانی
ایجاد یک دپارتمان منابع انسانی (HR) قوی و کارآمد، یکی از ارکان اساسی رشد و پایداری هر سازمان است. این فرآیند نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، توجه به جزئیات و رعایت استانداردهای قانونی و حرفه‌ای است. در ادامه، مراحل کلیدی برای راه‌اندازی یک دپارتمان منابع انسانی به‌صورت یکپارچه و بدون استفاده از جدول ارائه شده است.
۱. ارزیابی وضعیت فعلی منابع انسانی
اولین قدم، بررسی دقیق وضعیت فعلی فرآیندها و ابزارهای منابع انسانی در سازمان است. این شامل شناسایی ابزارهای HR که در حال حاضر استفاده می‌شوند، ارزیابی وظایفی است که مدیران خطی در حال انجام آن هستند، و بررسی سیاست‌های موجود به منظور شناسایی شکاف‌ها یا موارد منسوخ. همچنین توصیه می‌شود که به منظور پرهیز از اشتباهات رایج و یادگیری بهترین روش‌ها، در یک دوره معتبر گواهینامه متخصص منابع انسانی (HR Generalist Certificate Program) شرکت کنید.
۲. ساماندهی پرونده‌های کارکنان و ایجاد فرآیند نگهداری اسناد
ساخت یک سیستم متمرکز و قابل دسترس برای اسناد کارکنان از اهمیت بالایی برخوردار است. برای هر کارمند، یک پرونده الکترونیکی ایجاد کنید و اسناد مربوط به استخدام، فرم‌های صلاحیت، اسناد حقوق و دستمزد، و مدارک عملکرد را جمع‌آوری نمایید. همکاری با تیم فناوری اطلاعات (IT) برای راه‌اندازی یک سیستم ذخیره‌سازی الکترونیکی امن و مطمئن ضروری است.
۳. تدوین سیاست‌های منابع انسانی
سیاست‌های HR باید به‌صورت شفاف و جامع تدوین شوند. سیاست‌های اساسی باید موضوعاتی مانند مرخصی، ساعات کاری، سیاست ضدآزارش، محرمانگی و استفاده از هوش مصنوعی (AI) را پوشش دهند. سیاست‌های مرتبط را با یکدیگر ترکیب کنید و آنها را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که برای کارکنان به راحتی قابل دسترسی و درک باشند.
۴. ایجاد زیرساخت‌های استخدام و آموزش اولیه (Onboarding)
فرآیند استخدام باید استاندارد شده و مراحل آن به‌خوبی تعریف شوند. مسئولیت‌ها در این فرآیند باید به‌وضوح مشخص شوند. همچنین، شرح شغل، راهنمای مصاحبه و اسناد مربوط به آموزش اولیه باید از پیش آماده شوند. فرآیند آموزش اولیه را به پنج مرحله تقسیم کنید: پیش‌آموزش (Pre-boarding)، روز اول، هفته اول، ۹۰ روز اول و پایان سال اول همکاری.
۵. مستندسازی حقوق، دستمزد و مزایا
لیستی از تمامی مزایا و بسته‌های حقوقی و دستمزدی که در حال حاضر به کارکنان ارائه می‌شود — شامل موارد اجباری و اختیاری — تهیه کنید. اطمینان حاصل کنید که تمامی سیاست‌ها از نظر قانونی مطابقت دارند و به‌خوبی به کارکنان ابلاغ شده‌اند. همچنین، در نظر داشته باشید که یک چارچوب “پاداش کلی” (Total Rewards) ایجاد کنید که علاوه بر مزایای مالی، شامل انگیزه‌های غیرنقدی مانند رشد شغلی، قدردانی و تعادل بین کار و زندگی نیز باشد.
۶. بررسی ابزارها و شناسایی نیازها
ابزارهای مورد نیاز برای مدیریت فرآیندهای HR — از جمله انطباق با قوانین، استخدام، مدیریت اطلاعات کارکنان، ارزیابی عملکرد و یادگیری — را شناسایی و اولویت‌بندی کنید. پلتفرم‌هایی را انتخاب کنید که نه تنها به نیازهای فعلی سازمان پاسخ دهند، بلکه قابلیت رشد و تطبیق با گسترش آینده سازمان را نیز داشته باشند.
۷. بررسی دستورالعمل‌های انطباق (Compliance)
قوانین کار، مقررات بهداشت و ایمنی، و مسائل مربوط به کار از راه دور را با دقت بررسی کنید. اطمینان حاصل کنید که سیاست‌های شما شامل حداقل دستمزد، ساعات کاری، مرخصی، عدم تبعیض و مسائل ایمنی هستند. در صورت لزوم، با یک وکیل متخصص در حقوق کار مشورت کنید تا از ریسک‌های قانونی جلوگیری شود.
۸. تهیه کتابچه راهنمای کارکنان
یک کتابچه راهنمای جامع کارکنان تهیه کنید که شامل مأموریت، ارزش‌های سازمانی، سیاست‌های داخلی، مزایا و انتظارات رفتاری باشد. برای تسریع در فرآیند تدوین، می‌توانید از ابزارهای آنلاین یا پلتفرم‌های هوش مصنوعی (AI) کمک بگیرید.
۹. ایجاد برنامه یادگیری و توسعه (L&D)
اهداف یادگیری و توسعه را تعریف کنید و آنها را با استراتژی کلی سازمان همسو نمایید. با انجام تحلیل شکاف مهارتی (Skills Gap Analysis)، مهارت‌ها و توانایی‌های مورد نیاز برای دستیابی به اهداف سازمانی را شناسایی کنید. با کارکنان گفت‌وگو کنید تا اهداف شغلی آنها را درک کنید و برنامه‌های توسعه فردی (IDP) برای آنها طراحی نمایید. یک کتابخانه آموزشی ایجاد کنید و شامل آموزش‌های اجباری مربوط به انطباق قانونی نیز باشد.
۱۰. تهیه یک برنامه بلندمدت منابع انسانی
نیازهای آینده سازمان در حوزه منابع انسانی را پیش‌بینی کنید و اولویت‌بندی کنید که چه اجزایی را باید اولویت اول ساخت و توسعه قرار داد. برنامه‌ریزی HR خود را با زمان‌بندی‌ها، بودجه و رشد سازمانی هماهنگ کنید.
۱۱. تصمیم‌گیری در مورد گسترش تیم منابع انسانی
زمانی که بار کاری تیم HR افزایش یابد، لحظه مناسبی برای گسترش تیم فرا رسیده است. ابتدا به دنبال گزینه‌های داخلی یا نقش‌های ترکیبی (Hybrid Roles) باشید و تنها در صورت نیاز، به استخدام نیروی جدید از بیرون اقدام کنید.
برای جمع بندی
ایجاد یک بخش منابع انسانی مؤثر، کلید موفقیت بلندمدت هر سازمانی است. اگر در حال کشف چگونگی ایجاد یک بخش منابع انسانی از صفر هستید، چه با هیچ چیز شروع کنید و چه در یک استارتاپ در حال رشد، این مقاله و رویکرد گام به گام آن می‌تواند به شما در این فرآیند کمک کند.
