راهنمایی برای مدیریت بهتر مرخصی کارمندان
راهنمایی برای مدیریت بهتر مرخصی کارمندان
ارسال شده توسط: تیم محتوا Lucidchart21نوامبر۲۰۱۹
مدیریت مرخصی کارمندان ممکن است یک نمونه ناخوشایند باشد.
ضروری برای یک اداره منابع انسانی کارگر باشد. با این حال ، یک سیاست مدیریت خوب مرخصی تضمین می کند که کار شما در حالی که به کارمندان شانس شارژ ، بازیابی یا حضور در خانواده را می دهد ، بی سر و صدا اجرا شود.
اما ایجاد توازن بین یک تیم خوشحال و یک تجارت خوب می تواند مشکل باشد.
در اینجا باید بدانید که در مورد ایجاد یک سیاست مدیریت مؤثر مرخصی کارکنان چه چیزی را باید بدانید.
مدیریت مرخصی چیست؟
مدیریت مرخصی کارمندان (یا مدیریت وقت مرخصی) شامل فرایندها و سیاست های مدیریت درخواست های مرخصی کارمندان ، مانند تعطیلات ، تعطیلات ، مرخصی های بیمار و مرخصی والدین است.
هدف از مدیریت مرخصی ، رسیدگی به درخواستهای وقت کارکنان به روشی عادلانه و دقیق است ، بنابراین تجارت در حالی که به راحتی انجام می شود در حالی که کارمندان مزایایی را که دریافت می کنند به راحتی انجام شود.
مدیریت ترک جزء اصلی وظایف اداره منابع انسانی است. رسیدگی به درخواست های وقت کار به معنای کار کارکنان در ضمن حفظ رضایتمندی کارکنان و اطمینان از مطابقت قانونی و سیاست گذاری است.
این ساده تر از انجام گفته می شود ، به همین دلیل داشتن یک فرآیند واضح مدیریت مرخصی بسیار مهم است.
یک سیستم مدیریت مرخصی خوب به مدیران منابع انسانی و تیم کمک می کند تا همه افراد در همان صفحه باشند و نیازهای شغلی و پرسنلی برآورده شود.
مزایای یک فرآیند مدیریت مرخصی
اگرچه ممکن است ضد انعطاف پذیر به نظر برسد ، اما دادن مزایای عالی برای کارمندان (که در یک فرآیند مدیریت واضح واضح است) در واقع مزایای بسیاری برای شرکت شما و خط اصلی آن دارد.
یک فرآیند واضح مدیریت مرخصی:
- رضایت و حفظ کارمندان را افزایش می دهد
- قوام سیاست در سازمان ایجاد می کند
- اطمینان از پیروی از قوانین کار
- تعداد خطاهای مدیریت را کاهش می دهد
- بهره وری و کارآیی را افزایش می دهد (به عنوان مثال ، مدیران می دانند چه زمانی افراد مرخصی می روند و منجر به برنامه ریزی بهتر کار و ارکستر کار می شود)
طبق تحقیقات انجام شده توسط Project: Time Off ، کارکنان تعطیلات پرداخت شده را به عنوان دومین مزیت مهم ارائه شده توسط یک شرکت ، بعد از مراقبت های بهداشتی ، ارزیابی می کنند. بنابراین گرفتن حق مرخصی برای جذب و حفظ کارمندان بسیار مهم است.
علاوه بر این ، ایجاد یک فرآیند مدیریت مرخصی به شما کمک می کند تا سیاست های خود را بطور مداوم و منصفانه در سراسر سازمان اعمال کنید و خطاهای کمتری در ارتباطات یا مستندات وجود داشته باشد.
با همه افراد در همان صفحه ، مدیران قادرند به طور موثر بارهای تیم خود را در مورد مرخصی کارمندان برنامه ریزی کنند بدون اینکه بهره‌وری شود.
چالش های مدیریت مرخصی
مدیران منابع انسانی و شرکت ها هنگام پرداختن به کارهای مدیریت مرخصی ، با چالش های مختلفی روبرو هستند.
بخش های متحرک زیادی برای جابجایی و نگهداری وجود دارد که می توانند به سرعت گردش کار و کارمندان کسب و کار شما را از مسیر خارج کنند.
در بهترین حالت ، این اشتباهات ممکن است منجر به بهره وری کمتر شود. در بدترین حالت ، اگر نتوانید قوانین کار را رعایت کنید ، می توانید در مشکل قرار بگیرید.
در اینجا فقط چند موانع وجود دارد که سازمان ها هنگام مدیریت مرخصی کارمندان با آن روبرو هستند.
پیگیری مرخصی
ردیابی مرخصی کارکنان بخش اساسی مدیریت مرخصی و یکی از بزرگترین چالش های آن است.
در سطح خرد ، مدیران باید بدانند چه مدت مرخصی کارکنان خود را دارند و چه زمانی می توانند آن را بگیرند. نحوه افزایش PTO آنها به سیاستهای داخلی شما و همچنین قوانین کار محلی یا ایالتی بستگی دارد.
در سطح کلان ، شرکت برای ردیابی زمان تعطیل نیاز به سوابق واضح دارد تا رهبری بتواند تصمیمات آگاهانه ای در مورد تجارت (مانند تعیین نیازهای پرسنلی ، بودجه و زمان بندی) اتخاذ کند.
با این وجود ، بدون داشتن فرایندها و خط مشی های مشخص ، پیگیری اینکه چه کسی خارج است ، چه موقع خارج از دسترس است و چه مدت از می روند ، می توانید ایجاد کمبودهای پرسنلی ، ایجاد حجم کار و تأخیر در هزینه های پروژه را برطرف کند.
خطاهای حقوق و دستمزد
مدیریت حقوق و دستمزد همراه با مدیریت مرخصی است. هنگامی که در سوابق ردیابی مرخصی شما خطایی یا سوء ارتباط برقرار کرده اید ، خطاهای حقوق و دستمزد دنبال می شوند.
برخی برگ ها پرداخت می شوند و برخی دیگر بدون پرداخت می شوند. اگر به طور واضح کدامیک مرخصی های کارمندان خود را ردیابی نکنید ، ممکن است آنها را به طور دقیق جبران نکنید.
ارتباطات
مدیریت ترک فقط مربوط به آنچه در پشت صحنه در منابع انسانی رخ می دهد نیست. کارمندان شما می خواهند و باید سیاست ها و رویه های مرخصی خود را درک کنند تا در واقع از مزایای آنها استفاده کنند.
به عنوان مثال ، وقت تعطیل چگونه جمع می شود؟ در روزهای بیمار و زمان استفاده نشده چه سیاستی دارد؟
اگر کارمندان شما جواب این سؤالات را نمی دانند ، ممکن است وقتی برای تعطیلات وقت خود را می بینند تعجب آور ناخواسته شوند (برای مثال ، آنها برای تعطیلات برنامه ریزی کرده و پرداخت کرده اند ، اما PTO را که انتظار داشتند نداشته باشند).
عدم آموزش کارمندان خود در مورد خط مشی های خود و به روزرسانی آنها در مورد اقلام تعهدی شخصی و مزایای آنها ، نوعی سردرگمی و سرخوردگی است.
بهترین روشها برای توسعه روند مرخصی کارمندان خود
ایجاد یک فرایند مرخصی خوب کارکنان یک چالش دیگر است. از نکات و بهترین روشهای زیر برای هدایت تدوین سیاست خود و ترک مراحل مدیریت استفاده کنید.
۱٫ قانون را درک کنید
هنگامی که فکر می کنید چه سیاستی را برای پیاده سازی انجام دهید ، حتماً قوانین کار محلی ، ایالتی و فدرال خود را ترسیم کنید. کلیه خط مشی های شما و اداره آنها باید قانون را رعایت کند.
روش های بسیاری وجود دارد که شما با سهولت می توانید با مدیریت مرخصی خود دچار مشکل قانونی شوید. به عنوان مثال ، خط مشی های شما باید به طور مداوم اعمال شود و یا شما در معرض خطر تبعیض نسبت به کارمندان مختلف باشید.
این می تواند به دلایل به ظاهر خیرخواهانه اتفاق بیفتد ، مانند زمانی که یک مدیر می کوشد شرایط شخصی یک کارمند را در نظر بگیرد.
در حالی که این به نظر قابل توجه است ، استثنائات یا خم شدن قوانین برای برخی بدان معنی است که دیگران مزایای مشابهی را کسب نمی کنند – این می تواند شما را از نظر قانونی در آب گرم قرار دهد.
برای جلوگیری از این امر ، باید خط مشی های شما به صورت واضح نوشته شود و مدیران باید کاملاً آموزش ببینند تا بتوانند کارمندان را به طور مداوم و مناسب ترک کنند.
۲٫ خط مشی های مرخصی خود را تشریح کنید
در مرحله بعد ، خط مشی های خود را برای کارمندان خود بیان کنید. انواع و اقسام مرخصی ها و شرایط مختلف وجود دارد که کارمندان شما می خواهند در مورد آنها راهنمایی کنند.
در رهنمودهای خط مشی خود ، حتماً توضیح دهید:
- چه تعطیلات مشاهده خواهد شد
- چطور زمان جمع می شود
- چه روشی برای درخواست وقت تعطیل وجود دارد
- چه اتفاقی می افتد برای زمان استفاده نشده (به عنوان مثال ، استفاده از آن و یا از دست دادن آن در مقابل حفظ شدد)
- چه نوع دیگری از مرخصی های شما را ارائه می دهند ، مانند مرخصی والدین ، مرخصی بیمار ، زایمان….
این همچنین مکان خوبی برای برجسته کردن فرهنگ شرکت شما در اطراف PTO است. چه پکیج مزایای سنتی تری را ارائه دهید و چه از سیاست تعطیلات نامحدود استفاده کنید ، می توانید از این فضا برای ترغیب کارمندان خود برای شرکت در برنامه مرخصی استفاده کنید و از مزایایی که برای آنها برخوردار هستید استفاده کنید.
۳٫ خط مشی های خود را به وضوح ابلاغ کنید
نوشتن خط مشی های خود در دفترچه کارمندان اولین قدم خوب است. اما اگر کسی نمی داند آن را پیدا کند یا آن سیاست ها واقعاً به چه معناست ، کارمندان یا شغل شما را به هیچ وجه عملی نخواهد کرد.
راه هایی برای ارتباط برقرار کردن خط مشی های خود به وضوح در هر سطح سازمان بیابید.
اطمینان حاصل کنید که کارمندان از حقوق و مزایای خود آگاه هستند. مدیران را در مورد خط مشی های خود آموزش دهید تا آنها را به روشنی درک کنند و بتوانند آن خط مشی ها را به طور دقیق با تیم خود ارتباط برقرار کنند.
همیشه تغییرات و تعدیلاتی را که اعمال می کنید با خط مشی های خود با کارمندان خود برقرار کنید. و تا آنجا که می توانید توجه کنید تا آنها را نگهبانی نکنید و می توانند برنامه ریزی مناسبی را انجام دهند.
سرانجام ، اطلاعات مربوط به خط مشی کار خود را در مکانی که همه افراد به آن دسترسی دارند متمرکز کنید. این امر باعث جلوگیری از سردرگمی در اطلاعات نامتناسب یا ناقص می شود و تضمین می کند که هیچ کس در تاریکی نمانده است.
خلاصه
با استفاده از سیاست های مناسب و سیستم های پشتیبانی ، آجیل و پیچ و مهره های مدیریت مرخصی ، مانند ردیابی PTO و کنترل حضور ، بسیار آسان تر می شوند.
با استفاده از راهکارهایی مانند Lucidchart ، تیم خود را در همان صفحه و پروژه ها در مسیر نگه دارید و با مستند سازی مراحل مرخصی و نقشه برداری از برنامه هایی برای انتقال کارها و مسئولیت های کاری خود هنگام حرکت کارکنان خود در داخل و خارج از دفتر.
