فصل نهم: ارزشیابی شغل الکترونیکی
فصل نهم: ارزشیابی شغل الکترونیکی
اهداف رفتاری
- ۱٫ آشنایی با مفهوم ارزشیابی شغل با استفاده از رایانه
- ۲. آشنایی با چگونگی استفاده از سیستم رایانه ای لینک در ارزشیابی مشاغل
- ٣. آشنایی با چگونگی استفاده از سیستم گایج در ارزشیابی مشاغل
- ۴. توصیف ارزشیابی شغل الکترونیکی
- ۵ مقایسه سیستمهای سنتی و تعاملی
- ۶ اثر شفافیت و گشودگی بر پذیرش سیستم
- ۷٫ بررسی نقاط ضعف سیستم های کاغذی
- ۸٫ بیان مزیتهای سیستم های رایانه ای
- ۹٫ بررسی تناسب سیستم با نیازمندیهای سازمان
- ۱۰. مقایسه سیستم لینک و گایج
- ۱۱. اهمیت ارائه بازخور از از سیستم ارزشیابی الکترونیکی به شاغلان
- ۱۱. درک اهمیت ثبات در سیستم ارزشیابی
مقدمه
فناوری اطلاعات عنوان رایجی در عرصه رقابتی و رو به رشد بازارهای ام است. پیشرفتهای اخیر در فناوری منجر به تغییراتی در روشهای کاری سازمانها شده است استفاده از فناوری اطلاعات و رایانه ها هزینه های نیروی کار را کاهش داده و سرعت پردازش مبادلات و دقت در نگهداری داده ها را افزایش می دهد.
مدت ۲۵ سال است که در ارزشیابی شغل از رایانه استفاده می شود، بر اساس آخر پژوهش هایی که توسط گروه مشاور های ای ریوارد در این باره انجام شده است، ارزشیابی شغل با استفاده از رایانه، هنوز تا حدودی جا نیفتاده است. بر اساس یافته های پژوهش مذکور، سیر تطور تاریخی استفاده از رایانه در ارزشیابی شغل را می توان به صورت زیر نشان داد:
- . تقریبا ۹۰ درصد از افراد برای محاسبه نمرات ارزشیابی شغل، از رایانه استفاده می کنند.
- بیش از نیمی از افراد برای طبقه بندی و تحلیل نمرات ارزشیابی شغل از رایانه استفاده می کنند.
- بیش از نیمی از افراد برای تحلیل پرسشنامه هایی که به صورت دستی پر شده اند از رایانه استفاده میشود.
- • کمتر از یک چهارم افراد برای گردآوری تعاملی اطلاعات شغلی از رایانه استفاده می کنند.
این فصل به معرفی گامهای کلیدی در گسترش استفاده از رایانه در ارزشیابی مشاغل اختصاص یافته است و در این زمینه به مقایسه دو رویکرد پرداخته شده است:
- سیستم گایج، که یک سیستم ارزشیابی شغل بدون کاغذ است
- سیستم لینک که توسط مشاوران لینک ریوارد مطرح شده است
ارزشیابی شغل با استفاده از رایانه
در هر سیستم ارزشیابی شغل جدیدی، دو جنبه مجزا و متوالی باید در نظر گرفته شوند:
- ۱٫ طراحی برنامه
- ۲. فرایند ارزشیابی
زمانی که ارزشیابی شغل با رایانه انجام می شود تمایز میان این دو مرحله بسیار حائزاهمیت خواهد بود.
استفاده از رایانه در طراحی برنامه
طراحی برنامه شامل همه مراحل از تصمیم گیری برای بکارگیری ارزشیابی شغل در سازمان تا تصویب رسمی برنامه طراحی و آزمون شده توسط کمیته ارزشیابی می شود. هر نوع برنامه یا پایگاه اطلاعات رایانه ای که قرار است در یک فرایند مستمر ارزشیابی مورد استفاده قرار گیرد، باید پیش از ارزشیابی دقیق هر شغل آزمون شود، اما چنین آزمونی به عنوان بخشی از طراحی برنامه، محسوب نمی شود.
وزن دهی به عوامل: وزن دهی به عوامل یکی از کلیدی ترین مراحل طراحی شغل است. در ابتدا از رایانه برای بهبود کیفیت ارزشیابی شغل استفاده شد. در طول سالهای ۱۹۶۰، فقط یکسری پردازشگر مرکزی وجود داشت که از آنها برای ثبت و مدیریت داده های کسب و کار استفاده می شد. دسترسی به آنها معمولا محدود بود و تا زمانی که استفاده از آنها توسط واحد منابع انسانی برای ارزشیابی شغل در نظر گرفته شد، فقط امور مربوط به محاسبه و تحلیل امتیازهای حاصل از ارزشیابی شغل امکان پذیر بود.
قابلیت رایانه ها برای انجام تحلیلهای پیچیده داده های ارزشیابی شده و وزن دهی به لحاظ آماری که در اوایل سال ۱۹۷۰ پدیدار شد و مطرح شدن تحلیل رگرسیون خطی چندگانه در این فرایند، یک پیشرفت محسوب میشد.
تحلیل رگرسیون خطی چندگانه، فرایندی که تاثیر نسبی مجموع داده های مستقل بر ستاده های حاصله تعیین می شود. مرتبط ترین و پیچیده ترین فرایند موجود بود. در مورد ارزیابی شغل، با استفاده از این تحلیل، تعیین این امر که چگونه امتیازهای داده شده به عوامل مهم یک سری از مشاغل نمونه وزن دهی شوند تا ترتیبی از امتیازهای مشخص و منصفانه حاصل شود، امکان پذیر بود.
در اوایل سالهای ۱۹۷۰، برنامه های پیچیده فقط با استفاده از رایانه های بسیار بزرگ و توسط یک مشاور متخصص در این زمینه قابل اجرا بودند. استفاده از تحلیل رگرسیون چندگانه برای تعیین وزن عوامل، مزایای بسیاری داشت که توسط مشاورانی که در ۱۹۷۰ از آن استفاده می کردند( و برخی هنوز هم از آن استفاده می کنند)، بر آنها افزوده شدی عبارت اند از:
- • از بحث های ذهنی و احساسی درباره اهمیت نسبی عوامل مختلف اجتناب می ورزد
- • تعصبهای جنسیتی در آن جایی ندارد
- • به لحاظ آماری می توان وزن دهی را تأیید کرد
با ایجاد ترتیبی از نمرات مشخص می توان بهترین تناسب را نشان داد.
البته برای اینکه وزن دهی به عوامل با استفاده از تحلیل رگرسیون خطی چندگانه درست انجام شود، لازم است به چهار معیار توجه شود:
- ۱٫ در عوامل، باید هر جنبه ای از نیازهای شغل که ممکن است بر جایگاه شغل در ترتیب نمرات مشخص شده تاثیر بگذارد، گنجانده شود؛
- ۲. هر عامل باید کاملا از سایر عوامل مستقل باشد (هیچ عاملی نباید دو بار محاسبه شود)؛
- ٣. مشاغلی باید به عنوان مشاغل نمونه برای وزن دهی، انتخاب شوند که بتوانند معرف کل مشاغل سازمان باشند؛
- ۴. ترتیب امتیازهای مشخص مشاغل نمونه در مجموع باید نشان دهنده یکایک امتیازهای عوامل باشد و از سایر متغیرها یا ملاحظات تأثیر نپذیرد.
• تحلیل داده های نمونه: صفحه گسترده ها و پایگاههای اطلاعاتی موجود در رایانه ها نیز ابزار مفیدی برای ثبت و تحلیل مفصل داده های نمونه، هستند. این امر گامی اساسی در تدوین شده و مشخص کردن جنبه هایی از طرح است که ممکن است نیازمند اصلاح باشند:
۱. سطوح عوامل فردی: مرتب کردن فهرستی از مشاغل نمونه با استفاده از تخصیص سطوح به هر عامل، تا حد زیادی به ارزیابان در بازنگری تصمیمها پیش از ارائه نتایج به کمیته ارزشیابی کمک می کند و مناسب بودن طرح، پیش از تصویب آن را ضمانت می کند. یک رویکرد مفید آن است که خروجی هر عامل مشخص شود، مشاغلی که با توجه به آن عوامل، فهرست و سطح بندی شده اند نشان داده شوند و همچنین با توجه به امتیاز کل مشاغل (بدون وزن یا وزن دهی شده) فهرست شوند. پس از آن ارزیابان می توانند بر یک عامل متمرکز شوند وعینی بودن و سازگاری آن با تخصیص هریک از سطوح در آن عامل را ارزیابی کنند.
در خصوص مشاغلی که عواملی با سطوح مشابه دارند، وجود نسبت بالا یا پایین، بازنگری تعریف سطح با توجه به تعاریف سطوح مشابه را لازم می سازد. چنانچه تعریف یک سطح تغییر یابد، ارزیابان ملزم به آن خواهند بود در خصوص تصمیم های مربوط به تمامی مشاغلی که با آن سطح یا یکی از سطوح مشابه آن تخصیص یافته اند، به بازنگری بپردازند.
۲ امتیازدهی و وزن دهی به عوامل: زمانی که در صورت لزوم تمامی سطوح عوامل بازنگری و اصلاح شدند، می توان از روش امتیازدهی (حسابی یا هندسی) و وزن دهی برای هر عامل استفاده کرد. این امر شاید یک نقش اضافی برای ارزیابان یا تیم طرح باشد اما عموما به عنوان مسئولیت کمیته ارزشیابی یا مشابه با آن در نظر گرفته میشود.
تنظیم یک صفحه گسترده و فراهم کردن این امکان برای کاربر که برای هر عامل، ارتباطی بین تصاعد حسابی و هندسی به وجود آورد، نسبتا ساده است. در این حالت اثر هر نوع تغییری با محاسبه مجدد مجموع امتیاز شغل می تواند مشخص شود. همچنین می توان اثر بالا یا پایین آوردن وزن هر عامل را به روشی مشابه آزمود
استفاده از رایانه در فرایند ارزشیابی
در طرح کاغذی، مشاغل معمولا توسط گروهی از ارزیابان که شامل ترکیبی از نمایندگان کارکنان، مدیران عملیاتی و یک یا چند عضو واحد منابع انسانی است، ارزشیابی می شوند. چنین گروهی برای تفسیر عوامل و به کارگیری نتایج حاصل از ارزشیابی و تحلیل شرح شغلها پرسشنامه های طراحی شده آموزش می بینند.
این گروه، اطلاعات شغل را مطالعه می کنند و مرتبط کردن آنها با تعاریف سطح عوامل و تصمیماتی که درباره مشاغل قبلی گرفته شده، درباره سطحی (و بنابراین امتیازی) که باید به هر عامل تخصیص داده شود، توافق می کنند. چنین فرایندی بیش از ۵۰ سال است که انجام شده و مورد آزمون قرار گرفته است و به عنوان رویکردی مناسب توسط عموم پذیرفته شده است.
مشکل این رویکرد عمدتا به روشی که مورد کار می گیرد باز می گردد و رایج ترین نقاط ضعف آن عبارت اند از:
- ۱٫ قضاوتهای متناقض. هر چند گروه ارزشیابان معمولا متخصص هستند اما اعضای این گروه در گذر زمان ممکن است تغییر کند و بنابراین تفسیر عوامل هم تغییر یابد. حضور یا عدم حضور اعضایی در گروه که از تخصص کافی بهره مند باشند، می تواند بر نحوه گرفتن تصمیمها تأثیر بگذارد.
- ۲. ثبت ناکافی تصمیم ها. هر سطحی که به عوامل تخصیص داده شود، ثبت می شود اما معمولا در خصوص چگونگی گرفتن هر تصمیم، مستندات کاملی نگاه داشته نمی شود.
- ٣. نیاز به کسب ورودی از کارکنان آماده سازی و توافق بر سر شرح شغلهای تفصیلی نیازمند صرف سه تا هفت ساعت وقت است. چنانچه قرار باشد هر شغل به طور مجزا مورد بررسی قرار گیرد، یک گروه ۷ نفره از ارزیابان، برای ارزشیابی هر شغل باید یک ساعت وقت صرف کنند. بنابراین امکان دارد ارزشیابی هر شغل مستلزم صرف ۱۰ ساعت وقت باشد که این امر برای هر سازمان هزینه زیادی دارد.
- ۴. زمان صرف شده برای انجام یک فرایند کامل، گردهم آوری حد نصاب لازمی از اعضاء آموزش دیده برای گروه ارزیابان، ممکن است هفته ها به طول بینجامد و چنانچه قرار باشد ارزشیابی های آنان توسط برخی از تیمهای بازنگری سطح بالاتر مرور شود، تکمیل چنین فرایندی ممکن است سه تا چهار ماه به طول بینجامد.
- ۵. شفاف نبودن یا مشارکت. فرایند یا معیار ارزشیابی مشاغل اغلب برای بیشتر شاغلان مبهم است
ارزشیابی الکترونیکی
در حالی که از نظر برخی، رایانه ها برای فعالیتهای انسانی، ابزار مناسبی نیستند، مزایای آنها به قدری است که در صورت استفاده درست، می توانند بر بیشتر نقطه ضعف هایی که در بالا به آنها اشاره شد، فائق آیند.
این مزیتها عبارت اند از:
• ثبات: مهمترین مزیت استفاده از رایانه در ارزشیابی شغل، ثبات است. ورودی های یکسان، همواره خروجی های یکسانی خواهند داشت. درست مثل آن است که همان گروه اول ارزیابان متخصص و با تجربه دائما در دسترس باشند و هرگز تصمیمی متعارض با تصمیم های پیشین نگیرند.
حفظ اسناد: امروزه رایانه ها دارای حافظه نامحدودی هستند و می توان تمامی مراحل را برای تحلیلهای آتی ذخیره کرد. حتی چنانچه همه اطلاعات مربوطه در زمان ارزشیابی ثبت نشوند، معمولا می توان بعدا آنها را افزود. بیشتر سیستم های مبتنی بر رایانه پایگاه اطلاعاتی گسترده ای هستند که از قابلیت مرتب کردن، تحلیل و گزارش دهی با که به اطلاعات ورودی و ستاده های سیستم برخوردارند.
سرعت: فرایند تصمیم گیری با استفاده از رایانه تقریبا آنی است و بنابراین مدت زمان شده برای ارزشیابی به زمان صرف شده برای گردآوری اطلاعات شغلی و وارد کردن را به رایانه محدود می شود. در خصوص چنین سیستم هایی که لزومی به گردهم آمدن ارزیابان نباشد، به محض تکمیل اطلاعات شغلی، نتایج ارزشیابی آماده بازنگری خواهد بود.
بیشتر طرحهای غیر رایانه ای، بر شرح شغلها یا پرسشنامه های باز که توسط اعضای کمیته ارزشیابی تکمیل می شوند، مبتنی است. از سوی دیگر، طرحهای رایانه ای بر پرسشنامه های بسته و سیستمهای رایانه ای مبتنی هستند. چنانچه در سازمانی، پرسشنامه های باز مدنظر باشد، لازم است تیم کوچکی از ارزیابان به تفسیر اطلاعات پرداخته و آنها را وارد سیستم کنند.
• شفافیت: سیستمهای ارزشیابی مبتنی بر رایانه، ارزیابان را در پیگیری روند ارزشیابی توانمند می سازند و تشخیص این امر که کدامین پاسخها به کدامین سؤالها منجر به سطح مشخصی از عوامل می شوند را امکان پذیر می کنند. چنانچه پس از آن شاغلان نتایج را به چالش بکشند، می توان نتایج ثبت شده را به آنها نشان داد و علت اینکه چرا امتیاز متفاوتی تایید نشده را به زبان ساده برای آنان شرح داد. هر چند لازم به ذکر است که شفافیت برخی از سیستمهای رایانه ای از نوع غیر رایانه ای کمتر است زیرا شاغل شغل نه در ارزشیابی شغل مشارکت داده می شود و نه در جریان فرایند قرار می گیرد؛ صرفا موافقت وی با شرح شغل تنظیم شده کسب میشود و امتیاز نهایی به اطلاع او می رسد. در برخی موارد حتی ارزیابان نیز در فهم منطق تبدیل اطلاعات به سطح امتیازهای عوامل با مشکل روبرو می شوند.
توسعه های اخیر در ارزشیابی شغل با استفاده از رایانه منجر به غلبه بر رویکردهای سنتی و این امر به طرز معناداری به تجدید حیات ارزشیابی شغل در میده است. بهبود عینیت، ثبات، مشارکت، شفافیت، کارایی (در توسعه های اخیر در ارزشیابی تن مبتنی بر کاغذ شده است و این امر به طرز معنا داری به تجدید حیات ارزشیابی شغل در طول ۱۰ سال گذشته انجامیده اند. استفاده از زمان) و سهولت اجرا همگی جزو مزایای سیستمی اند که به نحو مناسبی طراحی شده باشد
انواع نظامهای ارزشیابی شغل مبتنی بر رایانه
نظامهای ارزیابی شغل مبتنی بر رایانه، دو نوع هستند:
- ۱٫ طرحهای رایانه ای سنتی که در آنها داده های تجزیه و تحلیل شغل یا به طور مستقیم یا با توجه به پرسشنامه هایی که به طور دستی تکمیل شده اند وارد رایانه می شود برای تبدیل داده ها به امتیازهای هر عامل و محاسبه امتیاز کل، از نرم افزارهای رایانه ای و قواعد مشخص آنها استفاده میشود.
- ۲. طرحهای رایانه ای تعاملی که در آن شاغل یا مدیر او پشت رایانه مینشیند و به مجموعه ای از سؤال های مرتبط به هم پاسخ می دهد که این پاسخها به امتیاز هر عامل و امتیاز کل می انجامند.
سیستمهای سنتی، اولین بار در سالهای ۱۹۸۰ مطرح شدند و هنوز هم به نحو گسترده ای مورد استفاده قرار می گیرند. یکی از سیستمهایی که در این زمینه کاربرد بسیاری دارد (به عبارتی می تواند در هر طرح ارزشیابی شغل استفاده شود) سیستم لینک است که با استفاده از گروه مشاوران لینک ریوارد قابل دسترسی است.
تنها سیستم موثق تعاملی، گایج است که در اویل سالهای ۱۹۹۰ و در طول پیشرفت گسترده فناوری ویندوز طراحی شد. این سیستم به سرعت به عنوان جایگزینی برای رویکردهای سنتی مورد پذیرش قرار گرفت. سیستم گایج همانند سیستم سنتی می تواند برای هر نوع طرح ارزشیابی شغل بکار رود. سیستمهای لینک و گایج، هر دو دارای ویژگیهای زیر هستند:
هر دو این نرم افزارها می توانند برای هر نوع طرح ارزشیابی شغل تحلیلی به کار روند. طبیعی است که هر خریداری پیش از طراحی این دو سیستم از خریداری پیش از طراحی این دو سیستم، از یک طرح مبتنی بر کاغذ استفاده کرده باشید.
- از ارائه دهندگان هر یک از این سیستمها خواست سیستم را مطابق با شرایط سازمان ارائه دهند.
- برای استفاده مؤثر از قابلیت های پایگاه اطلاعاتی سیستم، آموزش هایی در زمینه فرایند ارزشیابی ارائه می شود (این یکی از مزایای سیستمهای رایانه ای است).
- در پایان هر ارزشیابی، امتیاز وزن دهی شده هر شغل به طور خودکار محاسبه می شود و در ردیف مشاغل ارزشیابی شده قرار می گیرد. چنانچه مرزهای رتبه ها از پیش تعیین شده باشد، گریدهای حاصله نیز محاسبه می شود.
- همه اطلاعات مشاغل در پایگاه داده ها وارد می شود و برای گزارش گیری و حالهای بعدی در اختیار قرار می گیرند. می توان داده ها را مورد بررسی قرار داد و نسبت به تهیه گزارشهای استاندارد یا فوری اقدام کرد.
- . دسترسی به نرم افزار فقط از راه وارد کردن رمز عبور امکان پذیر است. برای هر کاربر مجوز میزان دسترسی به اطلاعات و انجام فعالیتها تعریف شده است.
- • هر دو این نرم افزارها در هر نوع رایانه ای قابل نصب هستند.
در ادامه شرح مبسوطی از این دو سیستم ارائه شده است اما آموختن نحوه عملکرد آن باید با کار عملی همراه شود
سیستم رایانه ای لینک
این سیستم که به نحو گسترده ای توسط بسیاری از سازمانها به کار می رود (به عبارتی در خصوص هر نوع طرح ارزشیابی شغل می تواند به کار رود و همانگونه که پیشتر آمد، از طریق گروه مشاوران لینک ریوارد قابل دسترسی است.
مبنای فرایند: سیستم رایانه ای لینک بر تحلیل پاسخ های ارائه شده به سؤال های پرسشنامه تحلیل شغل که با عوامل ارزشیابی مرتبطند، مبتنی است. این پرسشنامه می تواند به شکل نسخه دستی باشد که ابتدا باید توسط پاسخ دهنده تکمیل شود و سپس نتایج حاصل از آن وارد رایانه شوند یا یک پرسشنامه رایانه ای ۳۰ تا ۴۰ صفحه ای باشد و به طور مستقیم در رایانه تکمیل شود و نیازی به کاغذ نداشته باشد.
قواعد: پیش از آنکه داده ها وارد رایانه شوند، باید یک سری قواعد ارزشیابی مشخص ارزشیابی برنامه ریزی شوند. این قواعد مشخص می کنند چه سطحی از عوامل با توجه به پاسخ های ارائه شده به سؤالها تأیید می شوند. آنها حاصل تحلیل پرسشنامه تکمیل شده مشاغل نمونه ای هستند که معمولا از پیش، توسط کمیته ارزشیابی و در سنتی ارزشیابی شغل به سطوح عوامل نسبت داده شده اند. البته مشتریان و نمانی اتحادیه ها اغلب در تنظیم این قواعد نقش دارند.
. ارزیابی: اطلاعات مرتبط با شغل که از طریق پرسشنامه های تحلیل شغل رایانه ای گردآوری می شوند، معمولا توسط تحلیلگر یا ارزیاب وارد رایانه می شوند. در خصوص نحوه پاسخگویی به هر سؤال توضیحاتی ارائه شده است و می توان پاسخهای سایر افراد به سؤال را ملاحظه کرد. سیستم این قابلیت را دارد که روایی پاسخ های ارائه شده به سؤال های مختلف را کنترل کند و هر نوع ناسازگاری را شناسایی کند. چنین کنترلی هم درونی است (آیا پاسخ های ارائه شده با یکدیگر سازگارند؟) و هم بیرونی است (آیا پاسخ های ارائه شده با سایر موقعیتهای مشابه همخوانی دارند؟). زمانی که به همه سؤال ها پاسخ داده شد و کنترلهای لازم صورت پذیرفت، امتیاز هر شغل با توجه به قواعد از طریق سیستم محاسبه می شود و به پایگاه داده – های مربوط به ارزشیابی های تکمیل شده اضافه می گردد.
• گشودگی: عوامل و وزنهای آنها معمولا برای ارزیابان و تحلیلگران شغل مشخص هستند، ولی ممکن است برای کارکنان شفاف نباشد. نحوه عملکرد قواعد ارزشیابی در پشت صحنه برای عوامل متعدد، می تواند نسبتا پیچیده باشد. علت آشکار نبودن آنها معمولا مخفی کاری نیست بلکه پیچیدگی است
• بازخور به شاغلان: شاغلان یا مدیران عملیاتی پس از فرایند تصویب، از نتایج ارزشیابی (امتیاز یا گرید) مطلع خواهند شد
سیستم گایج
نرم افزار گایج با غلبه بر نقاط ضعف فرایندهای سنتی که در ادامه توضیح داده شده است، به طور خاص برای توسعه به کارگیری ارزشیابی شغل طراحی شده است:
چه در کل فرایند ارزشیابی و چه در مدت زمان سپری شده برای ارزشیابی هر شغل زمان زیادی از مدیریت گرفته می شود.
در آماده کردن شرح شغلهای طولانی، پرسشنامه ها و نظایر آن به شدت به کاغذ وابسته است؛
ارزشیابی ممکن است تحت قضاوتهای ذهنی یا ناسازگار قرار گیرد
ارزشیابی به لحاظ نحوه تعیین امتیازها مبهم است البته این انتقاد به سیستمهای سنتی نیز وارد است؛
فرایند ارزشیابی بوروکراتیک است و به نظرات شاغل چندان توجه نمی کند. بنابراین به نحو اجتناب ناپذیری به اعتراض نسبت به نتایج ارزشیابی می انجامد.
. مبنای فرایند: فرایند سیستم گایج به شرح شغلها و کمیته های ارزشیابی وابسته نیست. این سیستم به نحو مؤثری جایگزین رویکرد سنتی ارزشیابی شغل با استفاده از کمیته های ارزیابی شده است. افرادی که دارای بیشترین شناخت از شغل هستند (شاغلان و مدیران عملیاتی با استفاده از رایانه به مجموعه ای از سؤالهای مرتبط به هم پاسخ می دهند و فردی آموزش دیده این فرایند را هدایت می کند. این سؤالها به صورت مجموعه ای از درختهای منطقی (برای هر عامل یک درخت در قالب یک سیستم، از قبل بارگذاری شده اند و همان سؤالهایی هستند که گروهی از ارزیابان متخصص به آنها پاسخ می دهند و تصمیم می گیرند چه امتیازی به هر شغل تخصیص یابد.
طراحی مجموعه ای از سؤالها: هر عامل مجموعه سؤالهای مربوط به خود را دارد و برای هر سؤال تعدادی پاسخ از پیش تنظیم شده وجود دارد. مشتریان یا نمایندگان اتحادیه ها اغلب به طور مستقیم در جمله بندی این سؤالها و پاسخها که حاصل بررسی اعضای کمیته ارزشیابی هستند؛ و در طول فرایند تدوین عوامل و کنترل ارزشیابی مشاغل مشارکت داده می شوند.
ارزیابی: برای انتخاب پاسخ هر سؤال می توان روی پاسخ مورد نظر کلیک کرد. این حاوی سه نکته است. اول آنکه با پاسخ دادن به هر سؤال، منطقی ترین سؤال پیش رو نمایش داده می شود؛ دوم آنکه در صورت انتخاب پاسخ مناسب، پیشرفتی در فرایند ، حاصل میشود و سوم به تنظیم گزارش خلاصه شغل کمک می کند.
در خصوص هر شغل سؤال اولیه مشابهی در رابطه با یک عامل مطرح می شود اما منطق فرمت درختی به معنای آن است که مشاغل مختلف از سوی سایر سؤال های مربوط به آن عامل، مسیرهای مختلفی به خود می گیرند. این امر سبب می شود سؤال های مرتبطت تری پرسیده شوند و برای مثال از این امر که سؤالهای مربوط به فعالیتهای دفتری از مدیران ارشد پرسیده شود و برعکس؛ اجتناب گردد.
فرایند امتیاز دهی موجب حذف مشخص یک یا چند سطح از عوامل است. نو ا تا زمانی که فقط یک سطح باقی بماند و بقیه سطوح به لحاظ منطقی حذف شوند ادامه می یابد. سطحی که باقی می ماند به عنوان مناسب ترین سطح برای آن عامل در نظریف می شود و پرسش و پاسخ به عامل بعدی معطوف می گردد. با این فرض که توافق معقولی شاغل و مدیر پیرامون مسئولیتها و فعالیتهای شغلی وجود داشته باشد، ارزشیابی نباید بیشتر از یک ساعت طول بکشد.
• گشودگی: شناسایی سطح مناسب برای هر عامل، یک فرایند کاملا شفاف است؛ بدین معنا که پاسخ به هر سؤال به حذف تدریجی سطوح می انجامد. (حتی بعد نیز می توان پاسخ خاص یا پاسخهای متوالی که به حذف سطح خاصی می انجامند را نشان داد – با این کار حتی می توان ادعاهای افراد در خصوص امتیازهای بالا یا پایین را رد کرد).
• ارائه بازخور به شاغلان: در پایان هر ارزشیابی، می توان با استفاده از سیستم خلاصه ای از شغل را مشاهد کرد. خلاصه شغل، اطلاعاتی را که حاصل فرایند پرسش و پاسخ هستند به صورتی کلی نشان میدهد. افرادی که در ارزشیابی مشارکت کرده اند، می توانند آن را بخوانند و در صورت نادرست بودن اطلاعات به سؤالی که منجر به پاسخ نادرست شده است مراجعه کنند و آن را دوباره بررسی کنند. تغییر دادن پاسخ، معمولا مجموعه متفاوتی از سؤا لهای پیرو را در پی خواهد داشت اما الزاما حتی اگر خلاصه شغل تغییر یابد، به امتیاز متفاوتی نمی انجامد. معمولا به شاغلان و مدیران عملیاتی اجازه داده می شود پس از ارزیابی شغل، زمان کوتاهی را به بررسی خلاصه شغل (چه از صفحه رایانه و چه از روی دا اختصاص دهند تا در صورت بروز اشتباهات، اصلاح شود.
بنابراین، خلاصه شغل، منطقی برای امتیازدهی فراهم می آورد و امتیازها نمی توانند بدون پاسخ به سؤالها به شکلی متفاوت تغییر یابند. هر فردی که بخواهد با امتیاز پ کند، باید نادرست بودن یک یا چند عبارت از خلاصه شغل را با استدلال نشان دهد.
در واقع به دو دلیل اصلی، خلاصه شغل یک سند کلیدی به حساب می آید:
- ۱٫اعتراض فقط زمانی قابل قابل لحاظ است که عبارت نادرستی در خلاصه شغل وجود داشته باشد (همچنین شواهدی مبنی بر تایید چنین ادعایی لازم است) زمانی که در همان مراحل ابتدایی به شاغل حق اظهار نظر درباره خلاصه شغل داده شود، تعداد اعتراض ها به نحو بارزی کاهش خواهد یافت.
- ۲٫از آنجایی که در خلاصه شغل به وظایف خاصی که باید توسط شاغل انجام شود اشاره ای نمی شود، می توان نسخه ای پرینت گرفت و آن را به شاغلان مشاغل مشابه نشان داد و به این ترتیب از آنان خواست روایی آن را درباره شغل کنونی شان را تأیید کنند. در این صورت، نیازی به ارزشیابی چنین مشاغلی وجود نخواهد داشت و علاوه بر آن، پایه و اساسی برای قابلیت معاوضه نقشها، به وجود خواهد آمد. حتی اگر تأیید آنان کسب نشود، فقط لازم است در خصوص شغل جدید، نقاط اختلاف مورد ارزشیابی قرار گیرند و در این حالت در زمان صرفه جویی خواهد شد
تناسب سیستم با سازمان
حال این سؤال مطرح است که آیا رویکرد سنتی رایانه ای بهتر است یا سیستم تعاملی. برای این سؤال یک پاسخ قطعی وجود ندارد. سازمانهایی که قبلا فرایند کارشان با استفاده از پرسشنامه های دستی صورت گرفته است، احتمالا رویکرد سنتی تحلیل پرسشنامه های رایانه ای را سریع تر و ارزان تر خواهند دانست. سازمانهایی که سیستمهای شفاف تر و مشارکت شاغلان در ارزشیابی شغل خود را ترجیح می دهند، به رویکردهای تعاملی گرایش بیشتری خواهند داشت.
درست همانند دیگر موارد، بهتر است رویکردی انتخاب شود که با سایر فرایندهای منابع انسانی سازمان همخوانی داشته باشد و از جانب تمامی گروههای ذینفع پذیرفته شود. ویژگی های فناوری و مناسب بودن آن احتمال موفقیت آن را افزایش یا کاهش می دهد. به طور کلی فناوری ای که بومی تر بوده و با شرایط کشو تناسب بیشتری داشته باشد، موفقیت بیشتری را به دنبال خواهد داشت.
ضمن آنکه در آن به نوآوری بها داده می شود، فناوری اطلاعات تأثیر بیشتری خواهد داشت. لازم به ذکر است که فناوری اطلاعات مانند هر دارایی دیگری، می تواند به طرز کارآمد یا غیر کارآمدی مورد استفاده قرار گیرد و فقط صرف هزینه بیشتر در زمینه فناوری اطلاع اطلاعات نمی تواند بهره وری سازمان ها را افزایش دهد در برخی موارد، سازمانها بیشتر از آنچه که ضرورت دارد در فناوری اطلاعات سرمایه گذاری می کنند
در نهایت نباید فراموش کرد که موانع متعددی برای بهره وری حاصل از فناوری اطلاعات در سازمانها وجود دارد. برخی از این موانع عبارت اند از:
- بی سوادی رایانه ای کاربران
- تخصص نداشتن طراحان سیستمها در زمینه اجرای برنامه ها
- ناسازگاری سخت افزار و نرم افزار
- بی میلی در استفاده از فناوری.
در ضمن آموزش فناوری اطلاعات مستلزم هزینه هایی است که برخی از سازمانها ممکن است نسبت به صرف این هزینه ها تمایلی نداشته باشند
مفاهیم و واژه های کلیدی فصل
- تناسب سیستم با سازمان
- سیستم گایج
- سیستم لینک
- گروه مشاوران لینک ریوارد
- شفافیت گشودگی
- وزن دهی
- ثبات
- حفظ
- اسناد
- سیستم تعاملی
- سیستم سنتی
سؤالهای فصل
- ۱٫ مفهوم ارزشیابی شغل با استفاده از رایانه به سازمانها چه کمکی می کند؟
- ۲. سیستم رایانه ای لینک در ارزشیابی مشاغل چگونه استفاده می شود؟
- ۳٫سیستم گایج در ارزشیابی مشاغل را توضیح دهید؟
- ۴. ارزشیابی شغل الکترونیکی چه چالش هایی را برای سازمان ایجاد می کند؟
- ۵. سیستمهای سنتی و تعاملی را با هم مقایسه کنید.
- ۶ شفافیت و گشودگی چه تأثیری بر پذیرش سیستم دارد؟
- ۷. اهمیت ثبات در سیستم ارزشیابی چیست؟
- ۸ در سیستم ارزشیابی الکترونیکی، ارائه بازخور به شاغلان چه فوایدی دارد؟
- ۹٫ نقاط ضعف سیستمهای کاغذی چیست؟ ۱۰
- . مزیت های سیستمهای رایانه ای چیست؟
- ۱۱. سیستم با نیازمندیهای سازمان چه تناسب هایی باید داشته باشد؟
- ۱۲. سیستم لینک و گایج را با هم مقایسه کنید.
منبع: مدیریت منابع انسانی پیشرفته – دکتر قلی پور دکتر آغاز – مدیریت صنعتی
