مدیریت دانش
مدیریت دانش
| توسط کوین سی دزوزا و یوکیکا آوازو دراول نوامبر ۲۰۰۳ |
سیستم های مدیریت منابع انسانی می توانند به ردیابی و توزیع اطلاعات در کل سازمان کمک کنند
به همان اندازه که انقلاب صنعتی ماهیت کار را تغییر داده و تأثیرات گسترده ای در نحوه مدیریت منابع انسانی در سازمان ها دارد ، انقلاب دانش فعلی پیامدهای گسترده ای در نحوه مدیریت دانشمندان دارد. به طور گسترده ای توافق می شود که مزیت رقابتی شرکت با توجه به چگونگی استفاده از دانش سازمانی خود تعیین می شود.
یک سیستم مدیریت منابع انسانی (HRMS) ، اگر به درستی تحقق یابد ، می تواند نقش مهمی در کمک به مدیریت دانش سازمانی داشته باشد. این طراحی مجدد به انتقال چنین سیستمهایی به خارج از عرصه پشتیبانی فقط منفعلانه برای تبدیل شدن به کمکهای فعال برای اعضای سازمان کمک می کند.
ما باید از فناوری برای دستیابی به اهداف و چالشهای سازمان استفاده کنیم. یکی از چالش های اساسی که همه مدیران با آن روبرو هستند نحوه مدیریت دانش سازمانی است. کارگران دانش متخصصانی هستند که از HR و متخصصین بازاریابی گرفته تا مهندسین نرم افزار ، مدیران پروژه و تحلیلگران تجارت فعالیت می کنند. دانش مؤلفه اصلی کار آنهاست ، بنابراین آنها روزانه آن را مصرف و تولید می کنند ، اما آنها از برنامه های خودسرانه بیزار هستند. از آنجا که آنها با استفاده از سیستمهای اطلاعاتی درگیر طراحی محصولات مکانیکی یا منطقی هستند ، از آنها انتظار می رود دانش خود را بدست آورند ، آنرا پردازش کرده و آنرا به سایر اعضای سازمان منتقل کنند.
برای اینکه یک سازمان پویا بماند ، مدیریت موفق این دانش مهم است. مدیریت دانش شامل کلیه فعالیتهای مرتبط با تولید ، انتشار و نگهداری دانش برای رسیدن به اهداف سازمانی می باشد. همانطور که انسان باید دانش ایجاد کند ، آنها نیز آن را مصرف می کنند. علاوه بر این ، تعامل آنها با انسانهای دیگر مکانیسمی برای انتقال دانش است ، بنابراین وقتی سازمانی (داوطلبانه یا غیر ارادی) را ترک می کنند ، دانش خود را – چه حرفه ای و چه اجتماعی – با خود می گیرند.
مدیریت منابع انسانی برای مدیریت دانش در سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است. انجام طراحی مجدد کوچک به HRMS ، موانع سنتی در مدیریت دانش را کاهش می دهد. بارزترین سؤالات در مدیریت دانش عبارتند از:
- چگونه می توانیم سهم دانش را ارتقا دهیم؟
- چگونه منابع دانش را شناسایی کنیم؟
- چگونه دانش را به طور مناسب دوباره پر کنیم؟
- چگونه دانش و دانش را حفظ و حفظ کنیم؟
هریک از این سؤالات را می توان با HRMS پاسخ داد.
ارزش دانش
در بیشتر سازمانها ، ۲۰ درصد دانشمندان دانش ۸۰ درصد دانش را ایجاد می کنند. کسانی که دانش تولید می کنند و منتشر می کنند ، این کار را به سود همه افراد سازمان انجام می دهند ، اما در صورت استفاده از دانش ، پاداش می گیرند. بدون انگیزه های کافی در طول زمان ، ارائه دهندگان دانش دلیل کمتری برای تولید دانش دارند. علاوه بر این ، مگر اینکه انگیزه های کمک دانش وجود داشته باشد ، افراد ممکن است چنین دانشی را از خود دور کنند و از آن به عنوان منبع قدرت در داخل یا علیه سازمان استفاده کنند.
برخی از HRMS ها برنامه های جبران خسارت و انگیزه مانند پاداش های سالانه و افزایش شایستگی را مدیریت می کنند. با این حال ، بسیاری از این مشوق ها این مسئولیت را در نظر نمی گیرند که آیا یک کارمند ایده یا بینش داشته است. آنها اندازه گیری می کنند که چگونه کارمندان به جای اینکه چقدر به دانش شرکت کمک می کنند ، وظایف خود را انجام می دهند. برای تشویق درست مشارکتهای دانش ، سازمانها باید برنامه های تشویقی را تنظیم نمایند تا به طور دقیق در این سهم های حیاتی حساب کنند.
سازمانها دائماً تغییر می کنند. کارکنان ممکن است به دنبال شغل های پرسود یا ایمن تر باشند ، در حالی که سازمان ها برای کاهش هزینه ها و برآورده کردن شماره ها ، کمترین اندازه یا حق را می دهند. در وسط این نگرانی ، کارکنان ممکن است تصمیم بگیرند که دانش خود را نادیده بگیرند و هنگام ترک کردن ، چنین هزینه هایی از سازمان دریافت کنند – به هزینه سازمان. موثرترین راه برای خنثی کردن این وضعیت ایجاد بازار دانش است.
بازار دانش
بازار دانش داخلی مکانی در سازمان است که افراد بتوانند دانش را بخرند و بفروشند. این کارکنان را برای سهیم کردن اطلاعات ضمن مشارکت در شرایط جوی برای تبادل دانش سازمانی ، تسهیل و ایجاد می کند. مکانیسم بازار گزینه های مختلفی را برای دانش قیمت گذاری ارائه می دهد ، که می تواند برای پاداش کارمندان استفاده شود. اینگونه بازارها می توانند بر روی پورتال های اینترانت شرکت و مستقر در HRMS مستقر شوند.
به عنوان مثال ، Infosys ، یک شرکت مشاوره و فناوری اطلاعات ۱۷۰۰۰ کارمند (IT) مستقر در بنگلور هند ، یک بازار دانش داخلی را با نام K-Shop پیاده سازی کرده است. کارمندان می توانند مقالات پژوهشی ، تجربیات پروژه و انواع دیگر کالاهای دانش را از طریق یک وب سایت ارسال کنند. کارشناسان این اسناد را مرور و منتشر می کنند. هم ناظر و هم نویسنده از طریق واحدهای ارزی دانش (KCU) جبران می شوند. هر خواننده سند برای استفاده از سند باید تعداد معینی KCU را پرداخت کند. KCU ها را می توان با پول نقد و هدایای دیگر بازخرید کرد. بنابراین ، این KCU ها ضمن ارزیابی کیفیت دانش ارائه شده ، به عنوان انگیزه ای عمل می کنند.
در سال ۱۹۹۳ ، فوجیتسو ، یک شرکت فناوری مستقر در توکیو با بیش از ۱۵۰،۰۰۰ کارمند ، FIND2 را آغاز کرد ، یک سیستم مدیریت دانش یا تبادل ارز که از طریق آن مهندسان می توانند دانش خود را بخرند و بفروشند. هنگامی که “ارائه دهنده دانش” اطلاعات را در سیستم ثبت می کند ، قیمت آن دانش را تعیین می کند. سپس “جستجوگر دانش” گزینه های دانش را از فهرست FIND2 انتخاب می کند و قیمت های آنها با یک کلیک ظاهر می شود. در صورتی که سالک دانش تصمیم به خرید دانش بگیرد ، مبلغ قیمت دانش به همراه هزینه حمل و نقل و نقل و انتقال آن به واحد جستجوگر دانش پرداخت می شود. اگر دانش در قالب الکترونیکی در دسترس باشد ، آن را بر روی دیسک فلاپی یا از طریق پست الکترونیکی ارسال می کنید. در غیر اینصورت ، هزینه کپی نیز شارژ می شود. دپارتمانی که در آن دانش بوجود آمده است هزینه فروش را دریافت می کند.
شناسایی دانش
خلق دانش فقط آغاز است. شماره بعدی تصمیم گیری در مورد محل اقامت این دانش است. چگونه دانش از سازندگان / تولید کنندگان به سالکان / مصرف کنندگان منتقل می شود؟ این مشکل چالش برانگیز است زیرا سازمان ها به طور دائم از طریق کم کردن ، حق امتیاز ، برون سپاری و ادغام و مالکیت مجدداً سازماندهی می شوند. از این رو ، افراد دارای دانش لازم ، از سازمان خارج می شوند یا از سازمان خارج می شوند. دیگران با دانش جدید وارد سازمان می شوند. سازماندهی مجدد وظایف و دفاتر شغلی را اصلاح می کند ، در حالی که کمبود منابع و برون سپاری ممکن است باعث شود که یک سازمان دانش ارزشمند ضمنی را از دست بدهد – آنچه در ذهن افراد خارج شده از سازمان قرار دارد.
باز هم ، HRMS می توانند به پرورش این دانش کمک کنند. این سیستم ها دارای دایرکتوری داخلی یا بانک اطلاعاتی با شماره تلفن ، آدرس پست الکترونیکی و سایر اطلاعات برای کارمندان هستند. افزودن چندین برنامه افزودنی به شناسایی ارائه دهندگان و منابع دانش و ایجاد نقشه دانش کمک خواهد کرد. در حالی که این سازوکارها در شرکتهای بزرگ مشاوره اجرا شده اند ، اما انتشار آنها نسبت به بقیه بازار بسیار کند بوده است.
تنها برای پیاده سازی چنین نقشه دانشی ، اضافه کردن دو فیلد دیگر به بانک اطلاعاتی کارمندان موجود: یکی برای حوزه های تخصص و دیگری برای ارتباطات. سپس افراد می توانند از پایگاه داده برای یافتن تخصص استفاده کنند.
کارمندان دارای چندین وسیله ارتباطی هستند. علاوه بر این ، همه کارمندان در یک منطقه قرار ندارند. از این رو ، در حالی که دانستن اینکه چه کسی دانش لازم را دارد ، مهم است ، دانستن چگونگی ارتباط با چنین افرادی بسیار مهم است. در این سیستم ، کارکنان می توانند وسیله ارتباطی مورد نظر خود را برای تبادل دانش به همراه گزینه های دیگر فراهم کنند.
توسعه این بانک اطلاعاتی در هنگام توسعه برنامه های پر کردن دانش و آموزش ، از مزیت ثانویه برخوردار است.
ارزیابی و آموزش دانش
با گذشت زمان ، دانش قدیمی می تواند بار سنگینی برای سازمان باشد. دانش بیش از حد ممکن است شیوه هایی را نهادینه کند و تغییر سازمانی را دشوارتر کند. اگر دانش قدیمی تمیز و حذف نشود ، ممکن است افراد برای تولید ایده های جدید یا انطباق با دانش و افکار جدید آماده نباشند. از این رو ، ارزیابی مداوم از سهام و پر کردن مجدد از طریق برنامه های آموزشی و یا استخدام پرسنل جدید ، بخش مهمی از مدیریت دانش خواهد بود.
بازار دانش که قبلاً مورد بحث قرار گرفت ، مکانیسم قیمت را در بر می گیرد که برای ارزیابی دانش مناسب است. به عنوان مثال ، در سیستم FIND2 فوجیتسو ، دانشی که غالباً به آنها دسترسی پیدا نمی کنید ، قیمت پایین تر از سایر موارد دارند و در نهایت حذف می شوند. دانش مورد استفاده غالباً از قیمت مناسب و قدردانی خواهد شد.
هنگامی که یک سازمان با موفقیت دانش های ناخواسته یا بی فایده را با موفقیت از بین ببرد ، نیاز به پر کردن دانش دارد. نقشه های دانش ، اگر به موقع با موفقیت به روز شوند ، ممکن است به یک سازمان کمک کند تا آموزش های لازم را به کارمندان مناسب ارائه دهد. نقشه توزیع تخصص نشان می دهد چه کسی یا کدام واحد یا بخش تخصص بیشتری در حوزه دانش با ارزش دارد. برای پر کردن شکاف ها و اختلافات در توزیع تخصص ، می توان برنامه های مؤثر چرخش شغلی ابداع کرد. علاوه بر این ، سازمان می تواند مناطقی را در نظر بگیرد که ممکن است کارکنان به دنبال آموزش برای پیشرفت مهارت های بیشتر باشند.
حمایت از دانش
از آنجا که دانش یک منبع با ارزش است که باعث می شود یک سازمان رقابت کند ، باید از آن محافظت شود. برای حفظ ارزش هر دارایی ، فرد باید فعالیتهای معمول نگهداری را انجام دهد. شیوه های محافظت و تخریب از دانش سازمانی محافظت می کند. دانش با اهمیت استراتژیک باید از هدر رفتن برنامه ریزی شده و بدون برنامه ریزی محافظت شود. کاهش برنامه ریزی شده شامل از بین رفتن دانش از کاهش کارکنان ، ادغام و جمع آوری و حرکت داوطلبانه پرسنل است.
در چنین مواردی ، یک سازمان باید ساز و کارهایی برای جذب و حفظ دانش داشته باشد. یک روش متداول استفاده از مصاحبه های خروج است که دانش عملکرد شغلی افراد را قبل از ترک سازمان می گیرند. یکی دیگر از سازوکارهای دفاعی محبوب ، دلگرمی پس از ماموریت ها است. Debriefings بینش ضمنی بدست آمده را ضبط کرده و آنها را در دسترس بقیه سازمان قرار می دهد.
در حالی که این فعالیت ها به طور گسترده در سازمان ها انجام می شود ، می توان آنها را با فناوری بهبود بخشید. با تحولات تصویربرداری ویدئویی ، پهنای باند و رسانه های ذخیره سازی ، چنین دلخواه هایی برای سهولت انتشار می توانند به صورت الکترونیکی ضبط شوند. علاوه بر این ، آنها فقط وقتی کارمند سازمان را ترک می کنند اتفاق نمی افتد. آنها می توانند به صورت روزمره اتفاق بیفتند تا بینش های بی ثبات کارمندان را به دست آورند. این استخراج ها می تواند به شکل نظارت بر کار و ضبط فعالیت ها باشد ، تا کارمندان جدید بتوانند از ضبط ها بیاموزند. اکثر کارشناسان نمی توانند نحوه انجام وظایف خود را به خوبی بیان کنند. چنین مکانیسم هایی برای کمک به تازه واردان با محافظت از چنین دانشهایی به شکل واقعی خود ، بسیار طولانی خواهد بود.
تخریب غیرقابل پیش بینی دانش می تواند از طریق اقدامات انسانی مانند سرقت ، نشت دانش و فعالیت های اطلاعاتی از سوی رقبا و از طریق حوادث طبیعی مانند زلزله ، سیل و گردباد رخ دهد که ممکن است به سازمانهای سازمان آسیب برساند. برای جلوگیری از چنین خرابکاری ها و بهبودی در برابر بلایای طبیعی باید مکانیزم های کافی امنیتی ، پشتیبان و کنترل وجود داشته باشد. قابلیت های حفاظت باید برای تضمین هر دو نوع ضمنی و صریح دانش کافی باشد.
محافظت از اسناد صریح ، تابعی از سازوکارهای سنتی امنیتی مانند گذرواژه‌های موجود در اسناد و دسترسی امن به دارایی شرکتها است. این اقدامات احتیاطی در قلمرو تلاش های مرتبط با بازیابی سنتی در برابر بلایای طبیعی و برنامه ریزی بحران است. تأمین دانش ضمنی بسیار دشوار است. باید اطمینان حاصل شود که کارکنان به توافق نامه های عدم افشای اطلاعات و بررسی های پیش زمینه ، رعایت می شوند و به آنها آموزش مناسب می دهند.
HRMS ها همچنین می توانند به سازمانهای اینجا بیایند. سوابق کارمندان را می توان به طور معمول بررسی و بررسی کرد. در سازمان های بسیار حساس ، یافتن فعالیت های ضد اطلاعاتی غیر معمول نیست. اینگونه فعالیتها به تضمین صداقت شرکت بدون تبلیغات و آسیب بسیار کمک می کند. علاوه بر این ، چند سازمان در حال حاضر شروع به استفاده از برچسب های شناسایی فرکانس رادیویی برای نظارت بر مکان محل کار خود کرده اند. این نوع فناوری مانع از دسترسی نامناسب سیستم ها توسط افراد غیر مجاز می شود.
HRMS هنوز به یک دارایی مؤثر در شرکت تبدیل نشده است. بسته به طراحی ، HRMS ها می توانند اهداف ارزشمند دیگری را ارائه دهند. به عنوان مثال ، اگر به سیستم های مدیریت پروژه مرتبط باشد ، آنها مستقیماً داده های عملیاتی را که می تواند برای نظارت بر استفاده و عملکرد منابع انسانی مورد استفاده قرار گیرد ، تغذیه می کنند. با کمک به پیدا کردن پرسنل و خسارات می توان از آنها برای مدیریت بحران استفاده کرد.
در اقتصاد دانش ، دانش منبع است. HRMS متولیان و مجریان آن هستند. مدیران منابع انسانی با کمک به یک سازمان برای مدیریت دانش ، چیزهای زیادی کسب می کنند. این می تواند به طراحی مجدد نقش مدیر منابع انسانی و جلب احترام مناسب برای این موقعیت کمک کند.
کوین سی دزوزا محقق است که به عنوان مشاور در مدیریت دانش خدمت کرده است و نویسنده مدیریت دانش با هوش مصنوعی است (Quorum، ۲۰۰۲). یوکیکا آوازو یک محقق مستقل در مدیریت دانش است.
