فرآیند تحلیل شغل
- بررسی همسویی مشاغل با اهداف و استراتژی های سازمان
- کسب اطلاعات لازم با استفاده از روش های مختلف تحلیل شغل
- تنظیم شرح شغل
- تنظیم شرایط احراز شغل
- طراحی شغل
۱. بررسی همسویی مشاغل با اهداف و استراتژی های سازمان
همانطور که در شکل مراحل تحلیل شغل مشخص است، اولین مرحله بررسی همسویی مشاغل با اهداف و استراتژی های سازمان است
برای این منظور ساختار تدوین می شود
ساختار واحدها و مشاغل مختلف و ارتباط بین آنها تحلیل می شود
همچنین نمودار فرآیندهای کاری که جریان ورودی ها و خروجی های یک شغل ( اینکه شغل با چه مشاغل دیگری در ارتباط است، به آنها گزارش می دهد. از آنها اطلاعات یا گزارش دریافت می کند )را نشان می دهد، تهیه می شود
۲. روش های جمع آوری اطلاعات برای تجزیه و تحلیل شغل
1- مشاهده
2- مصاحبه
3- ثبت جریان (واقع) کار
4- گروه کانونی
5- پرسشنامه تحلیل پست
۶- پرسشنامه تحلیل شغل فلیشمن
۷- پرسشنامه شرح پست مدیریت
مشاهده: بیشتر برای مشاغلی که فعالیت های فیزیکی قابل مشاهده دارند ( کارگران خط مونتاژ، حسابدار ) مورد استفاده قرار می گیرد. توصیه می شود که در این روش مشاهده گر همراه سرپرست یا فردی متخصص در این زمینه باشد.
مصاحبه: با کسانی انجام می شود که از شغل آگاهی دارند نظیر متصدی شغل و سرپرستانکه توصیه می شود با سرپرست مصاحبه صورت گیرد چون بهتر می توانند در مورد شغل و نحوه هماهنگی وظایف آن با سایرین توضیح دهند.
ثبت جریان (واقع) کار: که از متصدی شغل خواسته می شود همه فعالیت هایی که در یک روزکاری یا یک هفته کاری انجام می دهد را یادداشت کند.
گروه کانونی: با گروهی از افراد که مشاغل یکسان دارند، یا گروهی از متخصصان و سرپرستان مصاحبه می شود
پرسشنامه : پرسشنامه تحلیل پست : (PAQ)
بر اساس این روش، هر شغل را می توان بر اساس مجموعه فعالیت هایی که در آن انجام می شود، تحلیل کرد
در این روش فعالیت های هر شغل به شش طبقه اصلی تقسیم شده و مولفه های هریک شناسایی می شود( یعنی اقدامات مربوط به آن طبقه فعالیت مشخص می شود )
این شش طبقه عبارتند از
داده های اطلاعاتی : منبع به دست آوردن اطلاعات و چگونگی دسترسی به اطلاعات
فرآیندهای ذهنی: فعالیت های استدلال، تصمیم گیری، برنامه ریزی و…
خروجی کار: فعالیت های فیزیکی، ابزارها و تجهیزاتی که شاغل برای انجام شغل به کار می برد
روابط با دیگران :روابطی که برای انجام شغل لازم است
زمینه شغلی: زمینه اجتماعی و فیزیکی که کار در آن انجام می شود. (تعاملات، شرایط محیطی و فیزیکی کار)
سایر خصوصیات مرتبط به شغل
تحلیل گران به هر یک از مولفه ها بر اساس اهمیتی که برای شغل دارند یا میزان استفاده، امتیازی می دهند. مثلاً از گزینه کاربرد ندارد تا اهمیت بسیار زیاد، یک امتیاز می دهند. برای روابط با دیگران می توان مولفه هایی چون مشاوره دادن، مذاکرده کردن آموزش دادن، مصاحبه کردن و… را در نظر گرفت و با توجه به اهمیت و میزان آن در شغل امتیازی داد
در شغلی مثل کارشناس فروش و کارشناس روابط عمومی بعد ارتباطات امتیاز زیادی می گیرد
شکل زیر ابعاد هر کدام از شش عامل PAQ را نشان می دهد:
۳. شرح شغل
مهمترین خروجی تجزیه و تحلیل شغل شرح شغل می باشد
شرح شغل یک توصیفی از کاری است که در آن شغل انجام می شود، چگونگی و رویه های انجام کار.
چارچوب های مختلفی برای شرح مشاغل وجود دارد ولی به طور کلی شرح شغل شامل موارد زیر می باشد:
- خلاصه ای از شغل : که شامل توصیف مختصر و کلی در مورد شغل است.
- عنوان شغل، واحد سازمانی، تعریف کلی شغل و هدف از آن
- لیست وظایف : توصیف جزئی از وظایف روزانه یا دوره ای
- بخش الزامات شغل : که شامل تحصیلات، گواهینامه ها، تجربه و … می باشد
- سایر اطلاعات : مثل مکان جغرافیایی، ساعت کاری، مسافرت، روابط گزارش دهی و…
۴. شرایط احراز
The job specification takes the job description and answers the question:
What human traits and experience are required to do this job effectively?
It shows what kind of person to recruit and for what qualities you should test that person.
It may be a section of the job description, or a separate document.
شرایط احراز شغل با توجه به شرح شغل مشخص می شود و به دنبال این است که مشخص نماید یک فرد چه ویژگی ها، خصوصیات، توانایی ها، دانش و … برای شغل نیاز دارد
این بخش به ما در استخدام و تعیین اولویت های آموزشی کمک می کند
مقایسه بین شرح شغل و شرایط احراز
الزامات شغلی(شرایط احراز):
- دانش، مهارت ها و توانایی های مورد نیاز شغل را نشان می دهد.
- بر ویژگی های افراد متمرکز است.
شرح شغل:
- آنچه را که در شغل انجام می شود، نشان می دهد.
- بر وظایف متمرکز است.
۵. طراحی/ باز طراحی شغل
مرحله آخر تجزیه و تحلیل شغل، طراحی شغل می باشد که عبارت است از:
مشخص کردن و در کنار هم قرار دادن وظایفی که به صورت یک واحد کاری توسط یک فرد با مهارت ها و قابلیت های خاص قابل انجام است.
مراحلی که پیش از این طی گردید، ممکن است مسائلی را مشخص نماید که نیاز به تجدید نظر و طراحی دوباره شغل را ایجاد کند.
به طور مثال بررسی ها نشان داده که در واحدی چون واحد مالی یک بانک دو کارشناس حقوقی و کارشناس امور قراردادها داریم . با توجه به اینکه :کارشناس حقوقی در واحد حقوقی سازمان وجود داردبسیاری از موارد موجود در شرح شغل این دو شغل به هم شباهت دارنددر نتیجه بهتر است این دو نوع شغل در واحد مالی ادغام گردیده و در قالب کارشناس امور قرارداد ها در واحد مالی لحاظ گردد، یا شرح شغل کارشناس حقوقی در این واحد به گونه ای نوشته شود که با کارشناس حقوقی سازمان در واحد حقوقی تداخل یا موازی کار نداشته باشد.
به طور کلی ۴ رویکرد در طراحی مشاغل وجود دارد :
رویکرد مدیریت علمی:
در این رویکرد هدف طراحی کارایی محور است به طوری که انجام آن با سرعت و هزینه کمتر انجام گیرد. در آن تقسیم کار به گونه ای صورت می گیرد که حرکات اضافی حذف شود تا بالاترین بازدهی ایجاد شود. در این رویکرد وظایف ساده، تکراری و کاملا مشخص در کنار هم قرار می گیرد تا کار به سرعت انجام شود.
رویکرد انگیزشی:
بر اساس این رویکرد مشاغل باید به گونه ای طراحی شود که رضایت و انگیزه کارکنان افزایش یابد
در این رویکرد نظریات انگیزشی چون نظریه دو عامل هرزبرگ، نظریه فعال سازی، مدل های ویژگی های شغل می تواند برای طراحی شغل استفاده شود
در نظریه هرزبرگ وجود عوامل انگیزاننده ای چون مسئولیت و قدرت تصمیم گیری موجب رضایت می شود. در نظریه فعال سازی تاکید بر ایجاد تنوع در شغل است تا دقت فرد بیشتر شود، کار برای او یکنواخت نگردد و در نهایت موجب بی علاقگی و عدم اشتیاق شاغل نشود
رویکرد انگیزشی
طراحی شغل با استفاده از مدل ویژگی های شغل هاکمن و الدهام، یکی از روش های مطرح این رویکرد می باشد
بر اساس این مدل کارکنان هنگامی برای انجام کار انگیزه دارند که شغلشان را معنی دار و ارزشمند بدانند، در قبال نتایج احساس مسئولیت داشته باشند و از نتایج فعالیت هایشان مطلع گردند؛ یعنی شغل ۵ ویژگی داشته باشد:
تنوع مهارت
هویت وظیفه : به معنای انجام یک کار به طور کامل نه انجام بخشی از یک کار
اهمیت وظیفه : اهمیت کار برای متصدی و معناداری داخلی ( به معنای اینکه کار و وظیفه چقدر برای سازمان اهمیت دارد، اگر فرد یک روز نباشد، اختلال در کار پیش می آید) و معنا داری خارجی ( به معنای شهرت و اعتبار شغل در خارج از سازمان )
استقلال : به معنای آزادی عمل، قدرت تصمیم گیری، حق انتخاب روش انجام کار
بازخور از عملکرد برای فرد فراهم گردد
از کاربردهای این مدل روش هایی دیگری را می توان نام برد:
توسعه شغل به معنای گسترش وظایف در یک شغل / چرخش شغلی در مشاغل مشابه یا مختلف / غنی سازی شغلی: به معنای افزایش قدرت تصمیم گیری اختیارات و مسئولیت ها جهت توانمندسازی کارکنان
تیم های کاری خودگردان و …
رویکرد سیستمی
بر اساس این رویکرد بهتر است مجموعه ای از کارها به تیمی از افراد واگذار گردد و فعالیت ها به طور اجزای کوچک و ساده تقسیم نگردد تا افراد در تیم وظایف را با هم تقسیم نمایند و همچنین هر فرد تجربه نقش ها و وظایف متفاوت را کسب کند
از این طریق افراد در کارها احساس آزادی، استقلال، تنوع و تعامل اجتماعی خواهند داشت
رویکرد ارگونومیک
به معنی سازگاری شغل با وضعیت فیزیکی افراد و عوامل زیست شناختی و روان شناختی جهت حفظ ایمنی و بهداشت در کار
در این رویکرد شغل طوری طراحی می گردد که در ضمن رعایت ایمنی و افزایش رضایت کارکنان، حداکثر کارایی حاصل شودیعنی شغل مطابق ویژگی های انسانی طراحی شود
مثلاً طراحی شغل طوری نباشد که برای فرد نیاز به جابه جایی اجسام سنگین باشد یا فرد مجبور باشد برای تعمیرات دستگاه در محیط های خطرناک کار کند، در شرایطی که می توان این کار را با تجهیزات انجام داد یا فردی که به مدت طولانی با کامپیوتر کار می کندیا فرد مجبور باشد اطلاعات زیادی را بررسی و تحلیل کند، در جلسات طولانی و زیاد شرکت کند و…
