فصل دوازدهم: تجزیه و تحلیل و ارزشیابی شغل در عصر آینده
فصل دوازدهم: تجزیه و تحلیل و ارزشیابی شغل در عصر آینده
اهداف رفتاری
- ۱٫ بررسی شرایط در حال تغییر و تأثیر آن بر تجزیه و تحلیل شغل
- ۲. استنباط درباره تجزیه و تحلیل شغل در عصر آینده
- ٣. شناسایی اثر فناوری اطلاعات بر تجزیه و تحلیل شغل
- ۴. پیش بینی توصیف گرهای شغل در آینده
- ۵ درک لزوم ذخیره سازی داده های تجزیه و تحلیل شغل
- ۶٫ تحلیل رفتارهای فرانقش در تجزیه و تحلیل شغل در آینده
- ۷. توصیف واحد تحلیل در روشهای سنتی و آینده
- ۸٫ ارائه تفاوت در منبع دریافت اطلاعات در روش سنتی و آینده
- ۹٫ درک اهمیت روابط میان فردی در تجزیه و تحلیل شغل در آینده
- ۱۰٫ضرورت بررسی ویژگیهای فردی در تجزیه و تحلیل شغل
- ۱۱٫ لزوم توجه به مشتریان در تجزیه و تحلیل شغل
- ۱۲٫ بررسی اثرات تغییر در محیط کسب و کار بر تجزیه و تحلیل شغل
مقدمه
هیچ چیز مسلم تر از تغییر نیست و دنیای اینده متفاوت با دنیای امروز خواهد بود تغییر امری مسلم است اما پیش بینی شکل تغییری که اتفاق خواهد افتاد و نحوه مقابله افرا چنین تغییراتی نامعلوم است. در این فصل درباره آینده ای که چندان هم دور نیست بحث خواهد شد. این فصل با توصیف تغییرات اجتماعی، فناوری و محیط کسب و کار که بر روش کار افراد تأثیر می گذارند، آغاز می شود. پس از آن به تغییراتی که ممکن است در کار رخ دهند اشاره شده و بر اساس آن، به آنچه که باید از سوی تحلیلگران شغل در جهت بهره گیری و از تغییرات صورت پذیرد، پرداخته شده است. سپس درباره آینده تجزیه و تحلیل شغل بحث شده است و به چهار مسأله اساسی نوع توصیفگرها، منبع اطلاعات، روشهای جمع آوری اطلاعات و واحد تحلیل پرداخته شده است. در نهایت درباره نحوه تعریف و بازتعریف نقشهای کاری از سوی کارکنان و روشهای انتشار، ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات حاصل از تجزیه و تحلیل شغل بحث شده است.
شرایط متغیر
تغییر در جامعه. ژرف ترین تغییراتی که امکان دارد در محیط کار رخ دهند، به تغییر در ارزشهای اجتماعی باز می گردند. برای مثال در آمریکا قوانینی که به نفع کودکان وضع شده است، منجر به تغییر ترکیب نیروی کار شده است. ارزشهای اجتماعی می توانند بر افرادی که کار می کنند و مکان و زمان کار آنان تغییر بگذارند.
از انقلاب صنعتی به بعد، میزان تحصیلات افراد افزایش یافته است و به نظر می رسد این روند ادامه داشته باشد. یکی از آثار جانبی افزایش تحصیلات آن است که افراد تحصیل کرده تر، انتظار تصدی شغل مهمتر و معنادار تری را دارند. چنین کارکنانی اغلب خواهان مشاغلی هستند که هم منجر به توسعه فردی آنان شود (مشاغل چالش برانگیز یا توسعه دهنده) و هم به رفاه حال دیگران کمک کند (هویت و معناداری کار).
در واقع اینگونه به نظر می رسد که در دنیای امروز، بیش از آنکه افراد مستلزم این باشند که خود را با مشاغل وفق دهند، مشاغل باید با کارکنان انطباق یابند. برای ساعتهای کاری انعطاف پذیر یا دورکاری برای کارکنان در حال تحصیل و پاره وقتی مطرح شده اند که امکان اشتغال روزانه در یک مکان کاری مشخص برایشان مقدور نیست. همچنین لازم به ذکر است که امروزه مشاغل به طرز روز افزونی پیچیده تر شده اند تا بتوانند امکان رشد و موفقیت کارکنان تحصیل کرده ای را که در جستجوی مشاغل چالش برانگیز هستند، فراهم سازد.
تغییر در فناوری. ظهور رایانه و پیشرفت روزافزون آن، خود سبب ایجاد انقلاب در بسیاری از مشاغل شد. امروزه دیگر نمی توان نوشتن کتاب یا مقاله ای را بدون استفاده رایانه تصور کرد یا بدون برنامه های نرم افزاری آماری، به انجام تحلیلهای آماری پرداخت.
هر چند رایانه ها در ابتدا برای حل مسائل مرتبط با علوم فیزیک و ریاضی طراحی شدند، اما امروزه برای تحقق مقاصد مختلفی نظیر پیش بینی، فیلمسازی، بازرگانی و همچنین برای وب سایتها و دریافت پست الکترونیک، مورد استفاده قرار می گیرند. |
در واقع ظهور اینترنت که به اواسط دهه ۱۹۹۰ باز می گردد، اثر عظیمی بر صنعت و دنیای بازار کار داشته است و برخی مشاغل با توجه به ماهیتی که دارند، بیش از سایر مشاغل تحت تأثیر این امر قرار گرفته و تغییر یافته اند. در مشاغل تولیدی، شغلهایی که مبتنی بر کار یدی بودند، دیگر با استفاده از ماشین انجام می شوند. امروزه استفاده از روباتهای صنعتی امر رایجی است. این امر، به بازتعریف نقشی که کارکنان در فرایند تولید ایفا می کنند، انجامیده است. در دنیای کنونی، افراد بر کار ماشین آلات نظارت می کنند و نقایص فنی را شناسایی و رفع می کنند. آنان ماشین آلات را بازطراحی می کنند تا بتوانند محصولات را تغییر دهند. بنابراین ماهیت مشاغل از مونتاژ قطعات، به پایش و حل مسائل تغییر یافته است و کارکنان به جای آنکه برای انجام کار ملزم به استفاده از نیروی یدی خود باشند، باید از ذهن و دانش خود استفاده کنند.
در خصوص مشاغل اداری، تأثیر فناوری در قالب مواردی مانند بی نیاز شدن از مهارتهای پیچیده و کنترل شغل مطرح شده است. بی نیاز شدن از مهارتهای پیچیده به معنای آن است که در نتیجه استفاده از رایانه، پیچیدگیهای شغلی کاهش یافته و مشاغل روزمره و تکراری شده و به این ترتیب ترکیب مهارتهای انسانی تنزل پیدا کرده است.
برخی پژوهشگران اذعان داشته اند جریه مشاغل به اجزای کوچکی که چندان نیاز به تفکر ندارند، کنترل فرایند کاری کارکنان را به دست گرفته است. از نظر برخی دیگر، می توان از فناوری به روشهای مختلفی استفاده کرد و این نحوه به کارگیری فناوری و نه خود فناوری است که نوع مهارتهای مورد نیازبرای انجام کار را تعیین می کند.
کوورت (۱۹۹۵) و همچنین وال و جکسون (۱۹۹۵)، به این نتیجه رسیده اند که کنترل کار، برای فهم واکنش افراد نسبت به فناوری از اهمیت بسیاری برخوردار است. چنانچه ظهور رایانه و فناوریهای دیگر کنترل کار را از دست شاغل خارج کند، منجر به ایجاد استرس شغلی خواهد شد. از سوی دیگر، اگر بر اثر ظهور فناوری، کنترل شاغل بر شغل خود کاهش نیاب آن استقبال خواهد شد.
تغییر در محیط کسب و کار. در دنیای امروزی انتظار می رود سازمانها با تغییرات متعددی مواجه شوند. مبانی نظری چنین تغییراتی را می توان در ادبیات طراحی سازمان یافت. مفهوم اصلی در این زمینه آن است که ساختار سازمانی، از راهبرد، فناوری و محیط سازمان تأثیر می پذیرد. برخی پژوهشگران نیز معتقدند در دنیای کنونی به دلیل مسأله جهانی شدن، تغییری انقلابی در حال رخ دادن است و سازمانها تلاش بسیاری می کنند تا بتوانند در این محیط رقابتی باقی بمانند.
از نظر کاسیو (۱۹۹۵) نحوه عملکرد سازمانها در آینده تغییر خواهد یافت؛ بدین ترتیب که سازمانها کوچکتر خواهند شد، سازمانهای سلسله مراتبی جای خود را به سازمانهای شبکه ای خواهند داد، به جای اینکه پرداخت با توجه به شغل افراد صوت پذیرد، به مهارتهای آنان مرتبط خواهد شد، تولید کالاها به ارائه خدمات تغییر خواهد یافت و به جای آنکه شغل به عنوان یک سری وظایف ثابت در نظر گرفته شود، به منزله مجموعه ای از رفتارهای منعطف که ممکن است به منظور پاسخگویی به نیازها، تغییر یابد، مد نظر قرار خواهد گرفت.
با توجه به موارد مذکور، به ویژه مورد آخر، برخی پژوهشگران این سؤال را مطرح کرده اند که آیا در سازمانهای عصر آینده، مشاغل همچنان وجود خواهند داشت؟ در همین راستا بریجر (۱۹۹۴) معتقد است تعریف شغل به عنوان یک رشته وظایف ثابت منسوخ است آسانچز (۱۹۹۴) و سانچز و لوینه (۱۹۹۹)، روندهای در حال حضور متعددی را در محیه او کار شناسایی کرده اند که می توانند نتایج مهمی برای تجزیه و تحلیل شغل داشته باشند.
آن معتقدند تغییرات زیر در حال وقوع است:
- تغییر از مسئولیتهای شغلی ساده و از پیش تعیین شده به مسئولیتهای گسترده و چند بعدی
- تغییر از مشاغل ایستا که با توجه به دانش، مهارتها، تواناییها و سایر ویژگیهای ثابت مورد نیاز برای شغل در نظر گرفته می شدند به مشاغل انعطاف پذیر که دانش، مهارتها و تواناییهای آنها نیز پویاست؛
- تغییر از رقابت اندک و بازار بزرگ به رقابت جهانی و بازار آزاد؛
- تغییر از تعاملات اندک کاری به کار تیمی و تیمهای خودگردان؛
- تغییر از انتخاب کارکنان مورد نیاز مشاغل به انتخاب کارکنان مورد نیاز تیمها؛
- تغییر از رویکرد سلسله مراتبی به ارزیابی عملکرد به ارزیابی ۳۶۰ درجه
- برخی پژوهشگران نیز بحث سازمانهای بدون مرز را مطرح کرده اند . از نظر آنان، سازمانهای سنتی،
نمودارهای سازمانی مشخصی دارند که در آنها مشاغل درون خانه هایی قرار می گیرند و با خطوطی به هم مرتبط می شوند که این امر مشخص می کند چه فردی زیر نظر چه فرد دیگری کار می کند. در حالی که در سازمانهای بدون مرز، به جای آنکه افراد هر روز یک کار مشخص را انجام دهند، با انجام آنچه که برای تحقق اهداف سازمانی مورد نیاز است، به تغییرات پاسخ می دهند.
در اینگونه سازمانها، کارکنان به جای آنکه بخواهند برای هر تصمیم از مقامات بالا دست خود اجازه کسب کنند، باید خود را برای گرفتن تصمیمات صحیح توانمند سازند. کاسیو (۱۹۹۵) معتقد است گذار از سازماندهی وظیفه محور کار به سازماندهی فرایند محور در حال وقوع است.
سازمانهای بدون مرز، بر خود انگیزشی کارکنان مبتنی هستند. کنترل روزمره امکان پذیر نخواهد بود و مدیران باید جو انگیزشی لازم برای انجام کار به صورت خود کنترلی را فراهم آورند.
در این گونه سازمانها، تیمها از اهمیت بالایی برخوردارند و ارزیابی کارکنان، مبتنی بر نتایج خواهد بود. دیویس (۱۹۹۵) نیز معتقد است کارکنان این گونه سازمان ها که معمولا به آنها دور کار نیز گفته می شود، باید به جای فرایندهای کاری بر اساس اهداف ارزیابی شوند.
در مجموع می توان گفت برخی مشاغل در آینده منعطف تر خواهند بود و چندان در قید وظایف خاص قرار نخواهند گرفت. برخی از مشاغل مستلزم نظارت کمتری خواهند بود و به جای فرایند، با توجه به نتایج ارزیابی خواهند شد. اما مسلم است که در آینده نیز برخی افراد (مدیران) ملزم به سازماندهی کار سایرین خواهند بود.
تجزیه و تحلیل شغل در آینده
پیش بینی می شود در سالهای آتی، حداقل در مورد برخی از زمینه های کاری، شاهد مشاغل منعطف تر و با ماهیت پویاتری باشیم که مرز چندان مشخصی نداشته باشند. برخی نویسندگان، تجزیه و تحلیل شغل را به جهت آنکه به جای کاهش مرز میان مشاغل، آن را افزایش میدهد، مورد انتقاد قرار داده اند. بعضی دیگر اعتقاد دارند مشکل، تجزیه و تحلیل شغل نیست بلکه به برخی اهدافی که تجزیه و تحلیل شغل به دنبال آنهاست، نظیر شرح شغلهای محدود شده باز می گردد. بعضی دیگر از پژوهشگران به جای واژه تجزیه و تحلیل شغل، واژه نیمرخ شغلی را پیشنهاد داده اند. در مجموع اینگونه به نظر می رسد که در آینده در حوزه تجزیه و تحلیل شغل، تغییراتی در حوزه موارد زیر در حال وقوع باشد.
توصیفگرهای شغل؟
توصیفگرهای شغل به جنبه هایی از شغل اشاره می کنند که در طول تجزیه و تحلیل شغل مورد بررسی قرار می گیرند. به طور کلی، ما با ویژگیهای افراد و شرح شغلها سر و کار داریم. چه ویژگیهای دیگری باید به این ویژگیها اضافه کنیم تا نشان دهنده ماهیت مشاغل منعطف تر، پیچیده تر، تیم محورتر باشند که در معرض فناوریهای جدید قرار می گیرند؟ یک پاسخ مناسب به تغییراتی که در سبکهای کاری و مشاغل صورت می پذیرند، الگوهای شایستگی هستند.
انعطاف پذیری، در آینده، مرز مشخصی بین کارکنان و مدیریت حوزه های تخصصی و کارکردهای سازمانی وجود نخواهد داشت و وظایف کارکنان مکررا تغییر خواهد کرد. تجزیه و تحلیل شغل، به روشهای گوناگونی می تواند در قبال این تغییرات پاسخگو باشد. یک راه آن است که مشاغل را به طور جامع تر تعریف کرد، بنابراین شغل یک فرد تمامی چیزهایی است که در زمان معینی توسط او انجام می شود. اما امکان دارد وظایف شغلی نه فقط به سرعت تغییر کنند، بلکه به نحوی تغییری کنند که نتوان آنها را پیش بینی کرد. در این صورت، تنظیم شرح شغل چندان امکان پذیر نخواهد بود. سؤال در اینجاست که اگر ندانیم چه وظایفی در ما باید انجام شوند، چگونه می توانیم شرح شغل مربوط به آن را تهیه کنیم؟ یک پاسخ به به این سوال آن است که به جای آنکه تجزیه و تحلیل شغل بر اساس ویژگیهای تخصصی مورد را برای وظایف خاص صورت پذیرد، بر اساس ویژگیهای تخصصی انجام گیرد. این ویژگیها می توانند خصیصه هایی نظیر وظیفه شناسی، وجدان کاری باشند که صرف نظر از نوع وظایف، برای انجام شغل مورد نیاز هستند.
ویژگیهای فردی. یکی از توصیفگرهای شغلی که باید در مورد مشاغل منعطف در نظر گرفته شوند، ویژگیهای فردی هستند. اخیرا بر بکارگیری نظریه پنج عاملی شخصیت به عنوان مبنایی برای تعیین ویژگیهای شخصیتی مورد نیاز برای انجام شغل تأکید شده است. بر اساس این نظریه، می توان یک رشته ویژگیهای شخصیتی را در پنج بعد دسته بندی کرد:
- استقبال از تجارب جدید (کنجکاوی، حادثه جویی)
- وجدان کاری (وظیفه شناسی، مسئولیت پذیری)
- برونگرایی (اجتماعی بودن، نافذ بودن)
- سازگاری (روحیه تیمی، روحیه همکاری)
- روان رنجوری (نگرانی، منفی بافی).
ریمارک، اشمیت و گیون (۱۹۹۷) در این زمینه مقیاسی را مطرح کرده اند که “فرم الزامات شخصیتی مورد نیاز برای شغل ” نام دارد. با استفاده از این ترم می توان با توجه به ابعاد نظریه پنج عاملی، الزامات شخصیتی مورد نیاز برای شغل را تعیین ، همچنین رولاند و موگنت (۱۹۹۴)، نیز با توجه به این نظریه، سیستمی برای تجزیه و تحلیل شغل مطرح کرده اند که “شرح شغل با توجه به ابعاد پنجگانه” نام گرفته است. همچنین بخشی از اطلاعات سایت اُنت، به سبکهای کاری تعلق دارد که تعدادی از ویژگیهای شخصیتی را دربر می گیرد.
روابط میان فردی. در رویه های سنتی تجزیه و تحلیل شغل، به کیفیت روابط میان افراد می شد. این در حالی است که روابط میان فردی در خصوص کار تیمی، کارهای خدماتی و کار کردن با افراد فرهنگهای دیگر، اهمیت بسیاری دارد. در تحلیل الزامات به روابط میان فردی، می توان دو توصیفگر عمومی ویژگیهای شخصیتی و مهارتها۔ فردی را در نظر گرفت. ویژگیهای شخصیتی نظیر وجدان کاری، حساس بودن به نیازهای سایرین و ترجیح به کار با دیگران ویژگی هایی هستند که میتوانند لحاظ شوند.
در تحلیل وظیفه ای شغل، فهرستی از وظایف کارکردهای شغلی مطرح می شوند. این معناست که یک شغل می تواند نیازمند یک یا تمامی موارد زیر باشد:
دریافت دستورالعمل ها، تبادل اطلاعات، هدایت، مربیگری، ترغیب، تعلیم، مشاوره، نظارت و مذاکره. این توصیف گرها می توانند به عنوان مبنایی برای الزامات مهارتی در نظر گرفته شوند. علاوه بر آن، در سایت أنت توصیفگرهای شغلی مختلفی مطرح شده اند که با جنبه های معین سر و کار دارند و شامل مهارتهای اجتماعی (برای مثال درک اجتماعی، هماهنگی، متقاعدسازی و فعالیتهای عمومی شغل، برای مثال ارتباط برقرار کردن / تعامل داشتن) میشوند.
نقشها. یکی دیگر از توصیفگرهای شغلی، نقشهای مورد نیاز برای مشاغل هستند. نقشها هم مانند هنجارها انواع رفتارهای مورد انتظار در موقعیت های خاص را نشان می دهند. برای مثال می توان به نقش های مدیریتی اشاره کرد که در سال ۱۹۷۳، از سوی مینتزبرگ مطرح شد. مینتزبرگ سه نوع نقش کلی را برای مدیران مطرح کرد و برای هر یک از آنها نقش های خاص تری قائل شد.
این نقشها عبارت اند از: نقشهای ارتباطی (رئیس تشریفات، رهبر و رابط)، نقشهای اطلاعاتی (ناظر، پخش کننده اطلاعات و سخنگوی سازمان) و نقشهای تصمیم گیری (کارآفرین، برطرف کننده مشکلات و تخصیص دهنده منابع و مذاکره کننده). هر چند این نقشها به طور مستقیم توصیف کننده کیفیت روابط میان افراد نیستند، اما به وضوح به ارتباطات میان افراد مرتبطند.
هرسی و بلانچارد (۱۹۹۳) نیز نقشهای مختلفی را ذکر کرده اند که به رفتار افراد در گروهها اشاره دارند. چنین نقش هایی برای درک مفهوم تیم و کار تیمی از اهمیت بسیاری برخوردارند و عبارت اند از ایجاد گروه و هدف گذاری برای آن، ترغیب و تشویق اعضاء کی ایجاد تعهد شغلی و توجه به دیگران . این نقشها نیز نشان دهنده برخی ویژگیهای رفتاری هستند که می توانند در تمیز دادن دادن عملکرد بهتر از عملکرد بهتر، مؤثر واقع شوند.
ویژگی های طراحی شغل. کمپیون (۱۹۹۴) معتقد است جنبه های گوناگون طراحی شغل باید با روش های تجزیه تحلیل شغل ترکیب شوند. او بدین منظور پرسشنامه طراحی شغل چند روشی را مطرح کرده است که پیشتر درباره آن توضیح داده شد. استفاده از این پرسشنامه می تواند در انتخاب کارکنان و ایجاد مشاغل جدید مفید واقع شود.
ارتباط میان وظایف. با استفاده از روشهای سنتی تجزیه و تحلیل شغل، معمولا فهرستی از وظایف، ویژگیهای افراد یا هر دو آنها به دست می آید. از بعد وظایف، یک شغل به ساختاری چون هرم شبیه است که تکالیف در رأس آن قرار می گیرند، تکالیف خود از یک سری وظیفه تشکیل می شوند و وظایف دارای اجزایی هستند که کوچکترین عنصر شغل را تشکیل میدهند. (در فصل اول به تفصیل در این باره توضیح داده شده است). از بعد تواناییها، ویژگیهای متعددی وجود دارند که آنچه شاغل می تواند انجام دهد و آنچه که انجام خواهد داد را نشان میدهند. ارتباط میان وظایف، معمولا در تحلیلهای زمان سنجی و حرکت سنجی، مغفول واقع میشود. انتظار می رود در آینده روشهای تجزیه و تحلیل شغل به گونه ای توسعه یابند که ارتباط میان وظایف، مفاهیم و افراد در آنها مد نظر قرار گیرد.
الگوی ذهنی. به موازاتی که به طرز روزافزونی کارهای فکری بر کارهای یدی در حال پیشی گرفتن هستند، ماهیت کارها انتزاعی تر شده است. برای مثال مشاهده کار طراحی فرضیه ها به سادگی امکان پذیر نیست. بنابراین برای فهم بهتر مشاغل فکری، روشی با عنوان تحلیل شناختی وظایف مطرح شده است. این روش به دنبال شناخت الگوهای ذهنی افراد پیرامون کاری که انجام میدهند و نحوه استفاده آنان از این الگوهای ذهنی در جهت تحقق سازمان است.
تحلیل شناختی وظایف باید توسط کمیته های خبرگان (که معمولا متشکل از آگاه ترین شاغلان مشاغل مورد نظر هستند) صورت پذیرد تا آنان اطلاعاتی درباره ارتباط میان وظایف ارائه کنند. تحلیل شناختی وظایف نه فقط با وظایف بلکه همچنین با مفاهیم و ارتباطی که با هم دارند مرتبط است. چنین تحلیلی را می توان نگاشت مفاهیم” نیز نامید.
مقیاس های جدید. مقیاس هایی که اغلب در تجزیه و تحلیل شغل برای رتبه بندی مورد استفاده قرار می گیرند عبارت اند از اهمیت شغل، دشواری در امر یادگیری، اینکه آیا منطقی است از متقاضیان شغلی انتظار رود بدون آموزش وظایف خود را انجام دهند یا نه و نظیر آن چنانچه سازمانی بخواهد بر شایستگیهای محوری خود، یعنی بر مزیتهای رقابتی منحصربه فردی که دارد تمرکز کند، باید برخی از فعالیتهای فرعی خود را برون سپاری کند. برای مثال امکان دارد در سازمانی بخش فناوری اطلاعات برون سپاری شود. بنابراین شاید لازم باشد صرفا برای مشاغلی شرح وظایف تهیه شود که در تحقق شایستگیهای محوری سازمان نقش اساسی دارند و در خصوص مشاغل فرعی که می توانند برون سپاری شوند، می توان به یک تعریف کلی از شغل بسنده کرد.
منبع دریافت اطلاعات
متصدیان و سرپرستان. رایج ترین منبع دریافت اطلاعات در روشهای سنتی تجزیه و تحلیل شغل، متصدیان شغل هستند. این امر به ویژه در روش تهیه فهرست وظایف مصداق دارد. تحلیلگر شغل و سرپرست شاغل هم جزو رایج ترین منابع برای دریافت اطلاعات هستند. انتظار می رود که در آینده نیز متصدی شغل، رایج ترین منبع دریافت چنین اطلاعاتی باشد.
زیرا شاغل یک شغل معمولا بیش از هر فرد دیگری از شغل آگاه است و می تواند اطلاعات معتبری در اختیار قرار دهد. اهمیت این مطلب در خصوص مشاغل دانشی که کار افراد به دلیل برخورداری از فرایندهای ذهنی، چندان مشاهده پذیر نیست، یا در مورد مشاغل مجازی که مکان جغرافیایی چندان مشخصی ندارند، بیشتر صدق می کند. البته نباید از اهمیت سایر منابع دریافت اطلاعات مورد نیاز برای تجزیه و تحلیل شغل در عصر آینده غافل شد.
مشتریان. به موازاتی که نقش خدمات در اقتصاد پر رنگ تر شده است، رابطه میان کارکنان و مشتریان اهمیت بیشتری یافته است. مشتریان می توانند اطلاعات ارزشمندی درباره چگونگی طراحی شغل، تهیه استانداردها و سنجش عملکرد شغلی ارائه کنند. حتی می توان کمیته ای از مشتریان تشکیل داد و از نظرات آنان برای تجزیه و تحلیل شغل استفاده کرد
متخصصان، متصدی شغل همیشه هم بهترین فرد برای قضاوت درباره شغل نیست، برای مثال احتمال کمی دارد که کارکنان یدی، شغل خود را به لحاظ فیزیکی خسته کننده بدانند، زیرا خستگی برای آنان تبدیل به یک امر عادی شده است. ممکن است قضاوت های متخصصان و مشاوران دقیق تر از شاغلان باشد، احتمالا به این دلیل که آنان به دلیل تجارب خود، می توانند مشکلات را بهتر شناسایی کنند. برای مثال متخصصی که با دانش روانشناسی آشنایی داشته باشد، بهتر می تواند در زمینه میزان تحمل استرس نظر بدهد. البته بکارگیری نظر هر دوی شاغل و هم متخصصان در کنار یکدیگر نتیجه بهتری خواهد داشت.
روشهای جمع آوری داده ها
رایج ترین روشهای سنتی جمع آوری داده ها در تجزیه و تحلیل شغل، عبارت اند از مشاهده کار، مصاحبه با افراد و کمیته ها و پاسخ دادن به پرسشنامه ها، روشهایی چون شرح حال نویسی، ابزارهای ثبت مکانیکی و ثبت وقایع حساس، کمتر مورد استفاده قرار می گیرند. بر اساس برخی پژوهشها، استفاده از روشهای متداولی که امروزه مورد استفاده قرار می گیرند، در آینده نیز ادامه خواهد یافت. البته در آینده فناوری اطلاعات بر روشهای جمع آوری داده های تجزیه و تحلیل شغل بیشتر تأثیر خواهد گذاشت.
شبکه های رایانه ای. استفاده گسترده از شبکه های رایانه ای نظیر اینترنت (یا شبکه های درون سازمانی چون اینترانت) بر نحوه جمع آوری اطلاعات تأثیر بسزایی خواهد داشت. تهیه فهرست وظایف شغلی و روش هایی نظیر آن که به روشهای قلم کاغذی مشهورند، امروزه با استفاده از رایانه انجام می شوند. از آنجایی که پاسخگویان به طور مستقیم اطلاعات را وارد رایانه می کنند، (حداقل برای کارفرمایان) از حجم کارهای دفتری نظیر پرینت گرفتن و فرستادن پست الکترونیک کاسته خواهد شد. البته استفاده از اینترنت نیز مسائل خاص خود را دارد.
ممکن است فونت فرم تکمیل شده در رایانه پاسخ دهنده، در رایانه دیگر قابل خواندن نباشد؛ همچنین باید به پاسخ دهنده اطمینان داده شود که هویتش ناشناس باقی خواهد ماند وبه این منظور لازم است امانت داری رعایت شود و از هک شدن پایگاه داده ها از سوی پاسخ دهندگان غیراخلاقی، جلوگیری به عمل آید. این سؤال مطرح است که آیا روشهای مبتنی بر ان، نتایج روشهای قلم و کاغذی را دارند؟ پژوهشهایی در زمینه مقایسه دو نوع روش مذکور صورت گرفته است. دونووان و همکارانش دریافتند که با استفاده از هر دو این روشها، پاسخ های مشابهی دریافت می شود، نوع پرسشنامه نمی تواند بر نتایج پیمایش تأثیر بگذارد. از سوی دیگر لوین و همکارانش در دو مطالعه مجزا به این نتیجه رسیده اند که نرخ پاسخ های دریافتی از پیمایشهای اینترنتی به نحو قابل توجهی از نرخ پاسخ های دریافتی به نسخه های چاپی کمتر است. البته نباید از نظر دور داشت که تعداد سوالهای پرسشنامه ها بر نرخ بازگشت آنها تاثیرگذار است.
شبکه ها همچنین روش برگزاری جلسات همفکری متخصصان را تغییر خواهد داد. در آینده به جای آنکه جلسات به طور رو در رو برگزار شوند، در فضای مجازی و با استفاده از رایانه برگزار خواهند شد. بدین ترتیب از هزینه رفت و آمد کاسته خواهد شد و جلسات با هزینه کمتری برگزار خواهند شد.
پیش بینی. زمانی که هنوز شغلی وجود نداشته باشد، مشاهده شاغل یا مصاحبه با وی، بی معنا خواهد بود. در چنین مواردی، افراد باید ماهیت شغل را حدس بزنند. یک روش برای انجام این کار آن است که کمیته ای تشکیل شود و از اعضای آن خواسته شود وظایف آینده شغل را ارزیابی و رتبه بندی کنند. هر چند چنین رویهای نظام مند است، اما روایی و عاری از تعصب بودن آن چندان به اثبات نرسیده است.
واحد تحلیل
در مطالعات مربوط به زمان سنجی و حرکت سنجی، عناصر شغل به عنوان واحد اساسی تحلیل در نظر گرفته می شوند. حرکات عناصر شغلی هنوز هم حائز اهمیت هستند، اما امروزه اغلب برای تجزیه تحلیل مشاغل، ربات ها مورد استفاده قرار می گیرند فلسفه رویکردهای مهندسی به مشاغل، بر ایده “بهترین روش انجام کار” استوار است.
امروز مشاغل دانشی بیش از مشاغل یدی مورد تاکید قرار می گیرند. مشاغل منعطف تر شده اند و به نظر می رسد واحد های تحلیل مشاغل وسیعتر شده است. ممکن است استفاده از “خوشه های وظایف” بتواند سطح تحلیل مفیدی میان وظیفه و سطوح شغلی فراهم کند.
همانگونه که پیشتر بیان شد، در آینده استفاده از ویژگیهای شخصیتی نظیر پنج عاملی و همچنین بکارگیری شایستگیها بیش از پیش متداول خواهد شد. هرچند هیچگاه نمی توان وظایف را نادیده گرفت زیرا بدون ارجاع به وظایف، فهم ماهیت مشاغل دشوار خواهد بود .
نزدیکی و مرتبط بودن مفاهیم، واحدهای تحلیل نسبتا جدیدی هستند که میتوانند برای نشان دادن دانش مورد نیاز برای انجام شغل مورد استفاده قرار گیرند. لازم است برای فهم چگونگی تحلیل داده های مرتبط، پژوهش هایی انجام شود تا بتوان از چنین داده هایی برای انتخاب و آموزش کارکنان، طراحی شغل یا سایر سیستم های منابع انسانی استفاده کرد. برای مثال داده های مرتبط به تخصص بسیار مفید هستند و بنابراین می توانند در ارزیابی گواهینامه های آموزشی دوره های آموزشی یا استانداردهای عملکرد شغلی به کار روند.
تعریف و بازتعریف نقش
در هر گونه تلاش برای تجزیه و تحلیل شغل، درجه ای از تغییر پذیری در میان کارکنانی که شغل مشابهی دارند، وجود دارد. به لحاظ سنتی این تغییر پذیری درون شغلی، به عنوان خطایی در اندازه گیری لحاظ می شد که لازم بود در جایی که ملاک میانگین پاسخهای چندین ارزیابان باید درباره ماهیت شغل در آینده استنباط کنند و پس از آن بر اساس قضاوت ذهنی خود دست به رتبه بندی بزنند.
روش دیگری که می تواند در پیش بینی مشاغل و الزامات آنها مورد استفاده قرار گیرد، شبیه سازی است. یکی از انواع شبیه سازی، سناریوی فرضی نامیده میشود. سناریو، برای متخصصان، اطلاعاتی درباره روندهای آمارگیری، اجتماعی، اقتصادی، سیاسی و فناورانه فراهم می کند. برای مثال با پیشرفت فناوری، نظارت بر ترافیک هوایی در حال تغییر است. بسیاری از فعالیت هایی که لازم بود با نگاه کردن از پنجره برج های مراقبتی انجام شود، امروزه با استفاده از رایانه انجام می شود. در خصوص مثال مذکور، با استفاده از روش سناریوی فرضی می متخصصان خواست خود را در حال کار کردن در محیط کاری جدیدی که پنجره ای ندارد تصور کنند. سپس، از آنان سؤال می شود در شغل جدید چه تفاوتی وجود دارد و در چنین موقعیتی ارتباطات و پردازش اطلاعات چه تغییری خواهد کرد.
شاغل بود، حذف شود. در بسیاری از موارد، این تغییرپذیری بیشک صرفا خطای اندازه گیری ناشی از تعصب است. با این وجود، دلایلی مبنی بر این امر وجود دارد که برخی از این تغییرپذیری ها نشان دهنده تفاوتهای واقعی و معنادار در میان کارکنان هستند.
بر اساس نظریه نقشهای کاری، افرادی که شغل یکسانی دارند، یک سری وظایف را انجام می دهند که به میزان اندکی متفاوتند و نقشهای خود را تا حدی به روش متفاوتی به انجام میرساند . این امر بدان معناست که کارکنان مشاغل خود را با مهارت تمام به نحوی انجام میدهند که با نیازها و تواناییهای آنان تناسب داشته باشد . بنابراین به طور بالقوه تفاوت در میان کارکنان معنادار است، به ویژه زمانی که سازمانها به رفتارهای مبتنی بر قضاوت کارکنان وابسته باشند. در نتیجه راهبردهایی که میانگین نظرات کارکنان را در نظر میگیرند، چنین تفاوتهایی را نادیده می انگارند.
اخیر پژوهش هایی در خصوص بررسی شرایطی که کارکنان با آن نقشهای خود را گسترش می دهند انجام شده است. هافمن، مورگسون و گراس (۲۰۰۳) دریافتند کیفیت روابط کارکنان با سرپرستانشان، با رفتارهای فرانقش مرتبط است. برخی دیگر از پژوهشگران نیز به این نتیجه رسیده اند کارکنانی که در شغل خود استقلال شغلی، توانایی شناختی و مهارتهای مرتبط با شغل داشته باشند، با احتمال بیشتری وظایفی فراتر از نقش خود انجام خواهند داد و بدین ترتیب ارزیابیهای بالاتری از جانب سرپرستان خود دریافت خواهند کرد.
این یافته ها حاکی از آنند در پژوهشهایی که در زمینه تجزیه و تحلیل شغل انجام می گیرند، نباید همیشه سعی شود تفاوتهایی که میان شاغلان یک شغل وجود دارد، حذف شوند؛ بلکه چنین تفاوتهایی باید معنادار تصور شده و تلاش هایی در جهت پیش بینی آنها صورت پذیرد. اقدام به این کار، اعتبار داده های تجزیه و تحلیل شغل را افزایش خواهد داد. البته لازم است پژوهشهای بیشتری برای شناسایی طیفی از عواملی که می توانند به تعریفهای متفاوت از نقش منجر شوند انجام گیرد.
انتشار، ذخیره سازی و بازیابی داده های تجزیه و تحلیل شغل
زمانی که تجزیه و تحلیل شغل به پایان رسید، لازم است گزارش مکتوبی در این باره تهیه شود. به لحاظ سنتی خروجی های تجزیه و تحلیل شغل گزارشی مکتوب است. چنین گزارشی دربرگیرنده توضیحاتی پیرامون فرایند تجزیه و تحلیل شغل (آنچه که انجام شده است) و شرح نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شغل است. چنین نتایجی می تواند شامل شرح شغل ها یا فهرستی از وظایف یا تواناییهای لازم برای انجام شغل و میزان اهمیت آنها باشد. تهیه چنین گزارشهای مکتوبی در آینده نیز ادامه خواهد یافت، زیرا اهمیت بسیاری در مستندسازی فرایند دارند.
با پیشرفت فناوری مدرن در قالب پایگاه داده های رایانه ای و اینترنت، می توان داده های تجزیه و تحلیل شغل را به گونه ای ذخیره کرد که برای اهداف مختلفی به کار روند. برای مثال می توان به شبکه انت که پیشتر توضیح داده شد، اشاره داشت. با طراحی چنین پایگاهی افراد مختلف می توانند از داده های تجزیه و تحلیل شغل استفاده کنند. ذخیره کردن گزارشهای مکتوب در رایانه همچنین این امکان را برای کاربران فراهم می آورد که داده های از قلم افتاده را بیابند و بدون مطالعه کل گزارش، مطالب مورد نظر خود را جستجو کنند. امروزه سیستمهای مختلفی برای جستجو وجود دارند که از مرتب کردن کلیدواژه های مورد نظر کاربر گرفته تا جستجو در کل گزارش را امکان پذیر می سازند.
اطلاعات حاصل از تجزیه و تحلیل شغل امکان دارد منتشر شوند یا نشوند. در بیشتر موارد، مدیران شرکت هایی که در آنها تجزیه و تحلیل مشاغل صورت می پذیرد، دوست ندارند سایر شرکتها از نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل مشاغل آنها باخبر شوند. اما گاهی ممکن است نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شغل به صورت گزارشهای عمومی به انتشار در آید. همانگونه که بارها تاکید شد، در آینده مشاغل با تغییرات بیشتری مواجه خواهند شد.
چنانچه فرایند نظام یافته ای برای تجزیه و تحلیل شغل و مستند کردن آن وجود داشته باشد، لازم است ابزار مشخصی برای بازنگری در آن نیز پیش بینی شده باشد، زیرا داده های تجزیه و تحلیل شغل پس از مدتی قدیمی و منسوخ خواهند شد. چنانچه داده های تجزیه و تحلیل شغل در پایگاه هایی نظیر اُنت نگاهداری شوند، انگیزه بیشتری برای حفظ کیفیت و روزآمدی داده ها وجود خواهد داشت.
ملاحظه می شود که تغییرات اساسی در فناوری، محیط کسب و کار، ماهیت مشاغل و منابع دریافت اطلاعات، تغییراتی را در تجزیه و تحلیل شغل موجب خواهد شد که لازم است از سوی سازمانها و مدیران مدنظر قرار گیرد.
مفاهیم و واژه های کلیدی فصل
- رفتار فرانقش
- تغییرات فناوری
- پیش بینی
- تغییرات کسب و کار
- فناوری اطلاعات
- الگوی پنج عاملی
- الگوی ذهنی
- سازمانهای بدون مرز
- واحد تحلیل
- توصیفگرهای شغلی
- سناریوی فرضی
- انعطاف پذیری
- پیش بینی روابط میان فردی
- تغییرات اجتماعی
سوالهای فصل
- ۱٫ شرایط در حال تغییر چه تاثیراتی بر تجزیه و تحلیل شغل دارد؟
- ٢. اثرات تغییر در محیط کسب و کار بر تجزیه و تحلیل شغل چیست؟
- ٣. تجزیه و تحلیل شغل در عصر آینده چگونه خواهد بود؟
- ۴. اثر فناوری اطلاعات بر تجزیه و تحلیل شغل چیست؟
- ۵. توصیف گرهای شغل در آینده را چگونه پیش بینی می کنید؟
- ۶٫لزوم ذخیره سازی داده های تجزیه و تحلیل شغل چیست؟
- ۷. رفتارهای شهروندی سازمانی یا فرانقش در تجزیه و تحلیل شغل در آینده چگونه ارزشیابی خواهد شد؟
- ۸ واحد تحلیل در روشهای سنتی و آینده چه تفاوتی دارند؟
- ۹٫ منبع دریافت اطلاعات در روش سنتی و آینده چه تفاوتهایی دارند؟
- ۱۰. ضرورت بررسی ویژگیهای فردی در تجزیه و تحلیل شغل چیست؟
- ۱۱. روابط میان فردی در تجزیه و تحلیل شغل در آینده چه اهمیت دارد؟
- ۱۲. مشتریان چه نقشی در تجزیه و تحلیل شغل در آینده خواهند داشت؟
