فصل ششم: شرح شغل و شرایط احراز

اهداف رفتاری 

• ۱٫ تشخیص کاربردهای شرح شغل و شرایط احراز
•  ۲. توصیف اجزای شرح شغل و شرایط احراز 
• ٣. تحلیل اهمیت وجود مهارتها و تواناییها در شرح شغل
•  ۴. درک ضرورت اطلاعات شخصیتی در شرح شغل
•  ۵. توصیف انواع کوششهای شرح شغل 
• ۶٫ تحلیل لزوم وجود معیارهای ارزیابی عملکرد در شرح شغل 
• ۷. تمایز بین اطلاعات شغل محور و شاغل محور
•  ۸ تحلیل علت وجودی شایستگیها در شرح شغل
• ۹٫ تمایز بین مسئولیت ها در شرح شغل
•  ۱۰. درک اهمیت توصیف شرایط کار در شرح شغل
•  ۱۱. درک ضرورت استفاده از کدهای استاندارد در شرح شغل
•  ۱۲. تبیین نقش مدیریت منابع انسانی در به روز رسانی شرح مشاغل.

مقدمه

گفته شد که یکی از اصلی ترین منابع برای تحلیل شغل، متصدی فعلی شغل است متصدی شغل ممکن است در اهمیت شغل اغراق کنند. سرپرستان منبع مهم دیگر هستند و اهمیت شغل را با صحت بیشتری تخمین می زنند. برای تحلیل سطوح مهارتها، بهترین تحلیلگران بیرونی هستند.

 یکی از منابع اطلاعاتی دیگر، مطالبی هستند که دولتها من می کنند. برای مثال وزارت کار دولت ایالات متحده، بر اساس تحلیل شغل کار کردی، فرهنگ عناوین شغلی را منتشر می کرد که ۱۲۰۰۰۰ عنوان شغلی را توصیف و شرح شغل آنها را ارائه می کند. 

پس از آنها شبکه اطلاعاتی شغلی (أنت) را به صورت آنلاین جایگزین آن کرده است که در فصل قبل به تفصیل مورد بحث قرار گرفت.

 شرح شغل های موجود در پایگاه اطلاعاتی «أنت» مطالب بسیار ارزشمندی دارد و می تواند به عنوان مبنایی برای شرح شغل قرار گیرد که در آن وظایف، دانش مورد نیاز، مهارتهای ضروری و تواناییهای لازم شرح داده می شود.

برای نیل به عملکرد بالا، سازمان باید تناسب بین نیازمندیهای شغل و ویژگیهای شاغل برقرار کند. برای برقراری این تناسب باید تحلیل شغل صورت گیرد و اطلاعات تفصیلی درباره شغل ارائه شود. این اطلاعات ضروری و اساسی درباره شغل زمینه را برای استخدام، انتخاب، آموزش، ارزیابی عملکرد و بقیه اقدامات منابع انسانی هموار می سازد. این اطلاعات اساسی و ضروری در شرح شغل نمود می یابد.

تدوین شرح شغل

یکی از اصلی ترین اجزای تحلیل شغل، شرح شغل است. شرح شغل شامل فهرستی از وظایف، فعالیتها و مسئولیت ها برای یک عنوان شغلی است. وجود این فهرست از وظایف، فعالیتها و مسئولیت ها، امکان ارزیابی عملکرد فرد در شغل را فراهم می کند. شرح شغل شامل عنوان شغل، شرح مختصری از وظایف، فعالیتها و مسئولیتها و شرایط احراز شغل می باشد. در شرح شغل، وظایف، مسئولیت ها و شرایط کلی کار به طور خلاصه درج و توضیح داده می شود  که متصدی شغل چه وظایفی را چگونه و در چه شرایطی انجام دهد. بهتر است که فرمت کلی شرح شغل در سازمان یکسان باشد و زمینه را برای تصمیم گیری عادلانه تر فراهم کند.

 وقتی فرد در سازمان استخدام می شود باید نسخه ای از شرح شغل را در اختیار داشته باشد تا از انتظارات سازمان آگاهی یابد. یکی از معایب شرح شغل این است که ممکن است فرد تلاش های خود را در حد شرح شغل کاهش دهد.

 شرح شغل دارای مؤلفه های زیر است:

 الف) شناسنامه شغل: برخی از اطلاعاتی که در این قسمت درج می شود عبارت اند از:

• ۱٫عنوان شغل: برای هر پست سازمانی، عنوانی انتخاب می شود که معرف آن شغل است برای مثال معاون منابع انسانی، مدیر مالی.
• ۲. شماره پست سازمانی: هر شغلی به وسیله کد خاصی که به آن اتصا می دهند، از سایر مشاغل متمایز می شود. 
• ۳٫ تاریخ: روزی که شرح شغل نوشته شده است. 
• ۴. تصویب کننده: کسی که به شرح شغل تهیه شده رسمیت می بخشد.
• ۵. جایگاه شغل در ساختار سازمانی (واحد مربوط).
• ۶٫ رتبه شغل

 ب) خلاصه شغل: در این قسمت از فرم، وظایف اصلی شغل به صورت کلی بیان می گردد و نوع ارتباط اداری متصدی شغل با دیگران در داخل و خارج سازمان بیان می شود.

ج) شرح وظایف، اختیارات و مسئولیتها: این بخش از فرم به شرح جزئیات وظایف و مسئولیتهای شغل اختصاص دارد. هر یک از وظایف اصلی شغل فهرست شده و توضیحات مختصری درباره هر یک داده می شود. 

حدود اختیارات شاغل، محدوده تصمیم گیری، تعداد افرادی که از او به طور مستقیم یا غیرمستقیم دستور می گیرند و سقف بودجه ای که در اختیارش قرار داده می شود، مشخص می گردد.

د) معیار سنجش عملکرد: در برخی موارد، فرم شرح شغل شامل معیارهای عملکرد نیز هست. فهرستی از معیارها و استانداردها که بتوان عملکرد واقعی متصدی شغل در انجام وظایف و مسئولیتهای خود را آن طور که در شرح شغل آمده است ارزیابی کرد. معیار عملکرد باید انتظارات مسئولان از کارکنان را به طور صریح و دقیق بیان کند.

ھ) شایستگیها: در برخی از مواقع، شایستگیهای عمومی نیز در شرح شغل گنجانده می شود تا در انتخاب کارکنان مناسب، به مدیران کمک کند. 

 و) شخصیت: در برخی از سازمانها ویژگیهای شخصیتی نیز در شرح شغل آورده میشود تا تناسب بین شغل – شاغل و شاغل – سازمان بهتر صورت پذیرد.

ز) مهارتها و تواناییها: در الگوهای شاغل محور ضرورت دارد که مهارتها و توانایی های لازم برای انجام شغل، در شرح شغل آورده شود. .

ح) مسئولیتها و کوششها: به منظور سهولت در ارزشیابی مشاغل بهتر است مسئولیتها و کوششها به طور مشخص در شرح شغل آورده شود.

ط) شرایط کار: آلودگی صوتی و سروصدا، آلودگی هوا، شلوغی، اشعه، گرما یا سرمای شدید، خطرات شغلی

تدوین شرایط احراز شغل

بعد از تشریح ماهیت و ویژگیهای شغل، قدم بعدی تعیین خصوصیات، قابلیت ها، تجربیات و مهارت هایی است که متصدی شغل باید داشته باشد. شرایط احراز به نیازمندیها و الزامات لازم برای انجام یک شغل اشاره دارد و شامل دانش، مهارتها، تواناییها، قابلیتها، ویژگیها و تجربیات لازم می شود. بنابراین، به منظور تنظیم فرم شرایط احراز شغل، لازم است که شرح شغل به دقت مطالعه شود. 

فرم شرایط احراز شغل، راهنمای خوبی برای کارمندیابی است و مشخص می کند چه افرادی با چه خصوصیاتی جستجو شود و چه آزمون هایی برای انتخاب افراد طراحی شود.

در شرایط احراز باید به همه مؤلفه های دانش، مهارتها، تواناییها، ویژگیها و تجربیات توجه شود. اطلاعات لازم در زمینه شرایط احراز از انجام دهنده شغل، سرپرستان و طراحان حرفه ای اشغل به دست می آید. معمولا شرایط احراز شغل را در قسمتی از فرم شرح شغل می گنجانند.

حال این سؤال مطرح می شود که این صفات و خصوصیات را چگونه و از چه راهی می توان شناسایی کرد؟ رایج ترین روش، استفاده از نظر کارشناسان، سرپرستان و مدیرانی است که با شغل آشنایی دارند. از آنان خواسته می شود تعیین کنند که چه کسی برای شغل مورد نظر مناسب است و باید دارای چه تحصیلات، تخصص و مهارت هایی باشد، چه دوره هایی را

گذرانیده باشد و تواناییهای جسمی، فکری و احساسی وی در چه حدی باشد تا بتواند با شایستگی کامل شغل را انجام دهد. 

در برخی مواقع از روش آماری استفاده میشود. در این روش تعیین می شود که چه رابطه ای میان متغیرهایی از قبیل قد، قوه بینایی، قدرت جسمی، زبردستی، هوش، ویژگیهای شخصیتی (برون گرایی، وظیفه شناسی و موفقیت فرد در انجام وظایفش وجود دارد؟ 

مزیت تعیین صفات و مشخصات متصدی شغل به وسیله روشهای آماری این است که میتوان رابطه میان خصوصیات فرد و کارآیی را از طریق علمی اثبات کرد. در واقع امروزه دیگر نمی توان شرایط احراز شغل را به طور دلخواه تعیین کرد؛ چرا که وقتی شرایط احراز شغل بی ارتباط با شغل باشد، کارفرما باید در مقابل قانون کار پاسخگو باشد. نمونه ای از شرح شغل و شرایط احراز در جدول ۶-۱ آمده است.

کاربرد شرح شغل و شرایط احراز

اطلاعات شرح شغل و شرایط احراز در وظایف مختلف مدیریت منابع انسانی مورد استفاده قرار می گیرد که عبارت اند از:

• برنامه ریزی نیروی انسانی: از شرح شغل می توان در جهت برنامه ریزی نیروی انسانی استفاده کرد.
• کارمندیابی: لازم است اطلاعاتی درباره ویژگیهای شغل و مهارت های مورد نیاز برای انجام آن وجود داشته باشد تا بتوان فرد مناسبی را پیدا کرد.
• انتخاب: فرآیند انتخاب در اصل تناسب شغل و شاغل است، یعنی شایسته ترین و مناسب ترین فرد برای شغل، شناسایی و انتخاب شود. بنابراین، شرح شغل و شرایط احراز شغل، نقش مهمی در انتخاب شایسته کارکنان خواهد داشت.
• جامعه پذیری و آموزش: اطلاعات شرح شغل و شرایط احراز بخشی از برنامه جامعه پذیری اولیه و دوره های آموزشی را تعیین می کند.
• بهداشت و ایمنی: تجزیه و تحلیل شغل معمولا خطرات موجود در کار یا نکات ایمنی در محیط کار را مشخص می کند.
• ارزیابی عملکرد: برای تشخیص عملکرد فرد در سطح مورد انتظار، باید شرح دقیقی از وظایف شاغل وجود داشته باشد تا قضاوت درباره چگونگی عملکرد فرد صحیح و عادلانه باشد.
• حقوق و دستمزد: شرح شغل و شرایط احراز، درجه سختی شغل، وظایف و مسئولیتهای موجود در آن، و مهارتها و توانایی های لازم برای انجام دادن آن را مشخص و ارزش آن شغل نسبت به سایر مشاغل در سازمان را مشخص می کند و بر اساس آن جدول پرداخت حقوق و دستمزد به طور عادلانه تهیه میشود.
• طراحی شغل: از اطلاعات شرح شغل می توان در طراحی شغل و باز  آرایی عناصر و وظایف تشکیل دهنده آن استفاده کرد.

اطلاعات حاصل از شرح شغل پایه اصلی همه فعالیتهای منابع انسانی است ( ,Dessler 2011) و این اطلاعات در سیستمهای ارزشیابی مشاغل هشتگانه با اهداف زیر مورد توجه قرار می گیرند.

مفاهیم و واژه های کلیدی فصل

•  شرح شغل
• شرایط احراز
• تواناییها کوششها
• ارزیابی عملکرد
• شایستگیها شرایط کار
• کدهای استاندارد
• مهارتها
• اجزای شرح شغل 
• اطلاعات شخصیتی
•  شغل محور 
• مسئولیتها
• شاغل محور

سؤال های فصل

• ۱٫کاربردهای شرح شغل و شرایط احراز چیست؟
•  ٢. اجزای شرح شغل و شرایط احراز را توصیف کنید.
•  ٣. وجود مهارتها و تواناییها در شرح شغل چه اهمیتی برای سازمانها دارد؟ 
• ۴. آیا اخذ اطلاعات شخصیتی شاغل کار اخلاقی است؟ 
• ۵٫  کوش شهای فکری چه کاربردهایی در مشاغل حرفه ای دارد؟ 
• ۶٫ آیا گرفتن تست هوش در سازمان کار درستی است؟
•  ۷. لزوم وجود معیارهای ارزیابی عملکرد در شرح شغل چیست؟
•  ۸ شرح شغل، شغل محور و شاغل محور را با هم مقایسه کنید.
• ۹٫علت وجودی شایستگیها در شرح شغل چیست؟
•  ۱۰. چه مسئولیت هایی در شرح شغل باید گنجانده شود، چرا؟
•  ۱۱. وجود شرایط کار در شرح شغل چه فوایدی دارد؟ 
• ۱۲٫ نقش مدیریت منابع انسانی در به روز رسانی شرح مشاغل چیست؟

منبع: مدیریت منابع انسانی پیشرفته – دکتر قلی پور و دکتر عسل آغاز – سازمان مدیریت صنعتی

• 
• 
• 
•