چالش های اساسی پیش روی مدیران در فرآیند جانشین پروری:
- ایجاد تغییر: و برخورد مناسب با مقاومتهای احتمالی در برابر تغییرات حاصل از جانشین پروری.
- نقطه شروع برای مدیریت تغییر: مسئله یابی و مشخص کردن چالش ها در سازمان
- غلبه بر مقاومت در برابر تغییر: از طریق تشریح منافع جانشین پروری یا نیاز سازمان به آن
- موارد زیر در جانشین پروری اهمیت دارد: متقاعد کردن مدیران ارشد و سیاستگذاران سازمان / ساختار سازمانی / فرآیندهای کاری / فرهنگ سازمانی / همسو کردن برنامه های جانشین پروری با برنامه های استراتژیک منابع انسانی و کل سازمان
- استراتژیهای سازمان نیز برای اجرایی شدن نیازمند برنامه های جانشین پروری مناسب اند تا رهبری به استراتژی پیوند بخورد( باید رهبران مناسب آینده شناسایی شوند تا استراتژیهای آینده را عملیاتی کنند).
- قبل از شروع جانشین پروری باید یک تحلیل ریسک از افراد کلیدی به عمل آورد. با این تحلیل مشخص میشود که کدام بخشها سازمان ریسک بالاتری در زمینه از دست دادن افراد کلیدی دارند.
مراحل جانشین پروری
۱.تنظیم ماموریت، سیاستها و رویه ها :
- گام اول در جانشین پروی باید مشخص شود که:
- ذینفعان کلیدی سازمان چه انتظاراتی از برنامه های جانشین پروری دارند؟
- زیربنای فکری برنامه های جانشین پروری چیست؟
- اهداف برنامه های جانشین پروری چیست و به چه نتایجی باید برسد؟
- باید خط مشی و رویه های استقرار برنامه جانشین پروری نیز تدوین شود(تدوین خط مشی و رویه ها تضمین میکند که برنامه های جانشین پروری در مرحله عمل نیز موفق شوند)
۲. شناسایی گروه های هدف:
- تعیین سطوح شغلی هدف و مشاغل کلیدی و حساس(گام مهم در این فرآیند)
- راه های تشخیص مشاغل کلیدی در سازمان
- نمودار سازمانی (در نمودار سازمانی آنهایی که با ماموریت سازمان ارتباط قوی دارند، جزء مشاغل کلیدی محسوب میشوند )
- بحران در روند کارها(وقتی که یکی از مشاغل برای مدتی بدون متصدی باقی ماند و روند کارها به هم میخورد، یعنی اینکه آن شغل کلیدی است)
- مدیران(مصاحبه با مدیران به منظور شناسایی مشاغل کلیدی)
۳. شناسایی نیازمندیهای کاری:
پس از شناسایی مشاغل کلیدی گام بعدی شناسایی نیازمندیهای کاری است
بدین منظور پاسخ به سوالات ذیل ضروری است:
چه کسانی در حال حاضر متصدی این مشاغلاند و چه ویژگیها و شایستگیهایی دارند؟
سابقه، تحصیلات، تجربیات و مهارتهای آنها چقدر است؟
چه زمانی این مشاغل خالی میشوند (به خاطر بازنشستگی یا ارتقا)؟
مشاغل کلیدی در چه بخشها و معاونتهایی هستند؟
عملکرد این مشاغل چگونه ارزیابی میشود و آیا عملکرد افراد شاغل در این مشاغل مناسب است یا کمبودهایی وجود دارد؟
باید مشخص کرد که در حال حاضر شاغلین در مشاغل کلیدی چه کارهایی انجام میدهند و چه ویژگیهایی دارند(نیاز به تحلیل شغل و تنظیم شرح شغل).
توسعه مدل شایستگی با توجه به شرح شغل صورت می گیرد.
خزانه استعداد:
مدل شایستگی برای ایجاد و توسعه خزانه استعداد لازم است(چون مدل های شایستگی، شایستگی های فعلی و آینده را مشخص می کند).
خزانه استعداد شامل کارکنانی است که برای پیشرفت عمودی یا افقی آماده میشوند.
- پیشرفت عمودی به معنی ارتقا به پست بالاتری در سلسله مراتب
- پیشرفت افقی به معنای توسعه شایستگیهای فرد و کسب دانش، مهارتها و تواناییهای جدید در شغل فعلی
پستهای کلیدی و استعدادهای مورد نیاز فعلی و آینده ممکن است با هم متفاوت باشند. از این رو پیشبینی مستمر اینکه کدام مشاغل در آینده کلیدی خواهند بود ضروری است.
کانونهای ارزیابی
ابزار موثری برای ارزیابی مستمر استعدادهای افراد برای جانشین پروری است.
طرحهای توسعه فردی
طرحهای توسعه فردی که در اثر ارزیابی های مستمر توسعه داده میشود روش موثری برای ایجاد شایستگی های آینده است.
نقشه ای کلیدی در جانشین پروری
- مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره
- معاون منابع انسانی
- فرد (اهمیت همسویی برنامههای توسعه افراد و برنامه مسیر شغلی آنها با برنام ههای جانشینپروری )
بحران اولویت در جانشین پروری
به دلیل تنوع فعالیت های در جانشین پروری، باید اولویتهای کوتاه مدت و بلندمدت برنامه های آن مشخص شود.
طرح عملیاتی
نیاز به طرح عملیاتی برای اجرایی نمودن برنامه های جانشین پروری؛ یعنی موارد زیر مشخص گردد:
- چه کسی چه کاری را انجام میدهد؟
- چه کارهایی باید انجام شود چرا؟
- کارها در چه زمانی باید انجام پذیرند؟
- کارها در کجا باید انجام شوند؟
- کارها چگونه باید انجام شوند؟
به منظور روشن شدن طرح عملیاتی لازم است که معاونت منابع انسانی جلساتی را ترتیب دهد، و در آنها :
- جانشین پروری تعریف و چرایی آن تبیین و ارتباط آن با شرایط کنونی سازمان و برنامه های استراتژیک کل سازمان و منابع انسانی بیان شود.
- بیانیه ماموریت، سیاست، رویه ها و فعالیتها مدنظر قرار گیرد
- نقش هر کدام از عوامل موثر مشخص گردد
- مدلهای شایستگی و مشاغل کلیدی تعریف شود
- نحوه ارزیابی عملکرد، رویه های ارزیابی، ارزیابی استعدادهای افراد، برنامه ریزی توسعه فردی و ارتباط آن با جانشین پروری و رویکردهای آن در جلسات بعدی بررسی شود.
نقش آموزش در جانشین پروری
سوالات زیادی در طول فرآیند جانشین پروری ایجاد میشود(همچون برنامه جانشین پروری چیست و چه ماموریت، سیاست، رویه ها و فعالیت هایی دارد؟ نقش مدیر عامل و سیاستگذاران سازمان در جانشین پروری چیست و چه حمایت هایی باید بکنند؟) که باید از طریق آموزش به آنها پاسخ داد.
آموزش مشارکت کنندگان در برنامه های جانشین پروری
ارزیابی نیازمندیهای کاری در زمان حال
در فرآیند جانشین پروری مدیران باید نیازمندی های کاری سازمان بشناسد و نقاط ضعف و قوت را مشخص نمایند.
سیستم جانشینپروری باید به طور مستمر مورد ارزیابی قرار گیرد
بدین منظور لازم است پرسشنامه ای طراحی و سوالات زیر به صورت پنج گزینهای مطرح گردد:
- آیا سیستم جانشین پروری با برنامه های استراتژیک سازمان همسوست؟
- آیا سیستم جانشین پروری با طرح توسعه حرفهای افراد همسوست؟
- آیا سیستم جانشینپروری با برنامههای آموزشی همسوست؟
- سیستم جانشین پروری به چه نتایجی منجر شده است؟
- چند نفر در سال به دلیل استقرار این سیستم در مشاغل کلیدی گمارده شدهاند؟
- آیا سیستم جانشین پروری دارای فلسفه، سیاست، طرح عملیاتی و برنامه زمانی است؟
- آیا مسئولیت هر کدام از افراد در سیستم مشخص است؟
- آیا ساز و کارهای انگیزشی و پاداشهای لازم برای سیستم جانشین پروری تدارک دیده شده است؟
- آیا بودجه لازم برای سیستم تخصیص داده شده است؟
- آیا کارگاههای آموزشی لازم برای معرفی سیستم اجرا میشود؟
- آیا ابزارهایی برای شناسایی مسئولیتهای مشاغل کلیدی در آینده تدارک دیده شده است؟
- آیا ساز و کاری برای ارزیابی افراد وجود دارد؟
- آیا روشی برای مقایسه مهارتهای فعلی با مشاغل کلیدی آینده وجود دارد؟
- آیا ساز و کاری برای ارزیابی سالانه استعدادها وجود دارد؟
- آیا روشی برای شناسایی نیازهای آینده وجود دارد؟
- آیا روشی برای ارزیابی نتایج سیستم جانشین پروری وجود دارد؟
