قبل از اینکه برنامه ریزی منابع انسانی صورت گیرد، نیاز است به موارد توجه شود…
- اینکه برنامه ریزی منابع انسانی چگونه سازماندهی شود و چه کسی این کار را انجام دهد؟
- بهتر است در این برنامه ریزی مدیران سطح بالا نیز مشارکت نمایند، از طریق تعیین سیاستها و دستورالعمل های مرتبط.
- باید توجه شود که این برنامه ریزی در راستای برنامه ریزی استراتژیک سازمان باشدو از همه ذی نفعان در این فرآیند استفاده شود، یعنی مدیران واحدها، واحد منابع انسانی و مدیران سطوح بالا
- فردی که وظیفه برنامه ریزی را بر عهده دارد، به مهارت هایی نیاز دارد:
از جمله آگاهی از کسب و کار سازمان، محیط بازار، رقبا دارا بودن مهارت های جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده های داخلی و محیطی، مهارت های مشورتی، حل مساله
لازم است که ذهنیت مناسب برای این کار وجود داشته باشد. به این معنی که نباید این برنامه ریزی صرفا یک فرآیند دیده شودیعنی این نوع برنامه ریزی تبدیل به یک عادت تفکری و تحلیلی در ذهن فرد شودفردی که این کار را انجام می دهد باید ذهنیت آینده نگر داشته باشد، بتواند برای برای شرایط مختلف در آینده سناریو سازی کند، نوع کسب و کار را بشناسد و فعالیت های را در راستای آن سازماندهی نماید
اهداف و استراتژی های سازمان
مطالعه محیط و تحلیل شرایط بیرونی
مرحله اول: مطالعه اهداف کلان و استراتژی‌های آینده
تعداد افراد و نوع قابلیت‌های مورد نیاز، بستگی به اهداف و استراتژی‌های سازمان دارد. از آنجا که نیاز سازمان به منابع انسانی در آینده وابسته به کالاها یا خدمات آینده و نوع عملیات برای ارائه این محصولات و درآمد حاصل از آنهاست، مطالعه محیط و تحلیل شرایط بیرونی بسیار سودمند است.
افرادی که برنامه ریزی می کنند نیاز دارند که درک روشنی از عوامل خارجی تاثیر گذار بر سازمان داشته باشند. تجزیه و تحلیل PESTLE ، که شامل بررسی وضعیت سیاسی، اقتصادی، اجتماعی، تکنولوژی، قانونی و محیطی می تواند به شناخت محیط سازمان کمک نماید. این روش big picture از محیط عملیاتی سازمان فراهم می کند.
مراجعه به اسناد زیر در این مرحله لازم می باشد:
- استراتژی‌ها؛
- برنامه‌های توسعه محصول (تولیدات و خدمات)؛
- تغییرات تکنولوژیک؛
- برنامه‌های توسعه‌ای شرکت
مرحله دوم: تعیین موجودی منابع انسانی
دومین مرحله برنامه‌ریزی منابع انسانی، تعیبن مشخصات و خصوصیات منابع انسانی موجود و تهیه فهرستی از تخصص‌ها و مهارت‌های موجود در سازمان است.
این امر مسئولان سازمان را متوجه می‌سازد که چه میزانی از اهداف فعلی و آتی را می‌توانند دنبال کنند یا امکان گسترش عملیات و فعالیت بیشتر در چه حوزه‌ها و زمینه‌هایی وجود دارد.
برای این منظور می توان موجودی منابع انسانی سازمان را در چند بخش مورد بررسی قرار داد:
- ۱ کارکنانی که شاغل هستند: وضعیت جمعیت شناختی، نوع کار، گریدهای شخصی، مدت خدمت، موقعیت جغرافیایی، حقوق سالیانه، نوع قرارداد ها، ماهیت قرارداد آنها بررسی شود
- ۲ جابه جایی کارکنان: ارتقا، بازنشستگی، ترک خدمت و… افراد مورد بررسی قرار گیرد
- ۳ نگرش ها، قابلیت ها و مهارت ها موجود در سازمان مورد بررسی قرار گیرد
- ۴ پروفایل شایستگی: نقش های کلیدی از طریق وظایف، مهارت ها و دانش شناسایی شود. افراد با عملکرد بالا و پایین مشخص گرددند، برنامه ای ارتقا و توسعه افراد نیز شناسایی شود.
- ۵ اطلاعات بازار کار خارجی: شناسایی اطلاعات مربوط به نیروی کار موجود در بازارهای کار محلی و منطقه ای، اطلاعات نیروی کار رقبا
سیستم اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS):
بهترین روش برای پی‌بردن به موجودی منابع انسانی ایجاد سیستم اطلاعاتی منابع انسانی است.سیستم اطلاعاتی منابع انسانی به دلیل توانایی رایانه در ذخیره‌سازی و تحلیل اطلاعات در زمان بسیار کم در سازمان‌ها متداول شده است.
An HR information system (HRIS) is a computer- based information system for managing the administration of HR processes and procedures.
- برای طراحی و راه‌اندازی چنین سیستمی در مرحله اول باید وضعیت موجود سیستم اطلاعاتی شناسایی شود تا روشن شود که چه نوع اطلاعاتی با چه کیفیتی مورد نیاز است، حجم اطلاعاتی که سیستم فعلی پردازش می‌کند چقدر است، این اطلاعات از چه منابعی کسب و چگونه استفاده می‌شود.
- در مرحله دوم، اطلاعات برحسب درجه اهمیت و اولویت آنها طبقه‌بندی می‌شود.
- مرحله سوم، طراحی و پیشنهاد سیستم اطلاعاتی منابع انسانی جدید است. این سیستم باید به گونه‌ای طراحی شود که به تمام نیازهای اطلاعاتی سازمان درباره منابع انسانی پاسخ دهد. داده‌ها از طریق ورودی‌های متنوع به سیستم وارد و بعد از پردازش، به صورت اطلاعات و گزارش‌ها، در یک جا متمرکز و برای برنامه‌ریزی منابع انسانی در اختیار مدیران سطوح مختلف قرار می‌گیرد.
