کلیات طراحی، تجزیه و تحلیل ارزشیابی و طبقه بندی مشاغل
سازمان مدیریت صنعتی
مدیریت منابع انسانی پیشرفته (۱) طراحی، تجزیه و تحلیل ارزشیابی و طبقه بندی مشاغل
چاپ چهارم
دکتر آرین قلی پور استاد دانشگاه تهران
دکتر عسل آغاز استادیار دانشگاه صنعتی امیرکبیر
مدیریت منابع انسانی پیشرفته: طراحی، تجزیه و تحلیل، ارزشیابی و طبقه بندی مشاغل
فصل اول: کلیات و تعاریف
اهداف رفتاری
۱- تشریح اهمیت تجزیه و تحلیل شغل
۲- تعریف شغل هوشمند
۳- تعریف شغل، پست، وظیفه، تکلیف، فعالیت و عنصر
۴- تمایز شغل و مسیر شغلی
۵- توصیف طراحی شغل
۶- تشریح ارزشیابی شغل
۷- تحلیل ارتباط بین شغل و سایر کارکردهای منابع انسانی
۸- تبیین جایگاه شغل در مدیریت منابع انسانی
۹- اهمیت گریدینگ در سازمان
۱۰- بررسی تفاوت شغل با پست یا سمت
۱۱- اهمیت شغل هوشمند در مدیریت منابع انسانی راهبردی
۱۲- آگاهی از کلیشه های منفی در مورد تجزیه تحلیل شغل
مقدمه
مدیریت منابع انسانی، رویکردی راهبردی، جامع و منسجم به استخدام توسعه و سلامت افرادی است که در سازمان مشغول به کار می شوند. هدف از مدیریت منابع انسانی آن است که سازمان را قادر سازد که توسط افراد به موفقیت نایل شود. در مدیریت منابع انسانی، مقصود کسب اثربخشی است و کوشش می شود با استفاده بهینه از منابع موجود، بیشترین قابلیت در جهت تحقق اهداف سازمان فراهم آید.
فعالیت های مدیریت منابع انسانی با زندگی افراد در یک سازمان سر و کار دارد و فعالیت هایی نظیر مدیریت راهبردی منابع انسانی، مدیریت سرمایه های انسانی، مسئولیت اجتماعی سازمان ها، مدیریت دانش، توسعه سازمانی، برنامه ریزی منابع انسانی، استخدام و انتخاب و مدیریت استعدادها، تجزیه و تحلیل شغل، مدیریت عملکرد، یادگیری و توسعه، مدیریت پاداشها، روابط کارکنان، ایمنی، رفاه و سلامت کارکنان و ارائه خدمات به آنان را دربرمی گیرد (۵-۲۰۰۹ : ۴ ,Armstrong).
در این میان، تجزیه و تحلیل، طراحی و ارزشیابی شغل از مهمترین زیر سیستم های منابع انسانی هستند که این کتاب به آن اختصاص داده شده است.
هرچند در بیشتر کتاب های منابع انسانی، تجزیه و تحلیل شغل، رکن اصلی مدیریت منابع انسانی دانسته شده است، در برخی از موارد یا انجام نمی شود، یا به طور غیر علمی و با کیفیت بسیار پایین صورت می پذیرد.
پژوهشگران بسیاری معتقدند جمع آوری اطلاعات درباره رفتارهای شغلی، شرایط کاری، استانداردهای عملکرد و دانش و تواناییهای لازم برای تحقق حداقل استانداردهای عملکرد، برای سازمان از اهمیت بسیاری برخوردارند. این در حالی است که برخی پژوهشها نشان میدهد که فقط برخی از سازمانها از تجزیه و تحلیل شغل استفاده می کنند. در کشور نیز اکثر سازمانها تجزیه و تحلیل شغل نظام مند و مدونی ندارند.
اهمیت تجزیه و تحلیل شغل
از تجزیه و تحلیل شغل برای اهداف متعددی استفاده می شود. فهرستی از کاربردهای تجزیه و تحلیل شغل در ادامه آورده شده است:
- شرح شغل، شرح شغل، خلاصه مکتوبی از شرح کار و تصویری کلی از جوهر و اساس کار است. شرح شغل معمولا شناسه های شغل (عنوان شغل به علاوه سایر اطلاعات طبقه بندی کننده)، خلاصه شغل (ماموریت یا هدف شغل)، و وظایف و مسئولیت ها (آنچه که انجام می شود) را در برمی گیرد. همچنین اطلاعات دیگری همچون روابط گزارش دهی، پاسخگویی و حداقل شرایط احراز لازم برای انجام شغل را هم شامل می شود. از میان همه موارد مذکور، آموزش هدف و ماهیت شغل، به فردی که از پیش شناختی درباره شغل ندارد، مهمترین کارکرد شرح شغل محسوب می شود.
- ارزشیابی شغل. ارزشیابی شغل به معنای فرایند ارزش گذاری مشاغل است. کارفرمایان می خواهند میان آنچه که به مشاغل گوناگون پرداخت می کنند و ارزش آن مشاغل در رابطه با سایر مشاغل شرکت یا پرداختی که از طرف سایر شرکتها صورت می پذیرد، تناسب وجود داشته باشد. ارزشیابی شغل، با ایجاد برابری درونی به جذب و نگهداری کارکنان کمک می کند.
- طبقه بندی شغل. طبقه بندی شغل، فرایندی است که تعدادی از مشاغل را در قالب خوشه ها یا خانواده های مشابهی از مشاغل قرار میدهد. خانواده شغلی بر اساس اختیارات و مسئولیتهای کار یا نیازمندی های رفتاری یا کاری شغل شکل می گیرد. طبقه بندی شغل، در تنظیم ساختار پرداخت و انتخاب کارکنان، اهمیت بسیاری دارد.
- طراحی و باز طراحی شغل. منظور از باز طراحی شغل، مرتب کردن وظایف به گونه ای است که مشاغل و کارکردهای جدید، جایگزین انواع قدیمی شوند. بازطراحی شغل، معمولا برای افزایش کارایی شغل، رضایت، انگیزش و ایمنی کارکنان با کیفیت محصولات انجام می گیرد.
- شرایط احراز شغل. منظور از شرایط احراز شغل، ویژگیهای لازم یا مطلوب برای انجام شغل است. چنین ویژگیهایی اغلب دانش، مهارتها، تواناییها و سایر ویژگیهای لازم KSAOs برای انجام شغل نامیده می شوند. شرایط احراز شغل به معنای حداقل صلاحیت ها یا تجاربی است که از شاغل شغل انتظار می رود. از شرایط احراز شغل می توان در غربال متقاضیان استفاده کرد.
- ارزیابی عملکرد. ارزیابی عملکرد به معنای فرایند ارزیابی عملکرد شغلی کارکنان (و تیمها) در یک دوره زمانی مشخص است. معمولا از ارزیابی عملکرد برای تصمیم گیری درباره افزایش حقوق و ارتقاء، پاداش و همچنین ارائه بازخور به کارکنان پیرامون عملکردشان، استفاده می شود. برای تحقق پرداختهای منصفانه به کارکنان، لازم است به رابطه ارزیابی عملکرد با وظایف مهم و رفتارهای کاری مورد نیاز شغل بیشتر توجه شود.
- آموزش. بیشتر کارکنان آنچه را که نیاز دارند بدانند، یا برای انجام موفقیت آمیز شغل خود لازم دارند را پس از استخدام می آموزند. آموزش فرایندی است که به واسطه آن، این یادگیری صورت می پذیرد. تجزیه و تحلیل شغل، با شناسایی دانش، مهارتها و توانایی هایی که شاغلان برای انجام وظایف نیاز دارند، به توسعه آموزش می انجامد. وقتی مشخص شود شاغل به چه نوع دانش، مهارتها و توانایی هایی نیاز دارد، می توان برای طراحی آموزشها اقدام کرد.
- برنامه ریزی منابع انسانی و کارمندیابی، سازمانها می خواهند برای مشاغلی که باید نیرویابی شوند برنامه ریزی کنند و از وجود متقاضیان شایسته برای جذب در آن مشاغل، مطمئن شوند. تجزیه و تحلیل شغل، می تواند دانشها، مهارتها و تواناییهای مورد نیاز برای موفقیت در یک شغل خاص را مشخص کند. پس از آن سازمانها می توانند برنامه های شناسایی، کارمندیابی و انتخاب کارکنان را طراحی کنند و بدین ترتیب از استخدام متقاضیان با دانش، مهارتها و تواناییهای لازم مطمئن شوند.
- کارایی کوتاه کردن فرایند کار یا ساده سازی آن همچون کاهش تعداد حرکتهای جسمانی در یک وظیفه تکراری، طراحی ابزارهای کمکی کار یا طراحی ابزارهای بهتر، با تجزیه و تحلیل درست شغل امکان پذیر می شود.
ایمنی، تجزیه و تحلیل شغل می تواند در شناسایی رفتارها و شرایط کاری ای که ممکن است احتمال تصادف یا جراحت را افزایش دهند، مؤثر باشد. بهبود ایمنی در برگیرنده تغییرات در فرایندهای کاری، توسعه ابزارها و تجهیزات کاری کمکی، یا تغییرات در محیط کاری می باشد.
تعریف شغل و مفاهیم مرتبط
پژوهشگران مختلف، از واژه هایی نظیر شغل، پست، و وظیفه برای معانی متفاوتی استفاده می کنند. لازم است برای انتقال بهتر معانی به خوانندگان، واژه های مرتبط با تجزیه و تحلیل شغل تعریف شوند.
در این کتاب، واژه شغل هم از زاویه کلان و هم خرد مدنظر قرار گرفته است. از یکسو، با اتخاذ دیدگاهی کلان به محتوای کار، می توان همه مشاغل را به عنوان شغل در نظر گرفت، ولی برای تمایز میان مشاغل نیاز به مفاهیم جزئی تری داریم.
بنابراین یک سطح پایین تر را در نظر میگیریم که رسته شغلی Branch نامیده می شود. به عنوان نمونه کلیه مشاغل مرتبط با ایمنی عمومی Public safety یک رسته شغلی هستند که همه مشاغلی را که وظیفه آنها اجرای قانون، برقراری امنیت و مقابله با بلایای طبیعی است، دربرمی گیرد. وظایف موجود در سازمانها را می توان در قالب چندین رسته شغلی سازماندهی کرد.
پس از آن می توان هر رسته را به چندین گروه شغلی تفکیک کرد. برای مثال مشاغلی که در آنها به اجرای قانون پرداخته می شود، یک گروه شغلی در رسته شغلی ایمنی عمومی به حساب می آیند.
هر گروه شغلی را می توان به مجموعه ای از رده های شغلی تقسیم کرد. برای مثال رده مأمورین قسم خورده اجرای قانون، مشتمل بر مأموران نیروی انتظامی، کارآگاهها، گروهبان های پلیس، ستوانها، سروانها و سرگردها می شوند.
در نهایت به واژه شغل می رسیم که برای مثال در رده شغلی مأمورین قسم خورده اجرای قانون، مأمور نیروی انتظامی یک شغل محسوب می شود. یک شغل به محتوای کاری اشاره دارد که توسط افراد دارای کار یکسان، انجام می شود. با در نظر گرفتن شغل از دیدگاه خردتر و لحاظ کردن اجزای تشکیل دهنده آن، می توان ابهام هایی را که هنوز ممکن است در تعریف آن وجود داشته باشد، رفع کرد.
کوچکترین واحد تحلیل کار، مؤلفه یا عنصر” است. برای مثال یک تماس تلفنی می تواند یک عنصر در شغل مأمور نیروی انتظامی باشد. راه دیگر برای فکر کردن درباره عنصر، این است که هر واحد کوچکی از محتوای کار که نیازمند شرح فرایندهای جسمانی و فکری باشد، به عنوان عنصر در نظر گرفته شود. برای مثال برای گرفتن یک شماره لازم است گوشی تلفن برداشته شود و شماره های مورد نظر فشار داده شود. نزدیک شدن به تلفن، برداشتن آن، بردن آن تا کنار گوش، شنیدن صدای بوق، و نظیر آن، همگی به جای اینکه به عنوان عناصر محتوای کار لحاظ شوند، به عنوان فعالیتهای جسمانی یا فرایندهای حسی به شمار می آیند.
واحد دیگر شغل که از عنصر بزرگتر است، فعالیت” نامیده می شود. فعالیتها خوشه هایی از عناصر هستند که معطوف به انجام الزامات کار هستند. یک مأمور نیروی انتظامی، در بسیاری از موقعیتها از تلفن به عنوان بخشی از فعالیت ” پاسخگویی به تلفنهای مربوط به مشاجره مالکها و مستأجرها استفاده می کند. وقتی فعالیتهای یک شغل تجزیه و تحلیل می شود، معمولا بیش از صد فعالیت را در برمی گیرد.
وظایف مجموعه ای از فعالیتها هستند که معطوف به تحقق اهداف شغلی خاص هستند. “صحبت کردن با گروههای متعارض در جهت استیفای حق” نمونه ای از وظایف شغل مأمور نیروی انتظامی است.
چنانچه شغلی به طور کامل تجزیه و تحلیل شود، معمولا بین ۳۰ تا ۱۰۰ وظیفه را در برمی گیرد. باید دقت کرد که وظایف شغل، مستقیما با اهداف شغل مرتبط باشند. برای مثال، استیفای حق، یکی از اهداف شغل مأمور نیروی انتظامی است.
واحد دیگر شغل که از وظیفه بزرگتر است، تکلیف است. تکلیف مجموعه ای از وظایف است که معطوف به اهداف شغل هستند. فعالیت هایی نظیر توقیف خریداران و فروشندگان مواد مخدر، پاسخگویی به تماسهای تلفنی مرتبط با قماربازی و نظیر آن، جزو تکالیف یک مأمور نیروی انتظامی به حساب می آیند. معمولا هر شغل ۵ تا ۱۲ تکلیف را دربر می گیرد.
بنابراین شغل مجموعه ای از تکالیف، وظایف، فعالیتها و عناصری است که بتواند به تنهایی توسط یک شاغل انجام شود. از این رو مأمور نیروی انتظامی یک شغل محسوب می شود. حال ممکن است در یک واحد نیروی انتظامی، ۱۵ شاغل برای این کار نیاز باشد. در این حالت گفته می شود که ۱۵ پست یا سمت مأمور نیروی انتظامی در این واحد وجود دارد؛ یعنی یک شغل که دارای ۱۵ پست یا سمت است. Brannick , Levin and).Morgeson, 2007:6-7)
جدول ۱جدول ۱-۱. مثالهایی از تعاریف (۲۰۰۷: ۷ , Brannick , Levin and Morgeson)
واژه مثال
رسته ایمنی عمومی
گروه اجرای قانون
رده ماموران قسم خورده اجرای قانون
شغل ماموران نیروی انتظامی
پست مامور نیروی انتظامی ناحیه الف / مامور نیروی انتظامی ناحیه ب /…
تکلیف نظارت بر ترافیک
وظیفه نوشتن جریمه برای متخلفان
فعالیت اتومبیل یک موتور سوار را به کنار جاده راندن
عنصر روشن کردن چراغ و آژیر ماشین
شغل و نقش. یک شغل، دربرگیرنده گروهی از وظایف محدود است که باید انجام شود و مسئولیت هایی که باید برای تحقق نتایج نهایی بر عهده گرفته شود. نقش، با الزامات رفتاری مورد نیاز برای انجام کار و انتظاراتی که از افراد در جهت انجام آن می رود سر و کار دارد.
خانواده شغلی. خانواده شغلی دربرگیرنده تعدادی شغل است که به لحاظ فعالیت ها، دانش ها و مهارت های مورد نیاز به هم مرتبطند و ساختار مشاغل، دارای یک ساختار رتبه بندی جداگانه برای هر خانواده است ( ۲۰۰۳ : ۲۵ ,Armstrong).
پس از تعریفهای واژگان مربوط به شغل، زمان تعریف تجزیه و تحلیل شغل فرا می رسد. تجزیه و تحلیل شغل به معنای فرایند کشف ماهیت شغل است. برای تکمیل این تعریف، می توان سه ویژگی را به آن افزود:
- اول اینکه برای انجام یک تجزیه و تحلیل با کیفیت، باید از رویه نظام یافته ای استفاده شود؛
- دوم اینکه برای کشف ماهیت شغل، باید آن را به واحدهای کوچکتری شکست. این واحدها می توانند تکالیف، وظایف، فعالیتها یا عناصر باشند.
- سوم اینکه تجزیه و تحلیل شغل می تواند نتایج مختلفی نظیر شرح شغل، فهرست وظایف و شرایط احراز داشته باشد.
تجزیه و تحلیل شغل باید نظام یافته، دقیق و کامل باشد. بنابراین می توان تجزیه و تحلیل شغل را به معنای فرایند نظام یافته کشف ماهیت شغل به وسیله تفکیک آن به واحدهای کوچکتر دانست که چنین فرایندی اسناد مکتوبی ایجاد می کند که هدف از آنها توصیف آنچه که در شغل انجام می شود و قابلیت های مورد نیاز برای انجام بهتر شغل است (۲۰۰۷ : ۸ ,Brannick , Levin and Morgeson).
طراحی شغل به معنای فرایند تعریف نحوه انجام کار و وظایف خاصی است که باید در شغل معینی انجام شوند ( ۲۰۱۰ : ۱۷۵ ,Noe et al). به عبارتی طراحی شغل به معنای مشخص کردن و در کنار هم قرار دادن وظایفی که به صورت یک «واحد کاری» قابل انجام از سوی یک فرد با مهارتها و قابلیتهای خاص است و انجام این «واحد کاری» بخشی از نیازهای سازمان را برطرف می کند.
ارزشیابی شغل فرایندی نظام یافته برای تعریف ارزش نسبی مشاغل سازمان است تا بدین ترتیب مبنایی برای طراحی ساختارهای پرداخت منصفانه و گریدینگ مشاغل فراهم آید. در واقع، ارزشیابی شغل طراحی چهار چوبی را امکان پذیر می سازد که با توجه به آن گریدینگ مشاغل و تصمیم گیری درباره پرداخت میسر خواهد شد (۲۰۰۳ : ۴ ,Armstrong).
شغل هوشمند
خوشبختانه در سال های اخیر مطالعات خوبی در زمینه تجزیه و تحلیل و طراحی شغل ماهیت، مکانیزمها، پیامدها و عوامل زمینهای آن انجام شده است که رهنمودهای مؤثری برای مدیران در حوزه اجرا دارد (۱۴۵ :۲۰۱۰ ,.Grant et al).
یکی از چالشهای موجود در زمینه طراحی شغل این است که شغل و مسیر شغلی به صورت جداگانه و موازی هم مدنظر قرار می گیرند. یکی از راهکارهای اساسی در مدیریت مؤثر منابع انسانی این است که بتوان شغل و مسیر شغلی را به گونه ای طراحی کرد که همزمان مولد، یادگیرنده و ارضا کننده باشند.
یکی از راهکارهای ارائه شده شغل هوشمند است که موجب یادگیری، رشد و قابلیت اشتغال متصدی شغل می شود (۴۴۸ :۲۰۱۰ ,Hall and Heras). | در عالم واقع، طراحی شغل و مسیر شغلی در حوزه متفاوت از هم نیستند ولی در تحلیل های دانشگاهی معمولا جدا از هم فرض می شوند. تفاوت اصلی بین این دو، در زمان نهفته است.
در طراحی شغل، تجربیات موجود تا زمان حال مدنظر است ولی در مسیر شغلی تجربیات انباشته شده کل زندگی کاری مدنظر است.
در دهه ۱۹۸۰ بین طراحی شغل و مسیر شغلی تمایز چندانی نبود و چالشهای شغلی با عملکرد فرد در طی مسیر شغلی در ارتباط بود (۱۹۸۸ ,Howard and Bray). در حال حاضر بین این دو فاصله زیادی ایجاد شده است و حتی مطالب و پژوهشهای مربوط به آنها در مجلات خاص خود منتشر می شود. حال می توان با طراحی مشاغل هوشمند این دو را به هم نزدیک کرد.
منظور از مشاغل هوشمند، مشاغلی است که شبکه توسعه قوی دارد، جهت گیری شغل متغیر را امکان پذیر می کند، ایجاد خودهای ممکنه (چیزی که فرد ممکن است بشود چیزی که می خواهد بشود، و چیزی که از شدن آن، ترس دارد) را فراهم ساخته و موجب یادگیری مادام العمر فرد شود، به ایجاد شایستگی زیربنایی بینجامد و همچنین موجب خودآگاهی شاغل شود (۴۵۵ :۲۰۱۰ ,Hall and Heras).
کلیشه های منفی در مورد تجزیه تحلیل شغل
مدیرانی که با اهمیت منابع انسانی در سازمان آشنا نیستند معمولا با تأثیرپذیری از یکسری کلیشه های منفی، تجزیه و تحلیل شغل را انجام نمی دهند، غافل از اینکه مبنای همه فعالیتهای دیگر منابع انسانی تجزیه و تحلیل شغل است (۲۰۰۹ : ۲ ,.Prien et al).
این کلیشه ها عبارت اند از:
۱- بی ثباتی: یک از دلایل عدم انجام تجزیه و تحلیل شغل این است که مدیران استدلال می کنند وظایف مشاغل آنها به دلیل تغییر محیط در حال تغییر است و از اینرو لازم نیست.
۲- بی دقتی: برخی از مدیران ادعا می کنند که سرپرستان و متصدیان شغل با فعالیتهای شغل به طور کامل آشنا نیستند یا در مورد خصوص اغراق می کنند و حتی بر مشاوران بیرونی هم تأثیر می گذارند.
۳- بی اهمیتی: برخی از مدیران اعتقاد دارند که کارهای مهم تر از تجزیه و تحلیل شغل دارند و این مورد، جزو اولویتهای کاری نیست.
۴- اتلاف انرژی: برخی مدیران معتقدند که کارکنان آنان با همه وظایف و مسئولیتهای خود آشنا هستند و مستند کردن شرح وظایف، اتلاف زمان و انرژی است.
۵- انعطاف ناپذیری: برخی مدیران ادعا می کنند که شرح شغل کارکنان، آنها را محدود می کند و مانع از انعطاف پذیری میشود.
تجربه شرکتهای موفق جهانی نشان میدهد که همه کلیشه های فوق بی اعتبار هستند و از آفتها و بیماریهای مدیریتی محسوب می شود که به آسیب شناسی و درمان از سوی متخصصان سازمانی نیاز دارند.
در این فصل تلاشی شده است که مفاهیم مبنایی در تجزیه و تحلیل شغل، طراحی، ارزشیابی و طبقه بندی مشاغل به طور ساده مدنظر قرار گیرد و هر کدام از آنها در فصلهای بعدی به تفصیل مورد بحث قرار خواهد گرفت.
مفاهیم و واژه های کلیدی فصل
- شغل
- ارزشیابی شغل
- عنصر
- پست
- شغل هوشمند
- وظیفه
- تکلیف
- رده شغلی
- خانواده شغلی
- فعالیت
- سمت تجزیه و تحلیل شغل
- گروه شغلی
- مسیر شغلی
- رسته شغلی
- طراحی شغل
- نقش
سؤال های فصل
۱- چگونه می توان مدیران را به انجام دوره ای (هر سه سال یکبار) تجزیه و تحلیل شغل متقاعد کرد؟
۲- آیا می توان تجزیه و تحلیل شغل و مسیر شغلی را با هم ادغام کرد؟
۳- چگونه می توان در ایران شغل هوشمند طراحی کرد؟
۴- شغل مدیر منابع انسانی را در نظر بگیرید و تکالیف، وظایف، فعالیتها و عناصر آن را بیان کنید.
۵- خانواده شغلی، رسته شغلی، گروه شغلی و رده شغلی را تحلیل کنید.
۶- تفاوت پست و شغل را بیان کنید.
۷- چگونه می توان کلیشه های منفی در سازمانها و شرکتها علیه تجزیه و تحلیل شغل را از بین برد؟
۸- نقش و شغل را با هم مقایسه کنید.
۹- چگونه می توان از یافته های تجزیه و تحلیل شغل برای اثربخشی مدیریت منابع انسانی استفاده کرد؟
۱۰- چگونه می توان تجزیه و تحلیل شغل را در راستای راهبردهای سازمان هدای کرد؟
۱۱- چرا شغل در مدیریت منابع انسانی حائز اهمیت اساسی است؟
۱۲- شغل با ساختار سازمانی چه ارتباطی دارد؟
