سیستم انضباط در سازمان به یک بخاری داغ تشبیه شده و زمانی مؤثر است که خصوصیات بخاری داغ را داشته باشد:
۱. آزاردهندگی: همان طور که دست زدن به بخاری داغ، آزاردهنده و دردناک است، اقدام انضباطی باید آزاردهنده و ناخوشایند باشد تا فرد دیگر آن را تکرار نکند.
۲. فوریت زمانی: با لمس بخاری داغ، دست بلافاصله میسوزد: در سازمان نیز فرد باید به محض اینکه خطایی مرتکب شد مجازات گردد تا بداند چرا مجازات میشود.
۳. هشدار دهندگی: همان طور که حرارت سوزان به فرد هشدار میدهد که در صورت دست زدن به آنچه اتفاقی خواهد افتاد، در سازمان نیز مدیر موظف است قبل از اعمال مجازات در مورد فرد، هشدار و تذکر کافی به وی بدهد. به این معنی که کارمند باید با قوانین و مقررات سازمان کاملاً آشنا باشد و بداند نقض آنها چه عواقبی در بر خواهد داشت.
۴. عدالت:
- دست زدن به بخاری داغ، همیشه نتیجه یکسانی دارد: در سازمان نیز همیشه باید مجازات یکسانی برای تخلفات یکسان مقرر گردد.
- اگر در اجرای قوانین و مقررات انضباطی تبعیض وجود داشته باشد، نه تنها این قوانین تأثیر و اعتبار خود را از دست خواهند داد بلکه اصولاً لیاقت و کاردانی مدیر نیز زیر سؤال میرود.
- اگر کارکنان ندانند عواقب خطایی که مرتکب میشوند چه خواهد بود دچار نگرانی، اضطراب و تضعیف روحیه شده و که باعث کاهش تولید یا پایین آمدن کارایی میگردد
- اگر در مقابل تخلفات مشابه، مثلاً تأخیر، سرپرست یکی را توبیخ کند و دیگری را توبیخ نکند، کارکنان دچار سردرگمی میگردند و نمیدانند که آیا دیر آمدن، تخلفی قابل مجازات محسوب میشود یا خیر. پس باید در مقابل تخلفات مشابه یکسان عمل کرد یا دلیل برخوردهای متفاوت را روشن ساخت.
- تعیین نوع و شدت مجازات باید با توجه به موقعیت و شرایط باشد.
۵. تأکید بر عمل نه شخص:
همانطور که هرکس بخاری داغ را لمس کند میسوزد: در سازمان نیز نوع و شدت باید به نوع تخلف بستگی داشته باشد نه کسی که آن را مرتکب شده است.
سرپرست باید به فرد تنبیه شده بفهماند که عمل وی مورد قضاوت قرار گرفته است نه شخصیت وی و منظور از مجازات، اصلاح رفتار نامطلوب فرد است و نه توهین و تحقیر وی.
بعد از اینکه فرد خاطی به خاطر تخلفی که مرتکب گردید تنبیه شد، سرپرست باید موضوع را خاتمه یافته تلقی نماید و رفتاری عاری با او در پیش گیرد
انواع اقدامات انضباطی
- انضباط باید مرحله ای و تضاعفی(Progressive pattern of discipline) باشد، یعنی به ترتیب ذکر شده از سبکترین نوع مجازاتها به مجازاتهای سنگینتر برسد.
- البته مشکل بخاری داغ و انضباط تضاعفی این است که بر رفتار گذشته متمرکز است و فرد تنبیه شده حس خوبی به شغل و سازمانش نخواهد داشت.
- برای از بین بردن این ایرادات عدهای رویکرد انضباطی مثبت(Positive or nonpunitive discipline) را پیشنهاد میکنند که بر رفتارهای آینده متمرکز است و خاصیت پیشگیرانه دارد.
1.تذکر شفاهی
تذکر شفاهی اثر بخش: مدیر در جلسهای خصوصی و دوستانه، خطای کارمند را گوشزد کند و پیامد آن را با وی در میان بگذارد.
بعد از آن، مدیر باید نظر کارمند را در مورد تأخیر و پیامدهای آن جویا شود: دلایل تأخیر چیست و چگونه میتوان آنها را بر طرف کرد.
مدیر با راهنمایی کارمند و ارائه توصیههایی، گفتوگو را تا جایی ادامه میدهد که کارمند روشن میکند که تکرار تأخیر چه پیامدهایی دارد.
۲. اخطار کتبی با درج در پرونده:
در گفتوگوی میان مدیر و کارمند باید هر دو با همفکری یکدیگر، راهکاری برای پیشگیری از وقوع آن بیابند.
مدیر در پایان جلسه به اطلاع کارمند میرساند که اخطاری کتبی نیز به وی ابلاغ و یک نسخه نیز در پرونده درج میشود.
در اخطار کتبی باید تخلف ارتکابی، مشکلاتی ناشی از آن برای سازمان و عواقب ناشی از تکرار آن برای کارمند ذکر شود.
۳. انفصال موقت (تعلق):
پس از تذکر شفاهی و اخطار کتبی باید از انفصال موقت استفاده کرد. البته اگر تخلف حساسیت زیادی داشته باشد، بدون تذکر یا اخطار کتبی، حکم انفصال خدمت داده میشود.
مدت انفصال خدمت چند روز یا چند هفته و فقط در موارد استثنایی، بیشتر از یک ماه است.
انفصال از خدمت برای فرد و سازمان آثار نامطلوبی دارد. سازمان، از خدمات کارمند در طول دوره انفصال استفاده نمیشود. برای کارمند نیز انفصال از خدمت تجربه ناخوشایندی است که موجب تمسخر و استهزای همکاران، تحقیر، شرمندگی، بی علاقگی وبی انگیزگی وی میشود.
انفصال از خدمت یکی از اقدامات انضباطی مهم و مؤثر است که به وسیله آن میتوان کارمند را به خود آورد و با چنین شوکی به او نشان داد که مدیران سازمان برخورد جدی با تخلفات دارند و در صورت ادامه تخلفات، انفصال موقت به انفصال دائم (اخراج) تبدیل میشود.
۴. تنزل مقاوم
اگر انفصال موقت کارساز نباشد و مدیر امیدوار باشد که کارمند اصلاح پذیر است، اقدام انضباطی بعدی تنزل مقام است.
برخلاف انفصال موقت، تنزل مقام همیشگی است و در نتیجه، آثار و تبعات منفی آن برای کارمند بسیار بیشتر است.
تنزل مقام زمانی استفاده میشود که کارمند دارای تخصص و مهارت کمیاب است، قوانین کار مانع اخراج کارمند است، و فرد با اخراج یا بازنشستگی زودهنگام از نظر خانوادگی و اجتماعی آسیب میبیند.
این اقدام انضباطی، هشداری جدی قبل از مرحله اخراج است و فرد باید تغییرات زیادی در رفتار خود به وجود آورد.
۵.کسر حقوق و مزایا:
با وجود اینکه کسر حقوق و مزایا ضربه سختی به کارمند وارد میکند، ولی بهتر از اخراج است و قبل از اخراج تنها راه حل برای اصلاح رفتار نامطلوب است.
۶. اخراج:
آخرین راهکار انضباطی
فقط در موارد استثنایی یا به خاطر ارتکاب تخلفات بسیار جدی اقدام به اخراج کارمند میشود.
چون اخراج ضربه شدیدی به فرد وارد میکند و ممکن است مسیر زندگی او را تغییر دهد، هنگام اتخاذ تصمیم درباره اخراج باید همه جوانب بررسی شود.
سازمان باید دلایل و مدارک مستندی برای اخراج کارمند در اختیار داشته باشد
امروزه اخراج بی دلیل و بدون مستندات غیر قانونی است.
باید حقوق قانونی فرد اخراج شده همچون سنوات و بیمه پرداخت شود.
مصاحبه اخراج(termination interview): نیاز است علت واقعی اخراج فرد را صادقانه برای او تشریح کرد و طی نشستی به آرامی ولی خیلی صریح و محکم، خبر اخراجش را به طور خصوصی به او اعلام نمود.
