انواع بازخورد در محیط کار: راهنمای شما
انواع بازخورد در محیط کار: راهنمای شما
وقتی انواع خاصی از بازخورد به خوبی اجرا شوند، می‌توانند کارکنان را غنی کرده و عملکرد آنها را تقویت کنند. بازخوردی که رفتارهای مولد را تشویق می‌کند و محدودیت‌ها را برطرف می‌کند، افراد را قادر می‌سازد تا بیشتر تلاش کنند و بیشتر رشد کنند.
طبق داده‌های جمع‌آوری‌شده توسط هاروارد بیزینس ریویو در مورد نگرش کارکنان نسبت به بازخورد، آنها بسیار پذیرای آن هستند. در پاسخ به این سوال که چه چیزی در حرفه‌شان بیشترین کمک را به آنها کرده است، ۷۲٪ اظهار داشتند که اگر از مدیران خود بازخورد اصلاحی دریافت کنند، عملکردشان بهبود می‌یابد.
منابع انسانی می‌تواند در تضمین ارائه بازخورد با کیفیت بالا در سراسر سازمان، پیشگام باشد. این مقاله به چیستی بازخورد در محیط کار، اهمیت آن، انواع مختلف بازخورد و نکاتی برای ارائه مؤثر آن می‌پردازد.
انواع بازخورد در محیط کار: راهنمای شما ۱
پرورش فرهنگ بازخورد در سازمان‌ها ۲
تأثیر بازخورد مثبت بر کارکنان. ۵
چگونه بازخورد سازنده ارائه دهیم. ۶
نکاتی برای ارائه بازخورد مؤثر ۱۱
بازخورد قدرتمند، موتور محرک موفقیت تیم‌هاست؛ چطور با یک جمله درست، کارمند را از عملکرد خوب به عالی سوق دهیم؟ 🚀
بازخورد در محیط کار، فرآیند ارائه مشاهدات و پیشنهادهایی است که رفتار خوب را تقویت می‌کند و زمینه‌های بهبود را برای کمک به کارکنان در افزایش عملکردشان مشخص می‌کند.
رهبران باید به‌روزرسانی‌های مداوم عملکرد و راهنمایی را ارائه دهند تا رابطه‌ای جامع با اعضای تیم برقرار کنند و آنها را در مسیر موفقیت نگه دارند. بازخورد مؤثر، کارمندان را به انجام کارهای درست تشویق می‌کند و هر چیزی را که آنها را در مسیر اشتباه قرار می‌دهد، اصلاح می‌کند.
اهمیت ارائه بازخورد مؤثر
استفاده از روش‌های بازخورد مؤثر در استراتژی مدیریت عملکرد، توسعه کارکنان را تقویت می‌کند. مزایایی که این پشتیبانی برای سازمان ایجاد می‌کند عبارتند از:
- روابط قوی‌تر : گفتگوی آزاد در مورد عملکرد، روابطی را ایجاد می‌کند که در آن صداقت و آسیب‌پذیری قابل قبول است. راحت بودن در ارائه و دریافت بازخورد به افراد این امکان را می‌دهد که در مورد مشکلات خود روراست باشند، از درگیری جلوگیری کنند و احساس ارتباط بیشتری با یکدیگر داشته باشند. دانستن اینکه نقاط قوت آنها نیز مورد توجه قرار خواهد گرفت، اعتماد ایجاد می‌کند.
- کار متمرکز : وقتی کارمندان از میزان برآورده شدن انتظارات آگاه باشند، می‌توانند بر قوی ماندن یا کار بر روی مواردی که نیاز به بهبود دارند تمرکز کنند. این امر از هدر رفتن تلاش جلوگیری کرده و خطاها را کاهش می‌دهد.
- رشد کارکنان : جلسات بازخورد به کارکنان توجه فردی و فرصتی برای شنیده شدن می‌دهد. آنها همچنین می‌آموزند که دیگران چگونه آنها را درک می‌کنند و می‌توانند خودشان را بهتر درک کنند. این نوع محیط پرورش‌دهنده به بینش حاصل از بازخورد اجازه می‌دهد تا در آنها نفوذ کند و آنها را ترغیب می‌کند تا خود را برای دستیابی به موفقیت‌های بیشتر تحت فشار قرار دهند.
- مشارکت بهتر کارکنان : صرف وقت برای ارائه بازخورد نشان می‌دهد که کارکنان ارزشی برای ارائه به سازمان دارند. دانستن اهمیت عملکرد آنها می‌تواند به کارکنان کمک کند تا بیشتر با شغل خود درگیر شوند. در واقع، داده‌های نرم‌افزار نظرسنجی پالس از Officevibe نشان داد که ۴۰٪ از کارگران وقتی بازخورد کم یا بدون بازخورد دریافت می‌کنند، از کار کناره‌گیری می‌کنند.
پرورش فرهنگ بازخورد در سازمان‌ها
منابع انسانی در شکل‌دهی به فضای کاری، از جمله پرورش فرهنگ بازخورد، نقش محوری دارد .
در اینجا چند روش وجود دارد که منابع انسانی می‌تواند از طریق آنها استفاده از بازخورد را پیاده‌سازی و ترویج کند:
- اطمینان حاصل کنید که مکانیسم‌های بازخورد در سراسر سازمان وجود دارد : ممکن است زمان آن رسیده باشد که ساختار بررسی عملکرد سالانه را با یک رویکرد مربیگری مداوم در مدیریت عملکرد جایگزین کنید . وقتی مدیران جلسات هفتگی یا دو هفته‌ای یک‌بار با کارمندان دارند، یک جریان طبیعی ایجاد می‌شود و بازخورد مرتبط باقی می‌ماند. همچنین باید فرصت‌هایی برای کارمندان وجود داشته باشد تا به یکدیگر و رهبران بازخورد ارائه دهند.
- ارائه آموزش در مورد بازخورد در محل کار : همه باید با بایدها و نبایدهای نحوه ارائه و دریافت بازخورد راه‌حل‌محور آشنا باشند. نوعی آموزش برای رهبران و اعضای تیم ضروری خواهد بود. این ممکن است شامل آموزش نحوه مربیگری به مدیران و توضیح نحوه عملکرد فرآیند بازخورد به کارمندان باشد.
- بازخورد کارمندان را جمع‌آوری و بر اساس آن عمل کنید : به کارمندان اجازه دهید تا از طریق نظرسنجی‌ها و گروه‌های متمرکز، در عملیات روزانه یا برای ابتکارات آینده، نظر خود را بیان کنند. از نظرات آنها برای ایجاد استراتژی‌ها و ایجاد بهبودها استفاده کنید. حتماً به این نکته اشاره کنید که چگونه مشارکت آنها بر تغییر تأثیر گذاشته است. یک مطالعه موسسه Qualtrics XM نشان داد که اکثر کارگران از نقش‌ها و صنایع مختلف، وقتی می‌بینند که به بازخورد آنها گوش داده می‌شود و به آن عمل می‌شود، مایلند فراتر از آنچه از آنها انتظار می‌رود، انجام دهند.
- بازخورد را به یک فرآیند امن تبدیل کنید : کارمندان باید در دریافت و ارائه بازخورد احساس راحتی کنند. مدیران باید فضایی ایجاد کنند که در آن کارمندان بتوانند آزادانه صحبت کنند و در طول جلسات بازخورد خودشان باشند. روش‌های بازخورد ناشناس می‌تواند به کارمندان امنیت بیشتری برای بیان پاسخ‌های معتبر بدهد.
- فرصت‌های بازخورد عمومی را تشویق کنید : بحث‌های گروهی، بازخوردها را به صورت علنی مطرح می‌کنند و به کارمندان اجازه می‌دهند تا افکار خود را با یکدیگر و رهبران بیان کنند تا ارتباطات تقویت شود. جلسات تیمی و شرکتی برای تجلیل از دستاوردها، راهی عالی برای به اشتراک گذاشتن بازخورد مثبت با همه است.
نکته منابع انسانی
منابع انسانی می‌تواند با الگوبرداری از شیوه‌های بازخورد، الگویی برای بقیه شرکت باشد. سیستم‌های بازخورد را برای تیم‌های منابع انسانی راه‌اندازی کنید و از همه کارمندان در مورد خدمات منابع انسانی بازخورد بگیرید.
انواع مختلف بازخورد
بازخورد به اشکال مختلفی ارائه می‌شود و برخی از آنها مفیدتر از سایرین هستند. بیایید به چندین نوع بازخورد و نحوه‌ی تأثیر آنها در محیط کار نگاهی بیندازیم:
انواع بازخورد در محیط کار
۱. بازخورد مثبت
بازخورد مثبت، رفتاری را که نتایج مطلوب را به همراه دارد، تأیید و تقویت می‌کند. این روشی است برای تشویق فرد به ادامه‌ی به‌کارگیری نقاط قوت خود در حین انجام مسئولیت‌هایش.
انواع بازخورد مثبت
۱. تحسین و قدردانی : این یک تقدیر کلامی برای کاری است که یک کارمند انجام داده و موفقیت‌آمیز بوده و به تیم یا سازمانش سود رسانده است. این می‌تواند به صورت خصوصی و فردی یا عمومی برای قدردانی از دستاوردهای یک فرد یا یک گروه ارائه شود.
مثال: «توجه شما به جزئیات مثال‌زدنی است. تشخیص خطا در این داده‌ها باعث شد ساعت‌ها از اتلاف وقت جلوگیری کنیم.»
۲. بازخورد مبتنی بر عملکرد : این بازخورد، بازخوردی خاص در مورد دستاوردهایی است که در طول یک جلسه‌ی رو در رو یا یک بررسی رسمی عملکرد ارائه می‌شود.
مثال : «شما فراتر از انتظارات من در مورد سرعت یادگیری نقش جدیدتان عمل کردید. پشتکار و تمایل شما برای پرسیدن سوال به من نشان می‌دهد که به گسترش دانش و توانایی‌های خود ادامه خواهید داد.»
تأثیر بازخورد مثبت بر کارکنان
جای تعجب نیست که بازخورد مثبت تأثیر مثبتی بر کارکنان دارد. تأثیرات آن شامل موارد زیر است:
- وقتی افراد می‌بینند که تلاش‌هایشان مورد توجه و قدردانی قرار می‌گیرد، مشارکت کارکنان بهبود می‌یابد . طبق مطالعه‌ی گالوپ ، ۶۷٪ از کارمندانی که معتقدند مدیرشان از نقاط قوت آنها آگاه است، با کار خود مشارکت می‌کنند.
- افزایش بهره‌وری به این دلیل که کارکنان می‌دانند برای رسیدن به استانداردهای مورد انتظار چه کاری باید انجام دهند
- فرهنگ سازمانی قوی‌تر، زیرا افراد احساس می‌کنند که در رشد و توسعه خود مورد حمایت قرار گرفته‌اند.
نکته منابع انسانی
به رهبران یادآوری کنید که اقدامات مثبت کارکنان را به اهداف و ارزش‌های سازمانی مرتبط کنند. به روشنی توضیح دهید که چگونه تلاش‌های خاص آنها در خدمت ماموریت شرکت است.
۲. بازخورد سازنده
بازخورد سازنده از مشاهدات و توصیه‌ها برای تمرکز بر زمینه‌های بهبود استفاده می‌کند که به رشد و پیشرفت فرد کمک می‌کند. این بازخورد به جای قضاوت در مورد فرد، بر کار او متمرکز است.
مثال : «مهلت این پروژه به سرعت در حال نزدیک شدن است، اما شما من را از پیشرفت خود مطلع نکرده‌اید. اگر هر جمعه صبح به من به‌روزرسانی بدهید، مفید خواهد بود. آیا این برای شما امکان‌پذیر است یا ایده دیگری دارید که ممکن است بهتر عمل کند؟»
روش‌های ارائه بازخورد سازنده
تکنیک‌های زیادی برای ارائه بازخورد سازنده وجود دارد، مانند موارد زیر:
- بررسی‌های همتا
- بازخورد مکالمه‌ای همتا به همتا
- ارزیابی عملکرد
- بازخورد ۳۶۰ درجه
- جلسات کوچینگ و منتورینگ
- تعیین هدف و پیگیری
- تمرین‌های تیم‌سازی
- طرح‌های توسعه حرفه‌ای
- فرم‌های نظرسنجی و بازخورد آنلاین.
چگونه بازخورد سازنده ارائه دهیم
منابع انسانی باید مدیران را در مورد نحوه ارائه بازخورد سازنده راهنمایی کند. در اینجا چند نکته برای اطمینان از بازخورد سازنده موفق ارائه شده است:
- از یک مشاهده خاص برای توصیف اینکه کدام رفتار یا مهارت نیاز به بهبود دارد استفاده کنید.
- بی‌طرف بمانید و کارمند را سرزنش نکنید یا اجازه ندهید احساسات شخصی شما در مورد او بر نحوه بیان بازخورد تأثیر بگذارد.
- پیشنهاد راهکارهای عملی برای بهبود عملکرد کارکنان
- از کارمند بپرسید که برای افزایش دانش یا تغییر رفتار خود به چه نوع حمایتی نیاز دارد.
- به توانایی کارمند در غلبه بر ضعف‌هایش اطمینان داشته باشید.
۳. بازخورد منفی یا مخرب
بازخورد منفی، به اشتراک گذاشتن افکار اصلاحی در مورد رفتارهای نامطلوب با لحنی تحقیرآمیز و اتهام‌آمیز است. این کار به معنای سرزنش کسی به خاطر اشتباهاتش بدون ارائه حمایت است.
رایج است که بازخورد منفی با بازخورد سازنده اشتباه گرفته شود، زیرا هر دو برای به چالش کشیدن و هدایت فرد به مسیر درست هستند. با این حال، در واقع، آنها متضاد یکدیگرند. بازخورد منفی مخرب است و با تمرکز صرف بر روی نقص‌های فرد، او را تخریب می‌کند. بازخورد سازنده قصد دارد فرد را تشویق کند تا از اشتباهات خود درس بگیرد و وضعیت خود را بهبود بخشد.
نمونه‌هایی از بازخورد منفی/مخرب
جنبه‌های خاصی از بازخورد منفی، آن را از سازنده متمایز می‌کند. در زیر ویژگی‌های بازخورد منفی به همراه مثال‌هایی آورده شده است:
- فقدان جزئیات: «ارائه شما افتضاح بود. دفعه بعد آن را درست انجام دهید.»
- حملات شخصی : «وقتی موقع ارائه اون جوک رو گفتی، خیلی مسخره به نظر می‌رسیدی.»
- عدم توجه به نکات مثبت : «این گزارش یک فاجعه کامل است.»
- تعمیم افراطی : «تو هیچ‌وقت هیچ کاری را درست انجام نمی‌دهی.»
- عدم ارائه راه‌حل یا راهنمایی : «شما باید بفهمید که چگونه می‌توانید بهتر عمل کنید.»
- عدم تشویق به رشد : «اگر نمی‌توانید این کار ساده را انجام دهید، شکست خورده‌اید.»
تأثیرات بازخورد منفی/مخرب بر کارکنان
بازخورد کاملاً منفی می‌تواند جلوی برخی رفتارهای ناخواسته در محیط کار، مانند آزار و اذیت، را بگیرد، اما معمولاً بازخورد خوبی دریافت نمی‌کند.
برخی از راه‌هایی که بازخورد مخرب می‌تواند تأثیر منفی داشته باشد عبارتند از:
- عدم پیشرفت : تحقیقات انجام شده توسط دانشجویان دکترا در دانشکده بازرگانی هاروارد نشان داد که بازخورد منفی از همکاران به ندرت منجر به پیشرفت می‌شود. در عوض، کارمندان در این مطالعه نقش‌های خود را طوری تنظیم کردند که از همکاران منتقد دور شوند و با افرادی که نظرات مثبت‌تری ارائه می‌دهند، شبکه تشکیل دهند.
- خستگی : یک مطالعه در مجله رفتار سازمانی نشان داد کارمندانی که از سرپرست خود بازخورد منفی دریافت می‌کنند، احساس شرمندگی شخصی می‌کنند. این امر منجر به خستگی عاطفی در پایان روز کاری می‌شود.
- روحیه پایین‌تر : کارمندانی که از بازخورد منفی احساس آسیب یا عصبانیت می‌کنند، روحیه‌شان نسبت به شغل و شرکتشان کاهش می‌یابد. آنها انگیزه کمتری برای عملکرد خوب خواهند داشت، به خصوص اگر برای یادگیری نحوه ایجاد پیشرفت، الهام یا حمایت نشده باشند.
۴. بازخورد مربیگری
بازخورد مربیگری یک رویکرد عملی است که در آن مربی به عنوان راهنمایی برای توسعه خودگردان مراجع عمل می‌کند. مربی گوش دادن فعال را تمرین می‌کند، سوالات تأمل‌برانگیز مطرح می‌کند و با مراجع همکاری می‌کند تا استراتژی‌هایی را برای موفقیت بهتر در نقش خود برنامه‌ریزی کند.
نمونه‌هایی از بازخورد مربیگری
بازخورد مربیگری نباید برای مدیریت یا برای موقعیت‌هایی که به پشتیبانی اضافی نیاز ندارند، استفاده شود. با این حال، سناریوهای مختلفی وجود دارد که بازخورد مربیگری به خوبی کار می‌کند.
در اینجا چند مثال آورده شده است:
- مدیری متوجه می‌شود که کارمندش مرتباً دیر سر کار می‌آید و تلاش کمتری برای انجام وظایفش می‌کند. مدیر می‌تواند جلسات کوچینگ را آغاز کند تا بفهمد چرا کارمند در حال تلاش است و برای بازگشت به مسیر درست به چه نوع حمایتی نیاز دارد.
- یک کارمند جدید هیچ تجربه‌ای با سیستم نرم‌افزاری شرکت ندارد. می‌توان یک کارمند باتجربه را مأمور کرد تا بفهمد منحنی یادگیری او در چه مرحله‌ای است و بینشی در مورد به حداکثر رساندن نرم‌افزار برای نقش خود ارائه دهد.
- یک کارمند آرزو دارد که به یک نقش نظارتی منتقل شود. مدیر او می‌تواند او را در مورد اینکه چه توانایی‌ها و تجربیاتی را باید کسب کند، راهنمایی کند و به او در یافتن فرصت‌هایی برای انجام این کار کمک کند.
- یک شریک تجاری منابع انسانی یا مربی خارجی می‌تواند با مدیر اجرایی که می‌خواهد رفتارهای جدیدی را در خود پرورش دهد که به او کمک می‌کند تا به عنوان یک رهبر رشد کند و از سازمان بهتر پشتیبانی کند، همکاری کند.
روش‌های مؤثر بازخورد
اجرای یک استراتژی بازخورد بدون وجود یک چارچوب مشخص، چالش‌برانگیز است. پیروی از یک مدل بازخورد می‌تواند تضمین کند که بازخورد مؤثر به طور یکنواخت در سراسر شرکت در حال انجام است.
در اینجا خلاصه‌ای از پنج مدل بازخورد در محل کار که می‌توانید در نظر بگیرید، آورده شده است:
مدل SBI
مدل موقعیت-رفتار-تأثیر می‌تواند هم برای بازخورد مثبت و هم سازنده مورد استفاده قرار گیرد و دارای سه مرحله مختصر است:
- شفاف‌سازی دقیق وضعیت .
- توصیف عینی رفتارهای مشاهده شده .
- توضیح تأثیر رفتار (پیامدهای مثبت یا منفی).
مدل ستاره
مدل موقعیت-وظیفه-عمل-نتیجه، بازخورد واقعی متمرکز بر رفتار ارائه می‌دهد. اجزای آن عبارتند از:
- موقعیت/وظیفه : توضیح زمینه یک موقعیت یا وظیفه.
- اقدام : ارائه جزئیاتی در مورد چگونگی مدیریت یک موقعیت.
- نتیجه : توصیف اینکه اقدام انجام شده چه دستاوردی داشته و چرا مؤثر یا بی‌اثر بوده است.
مدل AID
مدل «عمل-تأثیر-نتیجه مطلوب» برای موقعیت‌های عملکرد ضعیف یا سوءرفتار مناسب است . این مدل بر رفتار متمرکز است، نه بر شخص، و از طریق سه عنصر عمل می‌کند:
- اقدام – ارائه نمونه‌های مشخصی از آنچه انجام شده یا نشده است.
- تأثیر – توضیح اینکه چگونه این اقدام بر موقعیت تأثیر گذاشته است.
- نتیجه مطلوب – پیشنهاد آنچه می‌توان برای تغییر یا بهبود رفتار انجام داد.
مدل ساندویچ بازخورد
هدف مدل ساندویچ بازخورد، ایجاد تعادل بین جنبه‌های مثبت و منفی بازخورد است. این مدل با اذعان به نقاط قوت شروع می‌شود. بخش میانی برای اشاره به زمینه‌های بهبود است. سپس با یک تأیید دیگر به پایان می‌رسد. این کار بازخورد را خاص می‌کند، اما انتقاد را ملایم‌تر می‌کند و به عنوان یک بازخورد حمایتی‌تر جلوه می‌دهد.
مدل ساندویج در بازخورد
مدل STAR
مدل رشد
مدل هدف-واقعیت-گزینه‌ها-اراده، با هدایت کارمندان از طریق مراحل زیر، رویکردی مربیگری/راهنمایی بیشتری نسبت به بازخورد اتخاذ می‌کند:
- هدف : تعریف آرزوهایشان.
- واقعیت : شناسایی وضعیت فعلی آنها و منابع موجود.
- گزینه‌ها : بررسی سناریوهای مختلف برای دستیابی به هدف.
- اراده : تعهد به یک برنامه و مسئولیت‌پذیری برای رسیدن به هدف.
مقایسه روش های بازخورد
نکاتی برای ارائه بازخورد مؤثر
منابع انسانی باید نقش مشاوره‌ای در تشویق به بازخورد در سراسر سازمان ایفا کند و برای ارائه کمک و راهنمایی مجهز باشد.
در اینجا چند نکته برای دانستن و به اشتراک گذاشتن در مورد نحوه ارائه بازخورد موثر آورده شده است:
- به موقع بازخورد بدهید: بازخورد زمانی بیشترین فایده را دارد که به طور مداوم یا بلافاصله پس از وقوع موقعیتی که نیاز به توجه دارد، ارائه شود.
- در مورد محل ارائه بازخورد گزینشی عمل کنید : بازخورد مثبت را می‌توان تقریباً در هر زمینه‌ای در محل کار به صورت غیررسمی به اشتراک گذاشت. این می‌تواند یک اشاره کوتاه به صورت فردی یا از طریق ستایش و قدردانی عمومی باشد. از سوی دیگر، بازخورد سازنده همیشه باید در یک محیط خلوت‌تر به اشتراک گذاشته شود. این باید برای یک فرد به صورت تک به تک و برای بازخورد تیمی در یک گروه کوچک باشد.
- لحن مناسبی برای بازخورد تعیین کنید : لحنی خنثی و حرفه‌ای برای جلسات بازخورد حفظ کنید. اگر احساس می‌کنید درگیر خشم یا ناامیدی هستید، بازخورد ارائه ندهید. دوستانه باشید اما هنگام ارائه هر نوع بازخوردی خیلی خودمانی یا خنده‌دار رفتار نکنید، زیرا ممکن است ریاکار به نظر برسید.
- اطمینان حاصل کنید که درک متقابل وجود دارد : به کارمند فرصت دهید تا در گفتگو شرکت کند و احساس کند که حرف‌هایش شنیده می‌شود. قبل از پایان جلسه، نکات اصلی مورد بحث با کارمند را خلاصه کنید. ببینید آیا آنها بازخورد را می‌پذیرند و مراحل بعدی را درک می‌کنند یا خیر.
برای جمع بندی
کارمندان باید بدانند که چه کاری را خوب انجام می‌دهند و چه کاری را انجام می‌دهند یا چه کمبودی دارند که مانع پیشرفتشان می‌شود. کارمندان می‌توانند زمانی پیشرفت کنند که مدیران بازخوردهای معناداری ارائه دهند و سازمان‌ها یک فرهنگ بازخورد سالم ایجاد کنند.
منابع انسانی باید با تشویق انواع صحیح بازخورد و حمایت از رهبران در تلاش‌هایشان برای دریافت بازخورد، ستون فقرات این جنبه حیاتی مدیریت عملکرد باشد.
