الگوی برنامهریزی نیروی انسانی
الگوی برنامهریزی نیروی انسانی
تنها ۳۱٪ از کسبوکارها از دادهها برای شناسایی شکافهای مهارتی نیروی کار استفاده میکنند و حتی تعداد کمتری (۲۸٪) مهارتهای مورد نیاز آینده را تجزیه و تحلیل میکنند. چگونه میتوانید برنامهریزی استراتژیک نیروی کار را برای پشتیبانی از رشد کسبوکار پیادهسازی کنید؟
برنامهریزی استراتژیک نیروی کار به شما این امکان را میدهد که استعدادهای مورد نیاز سازمان خود را برای دستیابی به اهداف آینده شناسایی کنید. این امر همچنین اطلاعات لازم برای تدوین استراتژیای را در اختیار شما قرار میدهد که تعادل مناسبی از مهارتها، فناوریها و مدلهای استخدامی را برای پشتیبانی از موفقیت بلندمدت شرکت ارائه میدهد.
این مقاله به بررسی چگونگی استفاده از یک الگوی برنامهریزی نیروی کار برای افزایش کارایی و اثربخشی فرآیند میپردازد.
برنامهریزی نیروی کار چیست؟
برنامهریزی نیروی کار، فرآیند استراتژیک تجزیه و تحلیل نیازهای نیروی کار فعلی و آینده یک سازمان است تا اطمینان حاصل شود که افراد، مهارتها و نقشهای مناسب برای دستیابی به اهداف تجاری خود را در اختیار دارد.
این فرآیند شامل پیشبینی تقاضای نیروی کار، ارزیابی قابلیتهای فعلی نیروی کار و شناسایی شکافهای مهارتی است. همچنین مستلزم تدوین استراتژیهایی برای رفع این شکافها از طریق استخدام، آموزش، برنامهریزی جانشینی و سایر ابتکارات مدیریت استعداد است
۵ اصل برنامهریزی نیروی کار

برنامه ریزی نیروی انسانی
۵ اصل برنامهریزی نیروی کار، ملاحظات کلیدی هستند که باید در فرآیند برنامهریزی نیروی کار خود در نظر بگیرید تا اجرای موفقیتآمیز آنها تضمین شود. این اصول عبارتند از:
- اندازه مناسب:اندازه تیم را با محدودیتهای بودجه و پوشش مهارتی متعادل کنید.
- شکل درست:ساختار سازمانی خود را برای تصمیمگیری و اجرای کارآمد بهینه کنید.
- مهارتهای مناسب:مهارتهای حیاتی و ضروری برای دستیابی به اهداف کسبوکار را شناسایی و اولویتبندی کنید.
- جایگاه درست:کارمندان را در نقشهایی قرار دهید که بتوانند پتانسیل و تأثیر خود را به حداکثر برسانند.
- هزینه درست:محدودیتهای بودجه را با نیاز به پرسنل واجد شرایط متعادل کنید.
چرا منابع انسانی باید برنامهریزی نیروی کار را انجام دهد؟
برنامهریزی خوب نیروی کار برای ایجاد یک استراتژی پایدار استعداد بسیار مهم است . این استراتژی، استعدادهای مورد نیاز در میانمدت تا بلندمدت را برای تحقق استراتژی کسبوکار تعریف میکند و از برنامهریزی سناریو برای تضمین رویکردی چابک و پاسخگو به تغییرات پشتیبانی میکند.
دادهها همچنین بخش جداییناپذیر برنامهریزی نیروی کار هستند. دکتر دیتر ولدزمن، دانشمند ارشد (منابع انسانی و توسعه سازمانی) در AIHR، میگوید: «یک رویکرد برنامهریزی نیروی کار مبتنی بر داده به شما این امکان را میدهد که تقاضا و عرضه استعدادهای کسبوکار خود را متعادل کنید و اطمینان حاصل کنید که در توسعه، جذب و حفظ مهارتها فعال هستید.»
برنامهریزی نیروی کار مزایای متعددی دارد، از جمله:
همسوسازی سرمایه انسانی با اهداف کسب و کار
با تجزیه و تحلیل نیازهای نیروی کار فعلی و آینده، میتوانید اطمینان حاصل کنید که شرکت از استعدادهای مناسب برای کمک به اجرای استراتژی بلندمدت خود برخوردار است. این رویکرد پیشگیرانه به شرکتها اجازه میدهد تا تغییرات بازار، فناوری و صنعت را پیشبینی کنند. این امر به آنها اجازه میدهد تا نیروی کار خود را بر اساس آن آماده کنند، نه اینکه فقط پس از وقوع تغییرات، برای واکنش به آنها تلاش کنند.
بهینهسازی تخصیص منابع
از طریق تجزیه و تحلیل و پیشبینی دقیق، میتوانید تشخیص دهید که سازمان در چه مواردی ممکن است با کمبود یا مازاد نیرو مواجه باشد. این امر امکان توزیع کارآمدتر منابع انسانی را فراهم میکند و به طور بالقوه هزینههای نیروی کار را کاهش میدهد و در عین حال بهرهوری را بهبود میبخشد. همچنین احتمال شکافهای مهارتی حیاتی که مانع عملیات تجاری یا فرصتهای رشد میشوند را به حداقل میرساند.
حمایت از توسعه استعدادها و برنامهریزی جانشینی
با شناسایی مهارتهای مورد نیاز آینده، میتوانید برنامههای آموزشی و توسعهای هدفمند را برای ارتقای مهارتهای کارکنان فعلی اجرا کنید. این امر نه تنها توانایی سازمان را برای رویارویی با چالشهای آینده بهبود میبخشد، بلکه با ارائه مسیرهای شغلی روشن و فرصتهای رشد، مشارکت و حفظ کارکنان را نیز افزایش میدهد. همچنین میتوانید از الگوهای خاص برنامهریزی نیروی کار برای شناسایی و آمادهسازی جانشینان بالقوه برای سمتهای کلیدی استفاده کنید و تداوم رهبری را تضمین کنید.
کمک به مدیریت ریسک
برنامهریزی صحیح و هماهنگ نیروی کار به سازمانها کمک میکند تا خطرات احتمالی مرتبط با نیروی کار، مانند بازنشستگی، جابجایی در نقشهای حیاتی یا تغییرات بازار کار را پیشبینی و کاهش دهند. با داشتن استراتژیهایی برای رسیدگی به این خطرات، شرکتها میتوانند ثبات عملیاتی و مزیت رقابتی خود را حفظ کنند.
حمایت از ابتکارات تنوع و شمول
یکی از نقشهای حیاتی منابع انسانی، توسعه و بهبود استراتژیهای تنوع، برابری، شمول و تعلق (DEIB) است. این امر میتواند منجر به بهبود نوآوری، تصمیمگیری بهتر و افزایش توانایی در خدمترسانی به مشتریان متنوع شود.
چرا از الگوی برنامهریزی نیروی کار استفاده کنیم؟
استفاده از یک الگوی برنامهریزی نیروی کار ساختاریافته مزایای متعددی دارد. این مزایا عبارتند از:
همسویی و برنامهریزی استراتژیک
یک الگوی برنامهریزی نیروی کار میتواند به سازمان کمک کند تا:
- تعیین و مستندسازی اهداف تجاری و برنامههای رشد آینده
- ارزیابی قابلیتهای فعلی نیروی کار
- نیازهای نیروی کار آینده را بر اساس تغییرات پیشبینیشده کسبوکار در نظر بگیرید.
- هزینههای نیروی کار را با دقت بیشتری پیشبینی کنید و بودجه را پیشبینی کنید
- سناریوهای مختلف نیروی کار را برای چابکی سازمانی بهتر مقایسه کنید
- سرمایهگذاریهای نیروی کار را با برنامهریزی مالی همسو کنید.
کارایی عملیاتی
مزیت دیگر، بهرهوری عملیاتی است که شرکت میتواند از راههای زیر به آن دست یابد:
- تعیین دقیق نیازهای تخصیص منابع برای هر بخش و پروژه
- شناسایی حوزههای دارای نیروی انسانی مازاد یا کمبود نیرو برای توزیع کارآمدتر سرمایه انسانی
- سادهسازی فرآیند برنامهریزی برای صرفهجویی در زمان و منابع
- حذف تلاشهای زائد و ناهماهنگیها از طریق یک رویکرد استاندارد
- مسئولیتهای واضحی را در فرآیند برنامهریزی تعیین کنید
- به همه شرکتکنندگان کمک کنید تا نقشها و مشارکتهای خود را درک کنند
- برای ارزیابی موفقیت تلاشهای برنامهریزی نیروی کار، معیارهای واضحی را دنبال کنید.
بینشهای دادهمحور و مدیریت ریسک
دادهها بخش مهمی از برنامهریزی نیروی کار هستند و استفاده از یک الگوی ساختاریافته میتواند به تجزیه و تحلیل و کاربرد کارآمدتر دادهها کمک کند. میتوانید از آن برای موارد زیر استفاده کنید:
- تصمیمات آگاهانه بگیرید و خطرات احتمالی را مدیریت کنید
- شناسایی معیارهای کلیدی برای پیگیری پیشبینی دقیق
- تخصیص بهتر منابع
- خطرات بالقوه مرتبط با نیروی کار (مثلاً شکاف مهارتها، مسائل جانشینی) را دقیقاً مشخص کنید.
- تدوین استراتژیهای پیشگیرانه برای مقابله با ریسکها
- برای شناسایی نیازهای مهارتی فعلی و آینده، از یک رویکرد ساختاریافته پیروی کنید.
- تدوین استراتژیهای هدفمند آموزش و استخدام
- اطمینان از انطباق با مقررات
- ثبت مستندات برای ممیزیهای احتمالی یا برای برآورده کردن الزامات قانونی.
توسعه سازمانی و سازگاری
در نهایت، یک الگوی برنامهریزی نیروی انسانی میتواند به شرکت شما در موارد زیر کمک کند:
- رشد سازمانی، ارتباطات و انعطافپذیری را تقویت کنید
- شناسایی جانشینان بالقوه برای نقشهای حیاتی
- ایجاد برنامههای توسعه هدفمند برای کارمندان با پتانسیل بالا
- ادغام DEIB در برنامهریزی نیروی کار
- از یک چارچوب ثابت و قابل انطباق با بخشها یا واحدهای تجاری مختلف پیروی کنید
- ابلاغ برنامهها به تمام سطوح سازمان
- از طریق برنامهریزی شفاف و ساختارمند، مشارکت ذینفعان را جلب کنید
- به راحتی برنامهریزی نیروی کار را با سیستمهای اطلاعات منابع انسانی (HRIS) ادغام کنید
- از تجزیه و تحلیل و هوش مصنوعی در برنامهریزی نیروی کار استفاده کنید.
نمونه الگوی برنامهریزی نیروی کار

قالب حسابرسی منابع انسانی
. الگوی برنامهریزی استراتژیک نیروی کار
از این الگو (الگوی برنامهریزی نیروی انسانی ) زمانی استفاده کنید که: نیاز دارید استراتژی نیروی کار خود را با اهداف بلندمدت کسبوکار همسو کنید. این الگو برای برنامهریزی سطح بالا که معمولاً سالانه یا در طول تغییرات بزرگ سازمانی انجام میشود، ایدهآل است.
این الگو به شما کمک میکند تا نیازهای استعدادی آینده را پیشبینی کنید، شکافهای مهارتی را شناسایی کنید و استراتژیهایی را برای ایجاد نیروی کار مورد نیاز برای دستیابی به چشمانداز بلندمدت شرکت خود تدوین کنید.
نحوه استفاده از الگوهای برنامهریزی نیروی کار
الگوی برنامهریزی استراتژیک نیروی کار
کاربردهای الگوی برنامهریزی استراتژیک نیروی کار عبارتند از: (الگوی برنامهریزی نیروی انسانی )
- تحلیل نیروی کار فعلی و آینده: با مروری بر نیروی کار فعلی شرکت شروع کنید، سپس نقشها و توضیحات موجود برای هر یک را فهرست کنید. پس از انجام این کار، میتوانید بر اساس چالشهای جاری و پیشبینیشده، نیازهای نیروی کار آینده سازمان را به تفصیل شرح دهید.
- برنامهریزی جانشینی: با تعیین عنوان شغلی خاص، متصدی سمت فعلی و جدول زمانی برای برنامهریزی جانشینی شروع کنید . فهرست شایستگیهای کلیدی مورد نیاز برای نقش، و همچنین شناسایی نامزدهای بالقوه جانشینی و ارزیابی آمادگی آنها. در نهایت، یک طرح توسعه برای نامزدها ترسیم کنید، معیارهای عملکرد و شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) را تعیین کنید و یک فرآیند نظارت ایجاد کنید.
- برنامه عملیاتی برنامهریزی نیروی کار: ابتدا، استراتژی اصلی سازمان، عناصر کلیدی و اهداف تعیینشده برای پشتیبانی از آن را تعیین کنید. در مرحله بعد، از تجزیه و تحلیل نیروی کار خود برای تعیین نیازهای آینده نیروی کار و شکافهای موجود در نیروی کار (موقعیتهای شغلی خالی، موقعیتهای شغلی جدید، شکافهای مهارتی و غیره) استفاده کنید. اکنون میتوانید اقداماتی را که سازمان باید برای دستیابی به اهداف خود، برآورده کردن نیازهای آینده نیروی کار و پر کردن شکافهای نیروی کار انجام دهد، به تفصیل شرح دهید.
الگوی تحلیل شکاف مهارتی
شما میتوانید از الگوی تحلیل شکاف مهارتی به روشهای زیر استفاده کنید:
- تحلیل مهارتها و شایستگیها: شما میتوانید مهارتها و شایستگیهای کلیدی هر تیم در سازمان خود را با استفاده از این الگو ارزیابی کنید. ابتدا فهرستی از مهارتهای مورد نیاز تیم تهیه کنید و هر یک را به طور خلاصه شرح دهید. سپس، اهمیت هر مهارت را در مقیاس ۱ تا ۵ ارزیابی کنید.
- تحلیل شکاف مهارتهای تیمی: گام بعدی انجام تحلیل شکاف مهارتها است. با فهرست کردن نامها و نقشهای هر یک از اعضای تیم در کنار مهارتهای مرتبطی که در تحلیل مهارتها و شایستگیهای خود تعیین کردهاید، شروع کنید. سپس میتوانید سطح مهارت کارمندان را در مقیاس ۱ تا ۵ ارزیابی کنید، میانگین و کل نمرات را محاسبه کنید، شکافهای مهارتی را ارزیابی کنید و مراحل بعدی را توصیه کنید.
- تحلیل نیازهای آموزشی : بر اساس مهارتها و شکافهای مهارتی که از دو تحلیل قبلی تعیین کردهاید، اهداف سازمانی و تیمی و همچنین رفتارهای شغلی که به این اهداف کمک میکنند را تعیین کنید. در مرحله بعد، مؤلفههای مهارتها و دانش مورد نیاز برای هدایت این رفتارها را فهرست کرده و سطح هر یک را (در مقیاس ۱ تا ۵) رتبهبندی کنید.
این به شما کمک میکند تا سطح آموزش مورد نیاز (هیچ، کم، متوسط یا زیاد) را برای هر مؤلفه مهارت و دانش تعیین کنید و بر اساس این نیازها توصیههای آموزشی ارائه دهید.
استفاده از فایل اکسل
دانلود فایل اکسل Strategic-Workforce-Planning-Template
توضیحات استفاده از فایل اکسل برنامهریزی نیروی انسانی به تفکیک هر شیت:
- شیت Workforce Analysis (تحلیل نیروی کار)
– هدف: بررسی وضعیت فعلی و آینده نیروی کار سازمان.
– نحوه استفاده:
– بخش اول: اطلاعات کلی سازمان (مانند دپارتمانها، تعداد کارمندان، نوع قراردادها) را وارد کنید.
– بخش دوم: نقشهای موجود در سازمان را با جزئیاتی مانند عنوان شغلی، نام کارمند، نوع قرارداد، ساعت کاری و مدیر مستقیم ثبت کنید.
– بخش سوم: نیازهای آینده نیروی کار را بر اساس عواملی مانند رشد پیشبینیشده، تغییرات فناوری، و روندهای اقتصادی مشخص کنید.
– مثال: برای دپارتمان “مهندسی”، تعداد کارمندان تماموقت، پارهوقت و قرارداد موقت را ثبت و تحلیل کنید.
- شیت Skills & Competencies Analysis (تحلیل مهارتها و شایستگیها)
– هدف: شناسایی مهارتهای کلیدی مورد نیاز برای هر تیم و سطح اهمیت آنها.
– نحوه استفاده:
– نام تیم (مثلاً “فروش”) را وارد کنید.
– مهارتهای ضروری (مانند “تسلط بر CRM” یا “تحلیل دادههای فروش”) را فهرست کنید.
– اهمیت هر مهارت (از ۱ تا ۵) و سطح مورد نیاز آن (از ۱ تا ۵) را مشخص کنید.
– مثال: برای تیم فروش، مهارت “دانش محصول” با اهمیت ۴ و سطح مورد نیاز ۳ تعیین شود.
- شیت Team Skills Gap Analysis (تحلیل شکاف مهارتی تیمها)
– هدف: شناسایی شکاف بین مهارتهای فعلی کارمندان و نیازهای سازمان.
– نحوه استفاده:
– نام تیم و اعضای آن را وارد کنید.
– سطح مهارت هر کارمند را برای هر competency (از ۱ تا ۵) ارزیابی کنید.
– نظرات و اقدامات بعدی (مانند آموزش) را ثبت کنید.
– مثال: کارمند “جاشوا اسمیت” در مهارت “تحلیل فروش” سطح ۲ دارد؛ پیشنهاد میشود در دوره Tableau شرکت کند.
- شیت Training Analysis (تحلیل نیازهای آموزشی)
– هدف: برنامهریزی آموزشها برای پر کردن شکافهای مهارتی.
– نحوه استفاده:
– شغل مورد تحلیل (مثلاً “کارشناس بازاریابی ایمیلی”) را مشخص کنید.
– اهداف سازمانی، رفتارهای شغلی مورد نیاز، و مهارتهای مرتبط را وارد کنید.
– سطح فعلی مهارتها و توصیههای آموزشی (مانند “دوره آنلاین”) را ثبت کنید.
– مثال: برای افزایش نرخ تبدیل ایمیلها، دوره آموزشی “تفسیر دادهها” توصیه میشود.
- شیت Succession Planning (برنامهریزی جانشینی)
– هدف: آمادهسازی جانشینان برای موقعیتهای کلیدی سازمان.
– نحوه استفاده:
– موقعیت شغلی (مثلاً “مدیرعامل”) و فرد فعلی را وارد کنید.
– مهارتهای کلیدی مورد نیاز و نامزدهای جانشین را فهرست کنید.
– سطح آمادگی نامزدها (از ۰ تا ۱۰) و برنامه توسعه (مانند “دوره رهبری”) را مشخص کنید.
– مثال: جانشین احتمالی “جان اسمیت” برای موقعیت CEO با سطح آمادگی ۹ و برنامه منتورشیپ ثبت شود.
- شیت Action Plan (برنامه عملیاتی)
– هدف: تبدیل تحلیلهای قبلی به اقدامات قابل اجرا.
– نحوه استفاده:
– استراتژی سازمان و اهداف کوتاهمدت/بلندمدت را وارد کنید.
– نیازهای آینده نیروی کار (مثلاً “نیاز به مهارتهای هوش مصنوعی”) و شکافها (مانند “کمبود متخصصان داده”) را مشخص کنید.
– اقدامات لازم (مانند استخدام، آموزش) همراه با زمانبندی و مسئولین را تعریف کنید.
– مثال: برای پر کردن شکاف مهارتهای فنی، دوره آموزشی ۶ ماهه با مسئولیت “مدیر منابع انسانی” برنامهریزی شود.
- شیت About AIHR
– این شیت خالی است و معمولاً برای معرفی سازمان یا ارائه اطلاعات تماس استفاده میشود. نیاز به ورود داده ندارد.
با پرکردن این شیتها، سازمان میتواند نیروی کار خود را بهطور استراتژیک مدیریت کند، شکافهای مهارتی را شناسایی نماید، و برای چالشهای آینده آماده شود.
ترجمه فایل اکسل
ترجمه و توضیح شیت **Workforce Analysis (تحلیل نیروی کار)** به فارسی:
—
نمونهی تکمیل شده از فایل اکسل برنامهریزی نیروی انسانی (به تفکیک شیتها)
—
**۱٫ شیت Workforce Analysis (تحلیل نیروی کار)**
| Department | Team Size | Job Title | Employee Name | Contract Type | Contract Hours | Reporting To | Start Date | Email | Contact |
|————|———-|———–|—————|—————|—————-|————-|————|——-|———|
| مالی | ۵ | حسابدار ارشد | محمد رضایی | تماموقت | ۴۰ | مدیر مالی | ۰۱/۰۱/۱۴۰۰ | m.rezaei@company.com | 0912XXX1234 |
| فناوری | ۸ | توسعهدهنده نرمافزار | سارا محمدی | تماموقت | ۴۰ | مدیر فنی | ۰۱/۰۶/۱۴۰۱ | s.mohammadi@company.com | 0915XXX5678 |
| فروش | ۳ | نماینده فروش | علی کریمی | پارهوقت | ۲۰ | مدیر فروش | ۰۱/۰۳/۱۴۰۲ | a.karimi@company.com | 0918XXX9012 |
—
**۲٫ شیت Skills & Competencies Analysis (تحلیل مهارتها)**
| Skill / Competency | Skill Description | Skill Importance | Required Skill Level |
|——————–|——————|——————|———————-|
| تحلیل مالی | توانایی تحلیل گزارشات مالی و بودجهبندی | ۵ | ۴ |
| برنامهنویسی Python | توسعه اپلیکیشنهای تحت وب با Django | 4 | 3 |
| مذاکره فروش | مهارت در بستن قراردادهای فروش | ۵ | ۵ |
—
**۳٫ شیت Team Skills Gap Analysis (شکاف مهارتی)**
| Employee Name | Role | CRM Proficiency | Sales Analytics | Product Knowledge |
|—————|——|—————–|—————–|——————-|
| سارا محمدی | توسعهدهنده | ۳ (نیاز به بهبود) | ۲ (نیاز به آموزش) | ۴ (کافی) |
| علی کریمی | فروشنده | ۵ (عالی) | ۴ (خوب) | ۳ (نیاز به تمرین) |
—
**۴٫ شیت Training Analysis (تحلیل آموزش)**
| Goal | Job Behavior | Skill/Knowledge | Current Level | Training Need | Recommendation |
|——|————-|—————–|—————|—————|—————-|
| افزایش فروش ۲۰% | مذاکره پیشرفته | تکنیکهای فروش حرفهای | ۳ | بالا | دوره حضوری فروش |
—
**۵٫ شیت Succession Planning (جانشین پروری)**
| Position | Current Holder | Timeline | Key Competencies | Successor Candidates |
|———-|—————|———-|—————–|———————-|
| مدیر مالی | محمود احمدی | ۱۲ ماه | تحلیل مالی، رهبری | زهرا حسینی، امیر رضایی |
—
**۶٫ شیت Action Plan (برنامه اقدام)**
| Organizational Goal | Future Need | Gap | Strategy | Action |
|——————–|————|—–|———-|——–|
| دیجیتال مارکتینگ | متخصص SEO | کمبود نیروی متخصص | استخدام | جذب تا پایان سال |
—
**۷٫ شیت About AIHR**
(این شیت معمولاً حاوی اطلاعات تماس و معرفی شرکت است)
**نکات کلیدی:**
۱٫ در شیت Workforce Analysis، اطلاعات پایه کارکنان ثبت میشود
۲٫ شیت Skills Gap به شناسایی نیازهای آموزشی کمک میکند
۳٫ برنامه جانشینپروری برای پستهای کلیدی طراحی میشود
۴٫ برنامه اقدام، راهکارهای عملیاتی را مشخص میکند
این نمونه به شما کمک میکند:
– نیروی کار فعلی را تحلیل کنید
– شکافهای مهارتی را شناسایی نمایید
– برنامه آموزش و توسعه ایجاد کنید
– برای جانشینپروری برنامهریزی کنید