۱۹ نمونه از بهترین فرآیندهای آشنا سازی سازمانی
۱۹ نمونه از بهترین فرآیندهای آشنا سازی سازمانی
۹۰ روز – این مدت زمانی است که ۳۰٪ از کارگران قبل از ترک شغل جدید، در آن دوام آوردهاند، که بخشی از آن به دلیل فرآیندهای آشنا سازی سازمانی پیچیده در سازمان است. چگونه میتوانید از انتقال روان برای استخدامهای جدید و در کل، تجربهی بهتر کارکنان اطمینان حاصل کنید؟
به عنوان یک متخصص منابع انسانی، کار شما پس از پذیرش پیشنهاد توسط یک کاندیدا و امضای قرارداد، تمام نشده است. ۸۱٪ از استخدامهای جدید میگویند که هنگام ورود به شرکت فعلی خود، احساس سردرگمی و سردرگمی در اطلاعات داشتهاند، در حالی که تنها ۲۹٪ پس از ورود به شرکت، احساس آمادگی کامل برای نقش جدید خود داشتهاند.
این موضوع بر اهمیت یک فرآیند مؤثر برای جذب نیروی جدید تأکید میکند، که اغلب منجر به بهبود مشارکت، انگیزه، بهرهوری و حفظ کارکنان میشود. این مقاله به ۱۹ نمونه از فرآیند جذب کارکنان میپردازد که میتوانید در استراتژی جذب خود اعمال کنید.
فرآیندهای آشنا سازی سازمانی چیست؟
فرآیند ادغام سازمانی به آشنایی افراد جدید با نقشها، همکاران و مدیران و همچنین فرهنگ و سیاستهای شرکت کمک میکند. هدف این فرآیند، کمک به افراد جدید برای عملیاتی شدن و آمادگی برای موفقیت در نقشهایشان در اسرع وقت است.
در عین حال، باید با ایجاد یک تأثیر اولیه مثبت و ماندگار، پایه و اساس محکمی برای روابط حرفهای آنها ایجاد کند. در پایان برنامهی آموزش سازمانی، کارمندان باید کاملاً در تیمهای خود ادغام شده و بتوانند کار خود را به طور مؤثر و مستقل انجام دهند.
در طول این فرآیند، منابع انسانی مستندات لازم و الزامات قانونی را مدیریت میکند و در صورت نیاز از مدیران پشتیبانی میکند.
چرا فرآیندهای آشنا سازی سازمانی خوب مهم است؟
فرآیندهای آشنا سازی سازمانی خوب برای جذب کارکنان بسیار مهم است زیرا پایه و اساس مشارکت کارکنان جدید را فراهم میکند و توانایی آنها را برای مشارکت مؤثر افزایش میدهد. جذب جامع به آنها کمک میکند تا احساس کنند مورد استقبال و ارزش قرار گرفتهاند، که میتواند منجر به رضایت شغلی بالاتر و کاهش جابجایی شغلی شود.
علاوه بر این، یک فرآیند موثر برای جذب و استخدام افراد جدید میتواند با ارائه آموزشهای ساختارمند و منابع، به حداقل رساندن اشتباهات و افزایش بهرهوری از همان ابتدا کمک کند. همچنین میتواند انتقال روان به نقشها و تیمهای جدید را برای افراد جدید تضمین کند و همچنین آنها را با اهداف سازمانی همسو سازد.
۱۹ نمونه فرآیند جذب و استخدام برای منابع انسانی
این بخش نمونههای مختلفی از فرآیند جذب کارکنان را بررسی میکند که هر کدام بخش متفاوتی از فرآیند کلی جذب را پوشش میدهند.
مثال ۱: تدوین برنامهی جذب و استخدام
یک طرح ادغام سازمانی به ایجاد یک فرآیند ساختارمند برای ادغام سازمانی کارمندان و مدیران آنها کمک میکند. در حالت ایدهآل، شما چارچوبی را ارائه میدهید تا مدیر فرد تازه استخدام شده بتواند از آن برای برنامهریزی فعالیتهای مرتبط با ادغام سازمانی استفاده کند.
یک طرح جذب مشتری معمولاً شامل مراحل زیر است:
- پیش از ورود
- روز اول
- هفته اول
- ۹۰ روز اول
- سال اول.
مثال ۲: جلسه توجیهی قرارداد بین منابع انسانی و استخدامهای جدید
فرآیند آمادهسازی اولیه باید به محض امضای قرارداد استخدامی توسط یک کارمند جدید آغاز شود . اولین کاری که باید انجام شود این است که یکی از اعضای تیم منابع انسانی، جزئیات کلیدی قرارداد را برای او توضیح دهد و به هر سوالی که ممکن است داشته باشد پاسخ دهد.
کمی پس از امضا و ارسال قرارداد، جلسهای با آنها ترتیب دهید تا در مورد آن صحبت کنید. این جلسه میتواند به صورت مجازی یا حضوری برگزار شود، بسته به محل استقرار کارمند جدید و ترجیح شخصی او.
مثال ۳: فعالیتهای قبل از ورود
آمار و روندهای اخیر جذب کارکنان نشان میدهد شرکتهایی که فرآیندهای آشنا سازی سازمانی اولیهی محکمی دارند، میتوانند نرخ حفظ کارکنان خود را تا ۸۲ درصد افزایش داده و تعداد کارکنان غیرشاغل را به حداقل برسانند.
آموزش مقدماتی دو هدف اصلی دارد. اول، حفظ اشتیاق و هیجان کارکنان جدید برای شروع نقش جدیدشان از لحظه امضای قرارداد. دوم، هدف آن ارائه اطلاعات لازم به آنها برای آمادهسازی برای اولین روز کاریشان است (مثلاً اطلاعات تماس مدیرشان، فرمهای اداری که باید تکمیل کنند و غیره).
برای یک پیش-تحرک موفق، این نکات را دنبال کنید:
- مطمئن شوید که کارمند جدید ایمیل خوشامدگویی دریافت میکند
- مدارک لازم برای استخدام را برایشان ارسال کنید
- به مدیرشان یادآوری کنید که تیم را در مورد آنها مطلع کند.
- در دسترس باشید و در ارتباط باشید
- اگر شرکت شما از سیستم “همراهان” استفاده میکند، مطمئن شوید که همراهانشان با آنها تماس میگیرند.
مثال ۴: ایمیل خوشامدگویی و بستهی آشنایی با سیستم
ایمیل خوشامدگویی و بستهی آموزشی بخشهای ضروری فرآیند آموزش کارکنان هستند. آنها میتوانند لحن مثبتی ایجاد کنند و اطلاعات ضروری را قبل از اولین روز کاری کارمند جدید در اختیار او قرار دهند.
یک ایمیل خوشامدگویی شخصیسازیشده و یک بسته آموزشی که با دقت آماده شده باشد و شامل ماموریت، چشمانداز و ارزشهای سازمان و خلاصهای از روز یا هفته توجیهی کارمند جدید باشد، ارسال کنید. حتماً اطلاعات تماس مربوطه و یک نسخه از دفترچه راهنمای کارمند را نیز ضمیمه کنید.

فرآیندهای آشنا سازی سازمانی
1فرآیندهای آشنا سازی سازمانی
مثال ۵: سیستم همراهی در بدو ورود
یک سیستم رفاقتی در محل کار میتواند راهی عالی برای ایجاد اولین تأثیر قوی بر روی افراد تازه استخدام شده باشد و به آنها کمک کند تا احساس کنند که مورد استقبال و حمایت قرار گرفتهاند. استفاده از یک سیستم رفاقتی برای شروع به کار مزایای متعددی دارد، مانند:
- ادغام سریعتر نیروهای جدید در فرهنگ سازمانی
- یادگیری غیررسمیتر از طریق اجتماعی شدن
- افزایش ماندگاری کارکنان
- بهبود تعامل کارکنان.
هنگام توسعه یک سیستم جذب نیرو، با تعیین معیارهای انتخاب دوستان و جفت کردن آنها با افراد جدید (مثلاً نقشها یا پیشینههای مشابه) شروع کنید. مطمئن شوید که دوستانی که انتخاب میکنید، آموزش دیدهاند و یک چک لیست از وظایف برای آماده شدن برای نقشهایشان دارند.
به محض اینکه آنها شروع به کار با افراد جدید کردند، مرتباً با هر دو طرف در ارتباط باشند تا بازخورد بگیرند و در صورت لزوم از آنها پشتیبانی کنند.
مثال ۶: روز آشنایی
روز توجیهی حول محور آشنایی کارکنان جدید (NEO) میچرخد، که بر آشنایی کارکنان جدید با محیط کار، فرآیندها و روابطشان در طول روز یا هفته اول تمرکز دارد.
هدف اصلی یک NEO مؤثر، کاهش استرس افراد تازه استخدام شده و شفافسازی در مورد انتظارات آنها در هفتهها و ماههای آینده است. برخی از بهترین شیوههای NEO که باید در نظر گرفته شوند عبارتند از:
- اطمینان از آماده بودن کامل محیط کار و تجهیزات کارمند جدید قبل از ورود او
- معرفی آنها به همکاران و مدیر جدیدشان
- استفاده از چک لیستهای دقیق برای اطمینان از تکمیل تمام وظایف NEO
- بحث در مورد انتظارات با آنها به طور واضح و پاسخ به سوالاتشان
- جمعآوری بازخورد از آنها برای بهبود مداوم NEO شما.
مثال ۷: برنامه ۳۰-۶۰-۹۰ روزه
یک برنامهی ۳۰-۶۰-۹۰ روزه که به خوبی طراحی شده باشد، به کارمندان جدید و مدیرانشان کمک میکند تا دورهی آشنایی با محیط کار را به خوبی طی کنند. این برنامه، ساختار و شفافیت لازم را در مورد فرهنگ شرکت و انتظارات شغلی فراهم میکند تا آنها را برای سه ماه اول حضورشان در سازمان به خوبی آماده کند. جنبههای زیر از این برنامه را در نظر بگیرید:
- سی روز اول: ماه اول به کارمند جدید کمک میکند تا در نقش خود جا بیفتد و شرکت را بهتر بشناسد.
- ۳۰ روز آینده: تا پایان ماه دوم، کارمند باید عضو فعالی در تیم باشد و درک کاملتری از اصول کسبوکار، از جمله نقاط ضعف آن، داشته باشد.
- ۳۰ روز گذشته: کارمند باید کاملاً با محیط کار آشنا شده باشد، به کسب و کار ارزش افزوده کند و با تیم و فرهنگ آن هماهنگ شده باشد.
مثال ۸: هفته اول
هفته اول یک کارمند جدید، عمدتاً ادامه روز اول اوست، زیرا او هنوز در حال آشنایی با نقش، تیم و محیط کاری خود است. در این مدت، آنها جلسات انفرادی با همکاران مستقیم خود خواهند داشت، یادگیری عمیقتری از سیستمها و ابزارهایی که باید استفاده کنند، و بررسیهای منظم با مدیر مستقیم و مدیر استخدام خود خواهند داشت.
به عنوان عضوی از تیم منابع انسانی، باید پروفایل آنها را از طریق پلتفرم ارتباطات داخلی سازمان خود با بقیه شرکت به اشتراک بگذارید. علاوه بر این، مطمئن شوید که آنها را با سیستمها و فرآیندهای مربوط به کارکنان (مثلاً سیستمهای مربوط به جزئیات حقوق و دستمزد و درخواستهای مرخصی) آشنا کردهاید.
مثال ۹: یک بازدید خاطرهانگیز از شرکت
یک تور بازدید از شرکت، به خوبی با خلاقیت و عناصر تعاملی سازگار است. در حالت ایدهآل، شما میخواهید یکی از اعضای کاریزماتیک تیم یا دوست تازه استخدام شده، این کار را انجام دهد تا بتوانند داستانهای جالبی درباره شرکت به اشتراک بگذارند. با قرار دادن یک کیف دستی با اقلام مفید با برند شرکت مانند لیوان قهوه، لوازم التحریر یا یک فلش مموری، این تجربه را بهبود بخشید.
برای استخدامهای جدید که در محل یا تحت یک قرارداد ترکیبی کار میکنند، امکانات دفتر (اتاقهای استراحت، مناطق تفریحی و غیره) را به نمایش بگذارید و تعامل با بخشهای مختلف را تسهیل کنید.
برای کارمندان کاملاً دورکار، میتوانید از تورهای ویدیویی ۳۶۰ درجه تعاملی برای یک تجربه همهجانبه استفاده کنید و آنها را با ابزارهای همکاری و ارتباطی از راه دور که شرکت شما استفاده میکند آشنا کنید. حتماً جلسات مجازی بین آنها و مدیران و اعضای تیمشان ترتیب دهید.
مثال ۱۰: معرفی تیم و رویدادهای اجتماعی
برای اینکه یک کارمند جدید احساس خوشایندتری داشته باشد و به او کمک کنید تا هر چه سریعتر با تیم خود ادغام شود، از هفته اول به بعد جلسات تک نفره با همه اعضای تیم ترتیب دهید.
به خاطر داشته باشید که مدیر استخدام باید همیشه در اولین روز کاری آنها برای خوشامدگویی به شرکت حضور داشته باشد و سایر اعضای تیم را نیز تشویق کند تا برای انجام همین کار در دفتر حضور داشته باشند. برای استخدامهای کاملاً دورکار، به تیمهایشان یادآوری کنید که یک سنت خوشامدگویی جذاب ایجاد کنند.
مثال ۱۱: آموزش از راه دور
آموزش از راه دور چالشهای مختلفی را برای سازمانها و متخصصان منابع انسانی ایجاد میکند. این چالشها شامل ایجاد ارتباطات و تعاملات قوی با اعضای تیم و مدیران و همچنین ادغام روان با فرهنگ شرکت است. برای بهینهسازی آموزش از راه دور، حتماً موارد زیر را رعایت کنید:
- کارمندان جدید را به صورت مجازی با دوستان تازه وارد خود مرتبط کنید تا یک کانال ارتباطی قابل اعتماد ایجاد شود و آنها بدانند با چه کسی و چگونه تماس بگیرند.
- پشتیبانی حیاتی فناوری اطلاعات ارائه دهید. کارکنان فناوری اطلاعات مربوطه باید بتوانند در مورد چگونگی تسهیل این امر برای استخدامهای از راه دور و فناوری مورد نیاز برای آموزش از راه دور، به شما مشاوره دهند.
مثال ۱۲: اسناد پذیرش
اسناد مربوط به پذیرش اولیه معمولاً شامل سیاستهای شرکت، دفترچه راهنمای کارمندان و مدارک قانونی (مانند قرارداد استخدام کارمند جدید و اطلاعات مربوط به نقش) میشود.
یک راه ساده برای رسیدگی به این کاغذبازیها، ایجاد یک چک لیست اسناد پذیرش کارمند است. میتوانید این لیست را به مراحل زیر تقسیم کنید: پیش از ورود به سیستم، ورود به سیستم و فرمهای اضافی برای استخدامهای جدید.
برای مشاهدهی نمونهای از چکلیست و قالبهای قابل دانلود مفید برای بسیاری از اسناد ذکر شده در مقاله، مقالهی ما در مورد مدارک ضروری برای شروع به کار را بررسی کنید .
مثال ۱۳: معرفی دپارتمانها
سازمانهای متوسط و بزرگ معمولاً بخشهای مختلفی دارند. برای افراد تازه استخدامشده، فهمیدن اینکه هر بخش چه کاری انجام میدهد و برای پاسخ به سوالات خاص باید با چه کسی تماس بگیرند، میتواند بسیار طاقتفرسا باشد.
معارفههای سازمانی راهی عالی برای آشنایی کارمندان جدید با بخشهای مختلف شرکت است. شما میتوانید در ترتیب دادن جلسات بین کارمندان جدید و نمایندگان بخشها که اطلاعات مرتبط را در اختیار آنها قرار میدهند، کمک کنید.
عوامل زیر را در نظر بگیرید:
- معارفههای دپارتمانی را پس از اولین هفتهی آشنایی هر کارمند جدید با سازمان آغاز کنید.
- دستورالعملهای سادهای برای بخشهای مختلف شرکت در مورد مطالبی که باید در جلسه معارفه با افراد جدید مطرح شود، تدوین کنید.
- در یک هفته معرفیهای زیادی برای دپارتمانهای مختلف برنامهریزی نکنید؛ دو معرفی میتواند تعداد خوبی باشد.
مثال ۱۴: آموزش ویژه نقش
طبق مدل ۷۰-۲۰-۱۰ برای یادگیری و توسعه ، ۷۰ درصد یادگیری مبتنی بر کار و غیررسمی است. برای یک نیروی تازه استخدام شده، این فرآیند «یادگیری از طریق انجام دادن» در طول وظایف جدید، پروژههای واقعی و تعامل با همکاران باتجربهتر رخ میدهد.
به جای اینکه کارمندان جدید ساعتها ویدیوهای آموزشی تماشا کنند یا پای سخنرانیهای طولانی بنشینند، درگیر کردن آنها در وظایف کاری واقعی در طول فرآیند استخدام به آنها کمک میکند تا از طریق مشارکت فعال، نقش خود را بهتر درک کنند.
نکات زیر به شما در پشتیبانی از این آموزش کمک میکند:
- افراد تازه استخدام شده را با یک همکار باتجربهتر جفت کنید (این میتواند دوستان تازه وارد آنها نیز باشد)
- مطمئن شوید که آموزشهای مربوط به هر نقش تا حد امکان مرتبط و کاربردی باشند
- ابزارهای دیجیتال را برای تغییر اوضاع و پویاتر کردن یادگیری در نظر بگیرید.
مثال ۱۵: جلسه «دیدار با مدیران»
جلسه «دیدار با مدیران» میتواند به طور قابل توجهی بر نحوه ارزیابی کارکنان از تجربه کلی خود در فرآیند استخدام تأثیر بگذارد. این جلسه را در یک محیط آرام و غیررسمی سازماندهی کنید که در آن کارمندان جدید بتوانند گفتگوی آزاد با مدیران سازمان داشته باشند.
برخی نکات که باید در نظر داشته باشید:
- افراد تازه استخدام شده را تشویق کنید تا از قبل سوالات خود را ارسال کنند یا موضوعاتی را که در مورد آنها کنجکاو هستند، مطرح کنند.
- مدیران را تشویق کنید تا درسهایی را که در طول دوران حرفهای و تجربیات شخصی خود آموختهاند، به اشتراک بگذارند.
- از یک فعالیت ساده مانند استراحت برای نوشیدن قهوه یا چای یا یک ناهار مشترک برای تلطیف بیشتر فضا استفاده کنید.
مثال ۱۶: جلسات منظم نشست و برخاست مدیر و کارمند
مشارکت فعال مدیر برای موفقیت در فرآیند جذب نیرو ضروری است. یکی از راههای دستیابی به این هدف، جلسات منظم مدیر-کارمند است. یک کارمند جدید و مدیرش باید در طول فرآیند جذب، جلسات هفتگی یا دو هفتهای داشته باشند. همچنین به یاد داشته باشید که مطمئن شوید کارمندان جدید میدانند در صورت بروز مشکل با مدیرشان، با چه کسی در منابع انسانی تماس بگیرند.
مثال ۱۷: چک لیستهای پذیرش سازمانی
علاوه بر نرمافزارهای آنبوردینگ برای خودکارسازی و ساختاردهی فرآیند آنبوردینگ، چکلیستهای آنبوردینگ میتوانند به شما کمک کنند تا مطمئن شوید هر نیروی جدید، آنبوردینگ کاملاً بهینهای را دریافت میکند.
شما میتوانید از انواع مختلف چک لیست برای جنبههای مختلف فرآیند جذب و استخدام استفاده کنید، از جمله چک لیستی برای مدیران استخدام، منابع انسانی، فناوری اطلاعات و نیروی جدید.
مثال ۱۸: به طور منظم بازخورد جمعآوری کنید
مرتباً از کارمندان جدید در مورد تجربهی آموزش ضمن خدمتشان بازخورد بخواهید تا بدانید چه چیزی برای آنها خوب بوده و چه چیزی نیاز به بهبود دارد.
به طور کلی، بهتر است در مقاطع خاصی با کارمندان جدید مشورت کنید: بعد از دوره پیش از استخدام، هفته اول، ماه اول و سه ماه اول. علاوه بر این، مطمئن شوید که آنها میدانند از لحظه شروع دوره پیش از استخدام، بازخورد یا پیشنهادات خود را به کجا ارسال کنند.
مثال ۱۹: مدیران را برای پذیرش خوب آموزش دهید
پذیرش سازمانی یک مهارت است و چیزی نیست که مدیران (تازه منصوب شده) به طور غریزی بدانند چگونه آن را به خوبی انجام دهند. در حالی که منابع انسانی میتواند چارچوب پذیرش سازمانی را فراهم کند و از جنبههای اداری، قانونی و انطباق با مقررات مربوط به پذیرش کارکنان مراقبت کند، سایر موارد عمدتاً به مدیر استخدام بستگی دارد.
به ادغام کارمند جدید در تیم، تدوین برنامه ۳۰-۶۰-۹۰ روزه، جمعآوری بازخورد، شناسایی مشکلات بالقوه و غیره فکر کنید. بنابراین، آموزش «مهارتهای لازم برای شروع به کار» به مدیران برای موفقیت در شروع به کار بسیار مهم است.
عواملی که باید در نظر گرفته شوند:
- مشخص کنید که مدیران از کجا میتوانند منابع عمومی آموزش ضمن خدمت را پیدا کنند
- آنها را تشویق کنید که تیمهای خود را در ایجاد فرآیند آشنایی با نیروی جدید درگیر کنند.
- اطمینان حاصل کنید که مدیران استخدام همیشه میتوانند برای راهنمایی در مورد استخدام جدید به تیم منابع انسانی مراجعه کنند.
بهترین شیوهها برای بهینهسازی فرآیند جذب
بر اساس مثالهای ادغام کارمندان که در بالا ذکر شد، چندین روش برتر وجود دارد که میتوانید برای بهینهسازی فرآیند ادغام کارمندان رعایت کنید:
- استفاده از فناوری: نرمافزارهای آموزش ضمن خدمت میتوانند فرآیندهای خاص را خودکارسازی کرده و به سازمانها در بهینهسازی تجربه آموزش ضمن خدمت کمک کنند. این امر باعث صرفهجویی در زمان و تلاش تیمهای منابع انسانی و منابع انسانی میشود که میتوانند آن را صرف وظایف مهم و انسانمحور مانند جلسات تکبهتک با افراد جدید کنند.
- آموزش مدیران : مدیران را با دانش و ابزار مناسب مجهز کنید تا به آنها کمک کنید از نیروهای جدید به شکلی شایسته استقبال کنند. مارنا میگوید: «همانطور که از نیروهای جدید در مورد فرآیند جذب و آموزش بازخورد میگیریم، دریافت بازخورد از مدیران نیز مفید است تا بتوانیم بفهمیم چگونه آنها را به عنوان بازیگران کلیدی در این فرآیند بهتر تجهیز کنیم.»
- پذیرش نیروی جدید را به عنوان یک مسئولیت مشترک در نظر بگیرید: پذیرش نیروی جدید صرفاً مسئولیت منابع انسانی نیست، بلکه همکاری بین مدیر استخدام، منابع انسانی و مدیر و تیم کارمند جدید است.
مارنا میگوید: «بعید است که یک فرآیند خوبِ جذب نیرو، برای همه یکسان باشد، مگر اینکه نیروی کار خیلی متنوع نباشد. تجربه جذب نیرو باید ثابت باشد، اما فرآیند ارائه آن تجربه ممکن است بسته به نیازهای نیروی کار متفاوت باشد. برای مثال، جذب نیرو برای کارکنان خط مقدم با کارمندان دفتر مرکزی بسیار متفاوت خواهد بود.»
برای جمع بندی
یک فرآیند مؤثر برای آمادهسازی نیروهای جدید برای موفقیت و تقویت مشارکت، بهرهوری و حفظ بلندمدت کارکنان ضروری است. با ارائه برنامههای ساختاریافته برای آموزش و ارائه تجربیات متناسب با هر کارمند، میتوانید گذار بدون مشکل را برای آنها تسهیل کنید.
علاوه بر این، فرآیند موفق ادغام کارکنان، نتیجه همکاری قوی بین منابع انسانی، مدیر استخدام، تیم آنها و دوست فرد تازه استخدام شده در فرآیند ادغام است. در نهایت، سرمایهگذاری در یک استراتژی ساختارمند ادغام منجر به ادغام بهتر، کاهش جابجایی کارکنان و نیروی کار متعهدتر و با عملکرد بالا میشود.
فرآیندهای آشنا سازی سازمانی
فرآیندهای آشنا سازی سازمانی