مدیریت ضعیف زمان و تضعیف رهبری
اجازه ندهید مدیریت ضعیف زمان ، رهبری شما را تضعیف کند
اشتباه شماره ۱: واگذاری کار بدون درک درست از ظرفیت تیم. ۳
اشتباه شماره ۲: درخواست کمک در آخرین لحظه برای کارهایی که از قبل می‌دانستید. ۴
اشتباه شماره ۳: عدم تعیین اولویت‌ها و مرزها با مدیریت ارشد. ۴
اشتباه شماره ۴: عدم دسترسی به تیم. ۵
اشتباه شماره ۵: عدم تقدیر و بازخورد مثبت.. ۶
اجازه ندهید مدیریت ضعیف زمان ، رهبری شما را تضعیف کند
نویسنده: الیزابت گریس ساندرز
تاریخ: ۵ فوریه ۲۰۲۵
Harvard business review
اجازه ندهید مدیریت ضعیف زمان، رهبری شما را تضعیف کند
خلاصه:
بر اساس نظرسنجی انجمن مدیریت منابع انسانی (SHRM)، ۸۴٪ از کارکنان معتقدند که مدیران ضعیف‌آموزش‌دیده، کار و استرس غیرضروری ایجاد می‌کنند. و مدیریت ضعیف زمان یکی از عوامل اصلی این مسئله است. وقتی شما کنترل زمان خود را در دست نداشته باشید، ممکن است تیم خود را بیش از حد تحت فشار قرار دهید، شرایط اضطراری غیرضروری ایجاد کنید و از ارائه حمایت‌های ضروری غافل شوید. حتی اگر با نیت خوب و سخت‌کوشی کار کنید، ممکن است ناخواسته باعث استرس یا کاهش انگیزه کارکنان خود شوید. به عنوان یک مدیر، شما موظف هستید که به خود و تیم‌تان متعهد شوید و این پنج اشتباه رایج در مدیریت زمان را بهبود بخشید:
- واگذاری کار بدون درک درست از حجم کاری تیم
- درخواست کمک در آخرین لحظه
- عدم تعیین مرزها با مدیریت ارشد
- عدم دسترسی به کارکنان
- عدم تقدیر و بازخورد مثبت
احتمالاً صبح که از خواب بیدار می‌شوید، به این فکر نمی‌کنید که “چگونه می‌توانم کارکنانم را ناراحت کنم؟” اما بر اساس نظرسنجی SHRM، ۸۴٪ از کارکنان معتقدند که مدیران ضعیف‌آموزش‌دیده، کار و استرس غیرضروری ایجاد می‌کنند، و یکی از سه مهارت اصلی که آن‌ها می‌توانند بهبود بخشند، “مدیریت زمان و تفویض اختیار” است. از تجربیات من با مشتریانم در زمینه مربیگری مدیریت زمان، مدیریت ضعیف زمان یکی از عوامل اصلی در مدیریت بد است. وقتی شما کنترل زمان خود را در دست نداشته باشید، ممکن است تیم خود را بیش از حد تحت فشار قرار دهید، شرایط اضطراری غیرضروری ایجاد کنید و از ارائه حمایت‌های ضروری غافل شوید.
اگر با مدیریت زمان مشکل دارید، احتمالاً این مسئله تأثیر منفی بر تیم شما خواهد داشت. در حالت خفیف، ممکن است تیم شما به شوخی بپذیرد که شما همیشه ۱۰ دقیقه دیر به جلسات می‌رسید. اما در حالت شدید، ممکن است افرادی که برای شما کار می‌کنند را دچار مشکلات جدی کنید: من مشتریانی داشته‌ام که به دلیل مدیران با مشکلات حاد مدیریت زمان، دچار اضطراب، افسردگی، فشار خون بالا، مشکلات فک و حتی تشدید بیماری‌های خودایمنی شده‌اند.
اشتباه شماره ۱: واگذاری کار بدون درک درست از ظرفیت تیم
به عنوان یک مدیر، شما باید کارها را به اعضای تیم خود واگذار کنید. اما زمانی می‌رسد که افرادی که به شما گزارش می‌دهند، به حد ظرفیت خود یا حتی بیش از آن می‌رسند. وقتی متوجه نمی‌شوید که آن‌ها به حد ظرفیت خود رسیده‌اند، خطر اضافه‌کاری غیرقابل تحمل، کاهش کیفیت کار و در برخی موارد، فلج شدن تیم به دلیل احساس شکست را به وجود می‌آورید.
برای جلوگیری از این مشکلات، یک فضای مرکزی ایجاد کنید تا بتوانید کارهایی که هر فرد انجام می‌دهد، وظایفی که واگذار کرده‌اید و میزان ظرفیت باقی‌مانده آن‌ها را ثبت کنید. می‌توانید از ابزارهایی مانند Outlook Tasks یا Todoist برای ایجاد یک لیست وظایف مشترک برای هر کارمند استفاده کنید. یا اگر پروژه‌های بزرگ‌تری را مدیریت می‌کنید، از ابزارهایی مانند Microsoft Project، Asana و Monday.com استفاده کنید.
سپس، این سیستم‌های مدیریت وظایف را به طور منظم با تیم خود بررسی کنید. می‌توانید این کار را در جلسات هفتگی یا جلسات فردی انجام دهید. و اگر اعضای تیم نگرانی‌ای مطرح کردند، آن‌ها را نادیده نگیرید یا انتظار نداشته باشید که “فقط با آن کنار بیایند”. به آن‌ها کمک کنید تا اولویت‌ها را تعیین کنند، مرزها را مشخص کنند و کارآمدتر باشند.
اشتباه شماره ۲: درخواست کمک در آخرین لحظه برای کارهایی که از قبل می‌دانستید
ایجاد شرایط اضطراری غیرضروری به این دلیل که به موقع به تیم خود اطلاع نداده‌اید، آن‌ها را به سرعت به سمت فرسودگی می‌برد. بله، گاهی اوقات شرایطی پیش می‌آید که کارها در آخرین لحظه باید انجام شوند. اما در سایر مواقع، از این استراتژی‌ها استفاده کنید:
به محض اینکه از یک کار جدید مطلع شدید، از خود بپرسید: آیا می‌توانم این کار را واگذار کنم؟ اگر پاسخ مثبت است، این کار را در اسرع وقت انجام دهید. به عنوان مثال، می‌توانید بلافاصله یک ایمیل را با یادداشتی برای کارمند خود ارسال کنید و از او بخواهید زمانی را برای بحث در مورد نحوه انجام کار تنظیم کند.
برای پروژه‌های بزرگ‌تر، باید نقشه‌های کلی وجود داشته باشد که تحویل‌های کلیدی و نقاط عطف را مشخص کند. اگر چنین نقشه‌هایی وجود ندارند، با تیم خود همکاری کنید تا آن‌ها را ایجاد کنید. شما به یک سند واضح و یکپارچه از مهلت‌ها، کارهایی که باید تا آن تاریخ انجام شوند، مسئولان انجام کار و افرادی که باید کار را تأیید کنند، نیاز دارید.
اشتباه شماره ۳: عدم تعیین اولویت‌ها و مرزها با مدیریت ارشد
اگر به هر درخواستی از سوی رئیس خود “بله” بگویید، تیم شما بیش از حد تحت فشار قرار خواهد گرفت. یکی از بهترین راه‌هایی که می‌توانید به تیم خود خدمت کنید، این است که در مورد بالاترین اولویت‌های آن‌ها که با اهداف استراتژیک بخش شما هماهنگ است، شفاف باشید. (اگر از استراتژی‌های بالا استفاده کنید، این نقشه‌ها را از قبل خواهید داشت.)
سپس، وقتی پروژه‌ها یا ابتکارات جدید مطرح می‌شوند، به جای اینکه بلافاصله آن‌ها را به عنوان کارهای اضافی بپذیرید، با مدیریت ارشد در مورد اینکه آیا این موارد جدید اولویت بالاتری نسبت به کارهای فعلی تیم دارند یا خیر، گفت‌وگو کنید. این می‌تواند به این شکل باشد: “این ایده عالی به نظر می‌رسد، اما به نظر من اولویت‌های استراتژیک ما در این فصل A، B و C هستند. آیا اولویت‌های ما تغییر کرده‌اند یا باید این ابتکار جدید را به فصل بعد موکول کنیم؟” یا “تیم من در حال حاضر به حد ظرفیت خود رسیده است. چه کاری را باید کم‌اهمیت‌تر کنیم تا فضایی برای این پروژه جدید ایجاد شود؟”
ممکن است مدیران ارشد همیشه از این مقاومت استقبال نکنند، اما تیم شما قدردان خواهد بود.
اشتباه شماره ۴: عدم دسترسی به تیم
اکثر افراد دوست ندارند که به آن‌ها ریزمدیریت شود. اما آن‌ها می‌خواهند بدانند که در مواقع نیاز می‌توانند به شما دسترسی داشته باشند. این را در برنامه خود بگنجانید و جلسات منظم فردی با اعضای تیم خود ترتیب دهید تا آن‌ها احساس کنند زمان اختصاصی برای پرسش‌ها، دریافت بازخورد و هماهنگی اولویت‌ها دارند. می‌توانید با برخی افراد چند بار در هفته و با برخی دیگر ماهی یک بار ملاقات کنید. این جلسات را به عنوان رویدادهای تکرارشونده علامت‌گذاری کنید و سعی کنید آن‌ها را تا حد امکان لغو نکنید.
علاوه بر این، “ساعات اداری” تعیین کنید که در آن‌ها درب دفتر شما (چه فیزیکی و چه مجازی) به روی تیم باز باشد. از این زمان برای انجام کارهای ساده مانند ایمیل استفاده کنید تا بتوانید به راحتی توجه خود را به کسی که از این زمان استفاده می‌کند، معطوف کنید. و اگر کسی برای کمک به شما مراجعه کرد، بلافاصله به او توجه کامل خود را بدهید.
به اعضای تیم خود اطلاع دهید که در مواقع اضطراری چگونه می‌توانند با شما تماس بگیرند و تا حد امکان پاسخگو باشید. لازم نیست همیشه در دسترس باشید، اما مواقعی وجود دارد که آن‌ها واقعاً به پاسخ فوری نیاز دارند. در چنین مواردی، به آن‌ها اطلاع دهید که آیا پیامک، پیام فوری یا روش دیگری برای ارتباط بهتر است.
اشتباه شماره ۵: عدم تقدیر و بازخورد مثبت
ممکن است پاسخ دادن به هر یک از اعضای تیم در مورد هر پروژه زمان‌بر باشد. اما کمی قدردانی می‌تواند تأثیر زیادی داشته باشد. داده‌های گالوپ نشان می‌دهد که در میان افرادی که در هفته گذشته بازخورد معناداری دریافت کرده‌اند، ۸۰٪ به طور کامل درگیر کار بوده‌اند.
اگر در تلاش برای همگام شدن با کارها، در قدردانی از تیم خود مشکل دارید، کار را کوچک شروع کنید. این می‌تواند به سادگی تأیید دریافت یک تحویل با گفتن “خیلی ممنون. دریافتش کردم و بررسی خواهم کرد.” باشد. این کار می‌تواند از بی‌انگیزه شدن اعضای تیم شما جلوگیری کند، زیرا وقتی چیزی را برای شما ارسال می‌کنند و هیچ پاسخی دریافت نمی‌کنند، ممکن است فکر کنند که شما به کار آن‌ها اهمیت نمی‌دهید یا آن‌ها کار را بد انجام داده‌اند.
وقتی فرصتی برای بررسی چیزی داشتید و احساس کردید که کسی کار خوبی انجام داده است، بازخورد مثبت را به صورت حضوری یا از طریق پیام ارائه دهید. گاهی اوقات آنقدر روی انجام یک کار و رفتن به سراغ کار بعدی متمرکز می‌شوید که فراموش می‌کنید فردی در طرف دیگر ایمیل قرار دارد. هرگز فرض نکنید که افراد می‌دانند که شما از کار آن‌ها قدردانی می‌کنید.
فایل اصل مقاله را از اینجا دانلود کنید: Don’t Let Bad Time Management Undermine Your Leadership
در نهایت، در مواقع مناسب، اعتبار را به کسی که سزاوار آن است بدهید. قبل از ارائه‌ها، چند دقیقه وقت بگذارید و فکر کنید که چه کسانی بیشترین مشارکت را در پروژه داشته‌اند. اگر چیزی نتیجه کار تیمی بوده است، یادآوری این موضوع می‌تواند احتمال احساس ناراحتی کارکنان را به شدت کاهش دهد.
اگر یکی یا بیشتر از این پنج مشکل را در رفتار مدیریتی خود تشخیص می‌دهید، اکنون زمان خوبی برای اقدام است. وقتی زمان خود را منظم کنید، واقع‌بین‌تر و محترمان‌تر با زمان اعضای تیم خود رفتار خواهید کرد. استرس کمتری خواهید داشت و تیم شما از شما تشکر خواهد کرد.
لیزابت گریس ساندرز مربی مدیریت زمان و بنیانگذار Real Life E Time Coaching & Speaking است. او نویسنده کتاب‌های *How to Invest Your Time Like Money* و *Divine Time Management* است. اطلاعات بیشتر را در RealLifeE.com بیابید.
