بهترین مثال فرآیند جامعه پذیری برای الهام بخشیدن به شما
بهترین مثال فرآیند جامعه پذیری برای الهام بخشیدن به شما
۹۰ روز – این مدت زمانی است که ۳۰٪ از کارگران در یک شغل جدید قبل از ترک کار دوام آورده اند، تا حدی به دلیل فرآیندهای بیش از حد پیچیده جامعه پذیری . چگونه می توانید از انتقال آرام برای استخدام های جدید و به طور کلی تجربه بهتر کارمند اطمینان حاصل کنید؟
جامعه پذیری
به عنوان یک متخصص منابع انسانی، کار شما زمانی انجام نمی شود که یک نامزد پیشنهادی را بپذیرد و قرارداد خود را امضا کند. ۸۱ درصد از افرادی که تازه استخدام شده‌اند می‌گویند که در حین حضور در شرکت فعلی‌شان احساس می‌کنند تحت تأثیر اطلاعات قرار گرفته‌اند، در حالی که تنها ۲۹ درصد احساس می‌کنند که پس از ورود به سیستم، کاملاً برای نقش جدید خود آماده هستند.
این امر بر اهمیت یک فرآیند پذیرش موثر برای استخدام‌های جدید تاکید می‌کند که اغلب منجر به بهبود مشارکت، انگیزه، بهره‌وری و حفظ کارکنان می‌شود. این مقاله به ۱۹ نمونه فرآیند ورود کارمندان می‌پردازد که می‌توانید آنها را در استراتژی خود بکار بگیرید.
فرآیند جامعه پذیری چیست؟
فرآیند پذیرش به استخدام جدید کمک می کند تا با نقش ها، همکاران و مدیران و همچنین فرهنگ و سیاست های شرکت آشنا شود. هدف این فرآیند کمک به افراد جدید برای عملیاتی شدن و آمادگی برای موفقیت در نقش خود در سریع ترین زمان ممکن است.
در عین حال، باید پایه محکمی برای روابط حرفه‌ای آنها با گذاشتن یک تاثیر مثبت و ماندگار در آنها ایجاد کند. تا پایان برنامه حضور، کارکنان باید به طور کامل در تیم خود ادغام شوند و بتوانند کار خود را به طور مؤثر و مستقل انجام دهند.
در طول فرآیند، منابع انسانی مستندات و الزامات قانونی لازم را انجام می دهد و در صورت نیاز از مدیران پشتیبانی می کند.
چرا یک فرآیند جامعه پذیری خوب مهم است؟
یک فرآیند خوب پذیرش کارمند بسیار مهم است، زیرا پایه و اساس مشارکت کارکنان جدید را ایجاد می کند و توانایی آنها را برای مشارکت مؤثر افزایش می دهد. پذیرش جامع به آنها کمک می‌کند احساس استقبال و ارزشمندی کنند، که می‌تواند منجر به رضایت شغلی بالاتر و گردش مالی کمتر شود.
به‌علاوه، یک فرآیند کارآمد سوار شدن می‌تواند به کاهش اشتباهات و افزایش بهره‌وری از همان ابتدا با ارائه آموزش‌ها و منابع ساختاریافته به استخدام‌کنندگان جدید کمک کند. همچنین می‌تواند انتقال آرام به نقش‌ها و تیم‌های جدید برای استخدام‌های جدید و همچنین همسویی با اهداف سازمانی را تضمین کند.
۱۹ مثال فرآیند جامعه پذیری برای منابع انسانی
این بخش نمونه‌های مختلف فرآیند ورود کارکنان را بررسی می‌کند، که هر کدام بخش متفاوتی از فرآیند کلی ورود به سیستم را پوشش می‌دهند.
مثال ۱: توسعه طرح حضوری
یک طرح حضور در سازمان به ایجاد یک فرآیند ساخت‌یافته برای کارمندان و مدیران آنها کمک می‌کند. در حالت ایده‌آل، شما چارچوبی را ارائه می‌دهید تا مدیر استخدام‌کننده جدید بتواند از آن برای برنامه‌ریزی فعالیت‌های مربوطه استفاده کند.
یک برنامه ورود معمولاً شامل مراحل زیر است:
- پیش از شروع
- روز اول
- هفته اول
- ۹۰ روز اول
- سال اول.
مثال ۲: قرارداد بین منابع انسانی و استخدام‌های جدید
فرآیند پیش از شروع رسمی باید به محض امضای قرارداد کاری توسط یک استخدام جدید آغاز شود . اولین کاری که باید انجام دهید این است که یک نفر از تیم افراد قراردادشان را برای توضیح جزئیات کلیدی و پاسخگویی به سوالاتی که ممکن است داشته باشند، راهنمایی کند.
با آنها ملاقاتی ترتیب دهید تا در مدت کوتاهی پس از امضای قرارداد و ارسال آن، در مورد قرارداد بحث کنید. بسته به اینکه کارمند جدید در کجا مستقر است و ترجیحات شخصی آنها، جلسه می تواند به صورت مجازی یا حضوری برگزار شود.
مثال ۳: فعالیت های قبل از سفر
آمارها و روندهای اخیر استخدام کارکنان نشان می دهد که شرکت هایی با یک فرآیند جامعه پذیری قوی می توانند نرخ حفظ کارمندان خود را تا ۸۲٪ افزایش دهند و تعداد افراد غیر شروع کننده را به حداقل برسانند.
Preboarding دو هدف اصلی دارد:
۱٫ اولاً، برای اینکه استخدام‌های جدید را درگیر و هیجان زده نگه دارید تا نقش جدید خود را از لحظه امضای قراردادشان شروع کنند.
۲٫ ثانیاً، هدف آن این است که اطلاعات لازم را در اختیار آنها قرار دهد تا آنها را برای اولین روز خود آماده کند (به عنوان مثال، اطلاعات تماس مدیر آنها، فرم‌های مدیریتی که باید تکمیل کنند، و غیره).
برای پیشبرد موفقیت آمیز این نکات را دنبال کنید:
- اطمینان حاصل کنید که استخدام جدید یک ایمیل خوش آمد دریافت می کند
- مدارک استخدامی لازم را برایشان ارسال کنید
- به مدیر خود یادآوری کنید که در مورد آنها به تیم اطلاع دهد
- در دسترس باشید و در تماس باشید
- در صورتی که شرکت شما از سیستم همراه حضوری استفاده می کند، مطمئن شوید که دوستانشان با آنها تماس می گیرد.
مثال ۴: ایمیل خوش آمدگویی و بسته ورود
ایمیل خوش آمدگویی و بسته ورود به هواپیما بخش‌های اساسی فرآیند ورود کارمندان به محیط کار هستند. آنها می‌توانند لحن مثبتی داشته باشند و اطلاعات ضروری را قبل از اولین روز استخدام جدید ارائه دهند.
یک ایمیل خوش‌آمدگویی شخصی‌شده و بسته‌ای که با دقت آماده شده است ارسال کنید که شامل مأموریت، چشم‌انداز، و ارزش‌های سازمان و یک مرور کلی از روز یا هفته استخدام جدید است. حتماً اطلاعات تماس مربوطه و یک کپی از دفترچه راهنمای کارمند را نیز درج کنید.
۱۹ مثال فرایند جامعه پذیری
مثال ۵: سیستم دوستان در حال نصب
یک سیستم رفاقتی در محل کار می تواند راهی عالی برای ایجاد یک تاثیر اولیه قوی در مورد استخدام های جدید باشد و به آنها کمک کند تا احساس استقبال و حمایت کنند. استفاده از سیستم رفقای داخلی دارای مزایای متعددی است، مانند:
- ادغام سریع‌تر استخدام‌های جدید در فرهنگ سازمانی
- یادگیری گاه به گاه بیشتر از طریق اجتماعی شدن
- افزایش حفظ کارکنان
- تعامل کارکنان بهبود یافته است.
هنگام توسعه یک سیستم دوستان همراه، با تعیین معیارهایی برای انتخاب دوستان و جفت کردن آنها با افراد جدید (مثلاً نقش ها یا پیشینه های مشابه) شروع کنید. اطمینان حاصل کنید که دوستانی که انتخاب می کنید آموزش و چک لیستی از وظایف را دریافت می کنند تا آنها را برای نقش خود آماده کنید.
هنگامی که آنها شروع به کار با افراد جدید استخدام کردند، به طور مرتب با هر دو طرف تماس بگیرید تا بازخورد جمع آوری کنید و در صورت لزوم حمایت کنید.
مثال ۶: روز جهت گیری
جهت گیری روز حول محور جهت گیری کارمند جدید (NEO) متمرکز است که بر آشنایی افراد جدید با محیط کار، فرآیندها و روابط آنها در طول روز یا هفته اول تمرکز دارد.
هدف اصلی NEO موثر کاهش استرس افراد جدید و ارائه شفافیت در مورد انتظارات آنها در هفته ها و ماه های آینده است. برخی از بهترین شیوه های NEO که باید در نظر گرفته شوند عبارتند از:
- اطمینان از اینکه محیط کار و تجهیزات جدید استخدام شده قبل از رسیدن آنها کاملاً آماده است
- معرفی آنها به همکاران و مدیر جدیدشان
- استفاده از چک لیست های دقیق برای اطمینان از انجام تمام وظایف NEO
- در مورد انتظارات با آنها به وضوح بحث کنید و به سؤالات آنها پاسخ دهید
- جمع آوری بازخورد از آنها برای بهبود مستمر NEO شما.
مثال ۷: برنامه ۳۰-۶۰-۹۰ روزه
یک برنامه ۳۰-۶۰-۹۰ روزه که به خوبی طراحی شده است به کارکنان جدید و مدیران آنها کمک می کند تا دوره حضور را طی کنند. این ساختار و وضوح پیرامون فرهنگ شرکت و انتظارات شغلی را فراهم می کند تا آنها را برای سه ماه اول حضور در سازمان به خوبی آماده کند. جنبه های زیر را در طرح در نظر بگیرید:
- ۳۰ روز اول: ماه اول در مورد کمک به استخدام جدید است تا به نقش خود بپردازند و شرکت را بهتر بشناسند.
- ۳۰ روز بعدی: تا پایان ماه دوم، کارمند باید عضوی فعال در تیم باشد و درک کامل تری از اصول کسب و کار از جمله نقاط دردناک آن داشته باشد.
- ۳۰ روز آخر: کارمند باید کاملاً همراه باشد، به کسب و کار ارزش افزوده و در تیم و فرهنگ ادغام شود.
AIHR یک الگوی قابل دانلود از یک برنامه ۳۰-۶۰-۹۰ روزه ایجاد کرده است که می توانید از آن برای کمک به ایجاد یک برنامه مشابه برای سازمان خود و استخدام کنندگان جدید آن استفاده کنید.
دانلود الگو: ۳۰-۶۰-۹۰-Day-Plan-Template-Excel
مثال ۸: هفته اول
هفته اول یک استخدام جدید عمدتاً ادامه روز اول آنهاست زیرا هنوز با نقش، تیم و محیط کاری خود آشنا می شوند. در طول این مدت، آنها جلسات فردی با همکاران مستقیم، یادگیری عمیق‌تر سیستم‌ها و ابزارهای مورد نیاز برای استفاده و بررسی منظم با مدیر مستقیم و مدیر استخدام خواهند داشت.
به عنوان بخشی از تیم منابع انسانی، باید مشخصات آنها را از طریق پلتفرم ارتباط داخلی سازمان خود با سایر اعضای شرکت به اشتراک بگذارید. علاوه بر این، مطمئن شوید که آنها را با سیستم‌ها و فرآیندهای مربوط به کارمندان (به عنوان مثال، جزئیات حقوق و دستمزد و درخواست‌های مرخصی) آشنا کرده‌اید.
مثال ۹: یک تور شرکتی به یاد ماندنی
یک تور شرکتی به خوبی به خلاقیت و عناصر تعاملی کمک می کند. در حالت ایده‌آل، شما می‌خواهید که یک عضو تیم کاریزماتیک یا یکی از دوستان جدید استخدام شده این کار را انجام دهد تا بتوانند حکایات جالبی درباره شرکت به اشتراک بگذارند. تجربه را با گنجاندن یک کیسه سواگ با اقلام مفید برند شرکت مانند لیوان قهوه، لوازم التحریر یا یک USB افزایش دهید.
برای استخدام‌های جدید که در محل یا تحت یک ترتیب ترکیبی کار می‌کنند، امکانات اداری (اتاق‌های استراحت، مناطق تفریحی و غیره) را به نمایش بگذارید و تعامل با بخش‌های مختلف را تسهیل کنید.
برای کارمندان کاملاً از راه دور، می‌توانید از تورهای ویدیویی ۳۶۰ درجه تعاملی برای تجربه‌ای فراگیر استفاده کنید و آنها را با ابزارهای ارتباطی و همکاری از راه دور که شرکتتان استفاده می‌کند آشنا کنید. حتماً جلسات مجازی نیز بین آنها و مدیران و اعضای تیم ترتیب دهید.
نکته HR
فعالیت‌های عضوگیری برای استخدام جدید می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- یک ناهار خوش آمدگویی یا استراحت قهوه با تیم خود
- یک تور تعاملی در محل کار
- پیام ویدیویی خوش آمدگویی از بنیانگذار(های) شرکت
- مقدمه ای بر برنامه حضور ۳۰-۶۰-۹۰ روزه آنها با مدیرشان
- یک برنامه جهت یابی جذاب
مثال ۱۰: معرفی تیم و رویدادهای اجتماعی
برای اینکه یک کارمند جدید احساس خوش آمد گویی بیشتری داشته باشد و به آنها کمک کنید تا در اسرع وقت در تیم خود ادغام شوند، از هفته اول به بعد با همه افراد تیم یک به یک راه اندازی کنید.
به خاطر داشته باشید که مدیر استخدام باید همیشه در اولین روز خود حضور داشته باشد تا از آنها در شرکت استقبال کند و سایر اعضای تیم را تشویق کند که در دفتر حضور داشته باشند تا همین کار را انجام دهند. برای استخدام‌های جدید کاملاً از راه دور، به تیم‌هایشان یادآوری کنید که یک سنت خوش‌آمدگویی به همان اندازه جذاب ایجاد کنند.
مثال ۱۱: نصب از راه دور
نصب از راه دور چالش های مختلفی را برای سازمان ها و متخصصان منابع انسانی ایجاد می کند. اینها شامل برقراری ارتباط و ارتباطات قوی با اعضای تیم و مدیران و همچنین یکپارچگی روان با فرهنگ شرکت است. برای بهینه سازی نصب از راه دور، مطمئن شوید که:
- افراد جدید استخدام شده را به صورت مجازی با دوستان خود در ارتباط باشید تا یک کانال ارتباطی قابل اعتماد باز کنند تا آنها بدانند با چه کسی و چگونه تماس بگیرند.
- پشتیبانی مهم IT را ارائه دهید. کارمندان IT مربوطه باید بتوانند در مورد بهترین روش برای تسهیل این امر برای استخدام از راه دور و اینکه آنها برای نصب از راه دور به چه فناوری نیاز دارند، به شما توصیه کنند.
مثال ۱۲: اسناد ورود
اسناد حضوری معمولاً شامل خط‌مشی‌های شرکت، کتابچه راهنمای کارمند و مدارک قانونی (مانند قرارداد استخدام جدید و اطلاعات مربوط به نقش) است.
یک راه ساده برای رسیدگی به این مدارک، ایجاد یک چک لیست اسناد ورودی کارمند است. می‌توانید این فهرست را به مراحل تقسیم کنید: پیش از ورود، ورود به سیستم، و فرم‌های اضافی برای استخدام‌های جدید.
برای نمونه ای از چک لیست و الگوهای قابل بارگیری مفید برای بسیاری از اسناد فهرست شده در مقاله، مقاله ما را در مورد اسناد لازم الاجرا بررسی کنید .
مثال ۱۳: معرفی دپارتمان
سازمان‌های متوسط و بزرگ معمولاً بخش‌های مختلفی دارند. برای استخدام‌های جدید، فهمیدن اینکه کدام بخش چه کاری انجام می‌دهد و با چه کسی باید برای پاسخ به سؤالات خاص تماس بگیرد، می‌تواند بسیار دشوار باشد.
معرفی سازمانی راه بسیار خوبی برای آشنایی کارکنان جدید با بخش های مختلف شرکت است. می‌توانید به ترتیب جلساتی بین استخدام‌شدگان جدید و نمایندگان بخش‌هایی که اطلاعات مربوطه را در اختیار آنها قرار می‌دهند، کمک کنید.
عوامل زیر را در نظر بگیرید:
- پس از هفته اول ورود هر استخدام جدید، معرفی بخش ها را آغاز کنید
- دستورالعمل های ساده ای برای بخش های شرکت ایجاد کنید که در جلسه معرفی با استخدام های جدید چه مواردی را پوشش دهند
- در یک هفته تعداد زیادی معرفی بخش را برنامه ریزی نکنید. دو عدد ممکن است عدد خوبی باشد.
مثال ۱۴: آموزش نقش خاص
بر اساس مدل ۷۰-۲۰-۱۰ برای یادگیری و توسعه ، ۷۰ درصد یادگیری ها مبتنی بر کار و غیررسمی است. برای یک استخدام جدید، این فرآیند “یادگیری از طریق انجام” در طول وظایف جدید، پروژه های واقعی و تعامل با همکاران با تجربه تر اتفاق می افتد.
به جای اینکه کارمندان جدید ساعت ها ویدیوهای آموزشی را تماشا کنند یا در سخنرانی های طولانی بنشینند، درگیر کردن آنها در وظایف واقعی کاری در طول کار به آنها کمک می کند تا از طریق مشارکت فعال نقش خود را بهتر درک کنند.
نکات زیر به شما در پشتیبانی از این آموزش کمک می کند:
- استخدام‌های جدید را با یک همکار با تجربه‌تر جفت کنید (این افراد می‌توانند همکارهای همراه آنها باشند)
- اطمینان حاصل کنید که آموزش نقش خاص تا حد امکان مرتبط و کاربردی باشد
- ابزارهای دیجیتالی را در نظر بگیرید تا همه چیز را تغییر دهید و یادگیری را پویاتر کنید.
مثال ۱۵: جلسه ملاقات با مدیران اجرایی
یک جلسه «ملاقات با مدیران» می‌تواند به طور قابل‌توجهی بر نحوه ارزیابی کارکنان تجربه کلی خود تأثیر بگذارد. این جلسه را در محیطی آرام و غیررسمی سازماندهی کنید، جایی که افراد جدید می توانند گفتگوی آزاد با مدیران سازمان داشته باشند.
چند نکته که باید در نظر داشت:
- استخدام کنندگان جدید را تشویق کنید تا سؤالات خود را مطرح کنند یا موضوعاتی را که در مورد آنها کنجکاو هستند از قبل مطرح کنند
- مدیران را تشویق کنید تا درس های آموخته شده در طول حرفه و تجربیات شخصی خود را به اشتراک بگذارند
- از یک فعالیت ساده مانند یک استراحت قهوه یا چای یا یک ناهار مشترک استفاده کنید تا فضا را راحت تر کنید.
مثال ۱۶: نشستن منظم مدیر و کارمند
مشارکت فعال مدیر برای موفقیت در شرکت ضروری است. یکی از راه های رسیدن به این هدف، نشستن منظم مدیران و کارکنان است. یک استخدام شده جدید و مدیر آنها باید در طول فرآیند پذیرش خود به صورت هفتگی یا دو هفته یکبار جمع آوری کنند. همچنین به یاد داشته باشید که مطمئن شوید که استخدام‌کنندگان جدید می‌دانند در صورت داشتن مشکل با مدیر خود، با چه کسی در منابع انسانی تماس بگیرند.
مثال ۱۷: چک لیست های ورود
علاوه بر نرم‌افزار ورود به سیستم برای خودکارسازی و ساختار فرآیند ورود به سیستم، چک‌لیست‌های ورود به سیستم می‌توانند به شما کمک کنند تا اطمینان حاصل کنید که هر استخدام‌شده جدید، به طور کامل بهینه‌سازی شده است.
می‌توانید از انواع مختلف چک‌لیست‌ها برای جنبه‌های مختلف استخدام، از جمله چک‌لیست برای مدیران استخدام، منابع انسانی، فناوری اطلاعات و استخدام جدید استفاده کنید.
AIHR الگوهای چک لیست ورود را ایجاد کرده است که می توانید به صورت رایگان دانلود کنید.
Employee-Onboarding-Checklist-Word
مثال ۱۸: به طور منظم بازخورد جمع آوری کنید
مرتباً از استخدام‌کنندگان جدید بخواهید که درباره تجربه حضورشان بازخورد داشته باشند تا بدانید چه چیزی برای آنها خوب بوده و چه چیزی نیاز به بهبود دارد.
به طور کلی، این تمرین خوبی است که با افراد جدید در نقاط خاص بررسی شود: بعد از شروع پرواز، هفته اول، ماه اول و سه ماه اول. علاوه بر این، مطمئن شوید که می‌دانند از لحظه شروع پیشبرد، بازخورد یا پیشنهادات خود به خود را به کجا ارسال کنند.
مثال ۱۹: مدیران را به خوبی آموزش دهید
حضور در هیئت مدیره یک مهارت است، و این چیزی نیست که مدیران (تازه منصوب شده) به طور غریزی بدانند چگونه آن را به خوبی انجام دهند. در حالی که منابع انسانی می‌تواند چارچوب عضوگیری را فراهم کند و از جنبه‌های اداری، قانونی و انطباق کارمندان مراقبت کند، سایر موارد بیشتر به مدیر استخدام بستگی دارد.
به ادغام استخدام‌شده جدید در تیم، تهیه پیش‌نویس برنامه ۳۰-۶۰-۹۰ روزه، جمع‌آوری بازخورد، شناسایی مسائل احتمالی و غیره فکر کنید. بنابراین، آموزش «حضور به عنوان یک مهارت» به مدیران برای موفقیت در هیئت مدیره بسیار مهم است.
عواملی که باید در نظر گرفته شوند:
- مشخص کنید که مدیران از کجا می‌توانند منابع عمومی را پیدا کنند
- آنها را تشویق کنید تا تیم های خود را در ایجاد یک استخدام جدید مشارکت دهند
- اطمینان حاصل کنید که مدیران استخدام همیشه می توانند برای راهنمایی در مورد استخدام جدید به تیم افراد بیایند.
بهترین روش ها برای بهینه سازی فرآیند های جامعه پذیری
بر اساس مثال‌های مربوط به ورود کارمند که در بالا ذکر شد، چندین روش برتر وجود دارد که می‌توانید برای بهینه‌سازی فرآیند پذیرش کارمند مشاهده کنید:
- از فناوری استفاده کنید: نرم‌افزار Onboarding می‌تواند فرآیندهای خاص را خودکار کند و به سازمان‌ها در بهینه‌سازی تجربه سوار شدن کمک کند. این باعث صرفه جویی در زمان و تلاش تیم منابع انسانی و افراد می شود که می توانند برای کارهای مهم و مردم محور مانند تک به تک با استخدام های جدید صرف کنند.
- مدیران را آموزش دهید : مدیران را با دانش و ابزار مناسب تجهیز کنید تا به آنها کمک کند تا از استخدام‌های جدید استقبالی که شایسته آن است داشته باشند. مارنا می‌گوید: «همانطور که از استخدام‌کنندگان جدید می‌خواهیم بازخورد خود را در مورد فرآیند عضوگیری دریافت کنند، دریافت بازخورد از مدیران نیز مفید است تا بتوانیم درک کنیم که چگونه آنها را به‌عنوان بازیگران کلیدی در این فرآیند تجهیز کنیم.»
- حضور در یک مسئولیت مشترک را در نظر بگیرید: عضویت صرفاً مسئولیت منابع انسانی نیست، بلکه یک همکاری بین مدیر استخدام، منابع انسانی، و مدیر و تیم استخدام‌کننده جدید است.
برای جمع بندی
یک فرآیند جذب کارآمد برای راه اندازی استخدام های جدید برای موفقیت و تقویت تعامل طولانی مدت کارمندان، بهره وری و حفظ آنها ضروری است. با ارائه برنامه‌های سازمان‌یافته و ارائه تجربیات متناسب با تک تک کارمندان، می‌توانید انتقال یکپارچه را برای آنها تسهیل کنید.
علاوه بر این، پذیرش موفق کارمند نتیجه همکاری قوی بین منابع انسانی، مدیر استخدام، تیم آنها و دوست استخدامی جدید است. در نهایت، سرمایه‌گذاری در یک استراتژی نصب خوب ساختار یافته منجر به یکپارچگی بهتر، کاهش گردش مالی، و نیروی کاری متعهدتر و با عملکرد بالا می‌شود.
